Come emettere fattura in regime forfettario: guida passo passo
Per emettere una fattura in regime forfettario oggi devi predisporre un documento elettronico in formato XML, indicare correttamente il regime fiscale e la natura dell’operazione, trasmetterlo al Sistema di Interscambio (SdI) e controllare l’esito. Non basta creare un PDF o inviare una fattura via email quando l’operazione rientra nell’obbligo di fatturazione elettronica.
La procedura è semplice se separi bene tre elementi: dati fiscali della fattura, campi tecnici del file XML e adempimenti successivi all’invio. In questa guida trovi il percorso operativo completo. Per il quadro generale sull’obbligo puoi consultare la nostra guida alla fatturazione elettronica nel regime forfettario.
Come emettere una fattura nel regime forfettario: i passaggi
- scegli lo strumento con cui creare la fattura elettronica;
- inserisci i tuoi dati fiscali;
- raccogli i dati corretti del cliente;
- assegna numero e data alla fattura;
- descrivi il servizio o il bene e indica il compenso;
- configura il regime fiscale RF19 e il corretto codice natura;
- gestisci eventuale rivalsa o contributo previdenziale;
- indica il bollo quando dovuto;
- compila il recapito telematico del cliente e invia allo SdI;
- controlla la ricevuta e conserva il documento a norma.
Se invece cerchi un documento già impostato con importi e voci, vai alla guida con esempio e fac simile di fattura nel regime forfettario: quella pagina risponde all’intento “modello/esempio”, mentre qui trovi il procedimento completo di emissione.
Questi passaggi valgono per la normale fatturazione nazionale del forfettario. Cliente estero, Pubblica Amministrazione, prestazioni sanitarie e alcune operazioni particolari richiedono verifiche aggiuntive.
1. Scegli con cosa creare la fattura elettronica
Puoi utilizzare gli strumenti gratuiti dell’Agenzia delle Entrate oppure un gestionale privato. Non sei obbligato ad acquistare uno specifico software: conta che il sistema produca un XML conforme alle specifiche tecniche e permetta di gestire correttamente invio ed esiti SdI.
Un gestionale può essere utile per anagrafiche clienti, numerazione, documenti ricorrenti, ricevute, bollo e conservazione. Abbiamo confrontato le alternative nella guida ai software di fatturazione elettronica per forfettari.
2. Inserisci i dati del forfettario che emette la fattura
La fattura deve identificare correttamente chi la emette. In pratica devi inserire almeno nome e cognome o denominazione, indirizzo, Partita IVA e gli altri dati richiesti dalla fattispecie. Nel file XML va inoltre indicato il RegimeFiscale RF19, il codice previsto per il regime forfettario.
RF19 non è una frase da scrivere a piacere nel PDF: è un campo strutturato del tracciato elettronico. È quindi importante che il profilo fiscale nel software sia configurato correttamente prima di iniziare a emettere documenti.
3. Raccogli i dati del cliente prima di fatturare
Per evitare scarti e documenti intestati male, raccogli i dati del cliente prima di creare la fattura. Per un’impresa o professionista servono normalmente denominazione o nome, indirizzo, Partita IVA e recapito telematico. Per un consumatore finale è essenziale il codice fiscale.
Codice destinatario e PEC non sostituiscono Partita IVA o codice fiscale: servono al recapito telematico. Trovi la checklist completa nella guida sui dati da chiedere al cliente per la fattura elettronica.
4. Numero e data: come compilare la fattura
Ogni fattura deve avere un numero che la identifichi in modo univoco e una data coerente con le regole di emissione. La numerazione deve permettere di ricostruire senza ambiguità la sequenza dei documenti. Puoi utilizzare una numerazione progressiva annuale e, se necessario, sezionali distinti purché siano gestiti in modo coerente.
La fattura immediata va trasmessa entro i termini previsti rispetto all’effettuazione dell’operazione; non conviene quindi creare il documento e lasciarlo giorni nel gestionale senza verificarne l’effettivo invio allo SdI. Per i termini specifici consulta la guida su quanto tempo hai per inviare la fattura elettronica.
