Fattura forfettario a un’azienda: come emetterla e inviarla allo SdI

Se sei in regime forfettario e devi fatturare a un'azienda italiana, la fattura va emessa in formato elettronico XML e trasmessa tramite il Sistema di Interscambio (SdI). Non basta inviare al cliente un PDF o una fattura cartacea: quando l'operazione è soggetta all'obbligo di fatturazione elettronica, il documento fiscalmente rilevante è quello transitato correttamente dallo SdI.

Questa guida risponde a un intento preciso: come emettere una fattura da forfettario verso un'impresa, una società o un altro professionista italiano. Per il quadro generale puoi consultare la nostra guida alla fatturazione elettronica nel regime forfettario.

Fattura forfettario a un'azienda: cosa fare in breve

La fattura a un'impresa privata deve passare dallo SdI?

Sì. Il fatto che il cliente sia un'impresa privata non consente di scegliere tra fattura elettronica e cartacea. Per le operazioni nazionali B2B soggette all'obbligo, il file deve essere predisposto nel formato XML previsto e inviato tramite SdI.

L'Agenzia delle Entrate chiarisce che l'obbligo riguarda sia le operazioni tra due operatori IVA (B2B) sia quelle verso consumatori finali (B2C). Se una fattura che dovrebbe essere elettronica viene inviata soltanto come PDF, email o documento cartaceo senza il passaggio dallo SdI, non si considera correttamente emessa.

Per capire la differenza tra documento fiscale e copia leggibile puoi vedere anche la guida su fattura cartacea e fattura elettronica.

Quali dati chiedere all'azienda cliente

Prima di emettere la fattura conviene raccogliere i dati anagrafici e fiscali corretti. In una normale fattura B2B italiana ti servono almeno:

• denominazione o ragione sociale;
• Partita IVA del cliente;
• codice fiscale, se diverso e necessario;
• indirizzo della sede;
• codice destinatario oppure PEC utilizzata per la ricezione delle fatture elettroniche;
• eventuali riferimenti amministrativi richiesti dal cliente, come numero ordine, commessa o centro di costo.

Abbiamo raccolto la checklist completa nella guida sui dati da chiedere al cliente per la fattura elettronica.

Codice destinatario o PEC: quale usare

Il codice destinatario è normalmente composto da sette caratteri per i soggetti privati. In alternativa può essere utilizzata la PEC del cliente secondo le regole del tracciato. Se il cliente ha registrato preventivamente il proprio indirizzo telematico nell'area dell'Agenzia delle Entrate, lo SdI utilizza il recapito associato alla sua Partita IVA.

Per questo è utile chiedere al cliente il recapito preferito, ma un codice comunicato male non trasforma automaticamente la fattura in cartacea. Il punto decisivo resta il transito del file XML attraverso lo SdI. Per approfondire: codice SdI: cos'è e dove trovarlo.

RF19 e N2.2: come indicare il regime forfettario

Nel file XML il contribuente forfettario deve identificare correttamente il proprio regime fiscale. Il codice utilizzato è RF19. Nelle ordinarie prestazioni o cessioni nazionali non soggette a IVA per effetto del regime forfettario, il codice Natura normalmente utilizzato è N2.2.

La fattura non espone l'IVA e, per i compensi del contribuente forfettario, non si applica ordinariamente la ritenuta d'acconto prevista per i professionisti in regime ordinario. È importante però non copiare questi codici in modo automatico su operazioni particolari, per esempio alcune operazioni con l'estero, perché il trattamento può cambiare.

Per la formulazione corretta della causale e delle annotazioni puoi usare la nostra guida alla dicitura della fattura nel regime forfettario.

Quando va applicato il bollo da 2 euro

Nelle fatture elettroniche del forfettario il bollo può essere dovuto nella misura di 2 euro quando ricorrono i presupposti e l'importo delle operazioni rilevanti supera 77,47 euro. Nel file XML il campo relativo al bollo virtuale deve essere valorizzato correttamente.

L'Agenzia delle Entrate forma inoltre gli elenchi delle fatture per le quali il bollo risulta indicato o rilevato come dovuto. Per scadenze e modalità di pagamento rimandiamo