5. Descrizione, compenso e importi
La descrizione deve consentire di capire quale bene è stato ceduto o quale prestazione è stata effettuata. Evita formule troppo generiche quando puoi indicare oggetto, periodo o riferimento all’incarico.
Nel regime forfettario, per la normale operazione soggetta alle regole del regime, non addebiti l’IVA al cliente. Il totale dipende quindi dal compenso pattuito e dall’eventuale contributo previdenziale o rivalsa, oltre al bollo quando ricorrono i presupposti.
6. RF19 e N2.2: i campi tipici del forfettario
Nel file XML il regime fiscale dell’emittente è normalmente RF19. Per le normali operazioni del forfettario non soggette a IVA si utilizza in genere il codice natura N2.2, come indicato dalla guida di compilazione dell’Agenzia delle Entrate.
Non bisogna però applicare N2.2 automaticamente a qualunque operazione solo perché sei forfettario: operazioni estere, reverse charge e altre fattispecie possono richiedere codici differenti. Il codice natura descrive il trattamento IVA della singola operazione, non soltanto il tuo regime fiscale.
7. Quale dicitura mettere in fattura
La fattura deve rendere chiaro che l’operazione è effettuata in regime forfettario e che non viene applicata l’IVA secondo la relativa disciplina. Per i professionisti è inoltre utile indicare correttamente il trattamento della ritenuta d’acconto.
Abbiamo raccolto formula, riferimenti normativi ed errori da evitare nella guida dedicata alla dicitura della fattura in regime forfettario. Questa pagina resta distinta dalla presente guida: qui spieghiamo il processo di emissione; lì trovi il testo fiscale da utilizzare e i relativi campi.
8. Rivalsa INPS o contributo della Cassa: non sono la stessa cosa
Se sei un professionista iscritto alla Gestione Separata INPS puoi, quando ne ricorrono le condizioni, addebitare al cliente la rivalsa del 4%. È una facoltà e non modifica la tua iscrizione previdenziale.
Chi appartiene invece a una Cassa professionale può dover applicare un contributo integrativo secondo le regole della propria Cassa. Percentuale, imponibile e trattamento possono cambiare: non va quindi impostata una voce previdenziale standard per tutte le professioni.
9. Quando indicare il bollo da 2 euro
Sulle fatture del forfettario il bollo è normalmente dovuto quando l’importo delle operazioni non soggette a IVA supera 77,47 euro e non ricorre una specifica esclusione. Nella fattura elettronica non si applica una marca fisica: il bollo viene indicato nell’XML e poi versato con le modalità previste dall’Agenzia delle Entrate.
Per scadenze, Elenchi A e B e codici tributo consulta la guida sul bollo delle fatture elettroniche nel forfettario.
10. Codice destinatario, PEC, 0000000 e XXXXXXX
Il recapito dipende dal tipo di cliente. Per un soggetto italiano puoi usare il codice destinatario comunicato dal cliente oppure la PEC secondo le regole del tracciato. Se il cliente è un consumatore finale, il campo CodiceDestinatario viene normalmente valorizzato con 0000000. Per il cliente estero, nelle fatture trasmesse allo SdI secondo le regole previste, si usa normalmente XXXXXXX.
Per capire dove reperire il dato e cosa succede se manca, consulta la guida sul codice SDI o codice destinatario.
11. Invia la fattura allo SdI e controlla l’esito
La fattura elettronica non si considera correttamente gestita solo perché hai premuto il pulsante “invia” nel software. Devi verificare l’esito restituito dal Sistema di Interscambio.
Se lo SdI consegna il documento, il flusso è concluso. Se segnala impossibilità di recapito, la fattura può risultare comunque emessa e messa a disposizione del cliente. Se invece scarta il file, la fattura si considera non emessa e va corretta e ritrasmessa.
Abbiamo descritto il recupero passo per passo nella guida sulla fattura elettronica scartata dallo SdI.
12. Devi inviare anche il PDF al cliente?
Il PDF è utile come copia leggibile e di cortesia, ma non sostituisce il file XML quando la fattura deve transitare dallo SdI. Puoi inviarlo al cliente per comodità, ma il documento elettronico fiscalmente rilevante segue il flusso XML-SdI.
Se fatturi a un’impresa, trovi il caso completo nella guida alla fattura forfettario a un’azienda. Se fatturi a un consumatore finale, consulta invece la guida alla fattura elettronica a cliente privato.
13. Conserva XML e documenti nel modo corretto
Salvare il PDF sul computer non è sufficiente per la conservazione della fattura elettronica. Il documento XML deve essere conservato secondo le regole applicabili alla conservazione elettronica. È opportuno mantenere ordinati anche gli esiti e la documentazione collegata al flusso SdI.
L’Agenzia delle Entrate mette a disposizione un servizio di conservazione; puoi anche utilizzare un servizio privato. Tutti i dettagli sono nella guida sulla conservazione delle fatture elettroniche nel forfettario.
Fattura emessa e fattura incassata: per il forfettario sono due momenti diversi
Il vecchio contenuto di questa pagina confondeva l’emissione della fattura con il momento in cui il ricavo entra nel reddito. Sono due temi distinti. Il forfettario determina normalmente il reddito secondo il principio di cassa: ai fini fiscali conta il momento in cui il compenso viene percepito, non soltanto la data della fattura.
Per esempio, una fattura emessa a dicembre e pagata dal cliente a gennaio entra normalmente nei compensi dell’anno dell’incasso. Questo non autorizza però a rinviare liberamente l’emissione della fattura: i termini di fatturazione devono essere rispettati autonomamente. Per approfondire consulta la guida sulle fatture non incassate nel regime forfettario.
Cliente estero o prestazione sanitaria: attenzione alle regole speciali
Questa procedura descrive la fattura nazionale ordinaria. Per un cliente estero cambiano recapito, territorialità IVA e, in alcuni casi, codice natura e adempimenti collegati. Per questo abbiamo una guida specifica sulla fattura elettronica a cliente estero.
Anche le prestazioni sanitarie rese a persone fisiche seguono una disciplina particolare e non vanno trattate come una normale fattura elettronica B2C via SdI. Prima di inviare un documento sanitario verifica la guida dedicata alla fatturazione elettronica per prestazioni sanitarie.
Errori da evitare quando emetti la fattura
- creare solo un PDF senza trasmettere l’XML allo SdI quando l’invio è obbligatorio;
- lasciare il software configurato con un regime fiscale diverso da RF19;
- usare N2.2 automaticamente anche per operazioni che richiedono un diverso trattamento;
- confondere codice destinatario con Partita IVA o codice fiscale del cliente;
- dimenticare il bollo quando dovuto;
- considerare emessa una fattura scartata dallo SdI;
- confondere data di emissione e data di incasso ai fini del reddito;
- salvare soltanto il PDF e trascurare XML e conservazione elettronica.
Fonti ufficiali
- Agenzia delle Entrate – Fatturazione elettronica e Sistema di Interscambio
- Agenzia delle Entrate – Guida alla compilazione delle fatture elettroniche ed esterometro
- Agenzia delle Entrate – Imposta di bollo sulle fatture elettroniche
Domande frequenti
Si crea il file XML con i dati fiscali corretti, si indica il regime RF19 e il trattamento IVA dell’operazione, si gestiscono bollo e recapito del cliente, quindi si trasmette allo SdI e si controlla l’esito.
Nel tracciato XML il codice del regime forfettario è RF19.
Nella normale operazione del regime forfettario non viene addebitata l’IVA al cliente. Nel file XML va però indicata correttamente la natura dell’operazione, normalmente N2.2 nei casi ordinari del forfettario.
No, quando è obbligatoria la fatturazione elettronica il documento deve essere trasmesso in formato XML tramite SdI. Il PDF può essere inviato come copia di cortesia.
No. Una fattura elettronica scartata dallo SdI si considera non emessa e deve essere corretta e ritrasmessa secondo le regole applicabili.
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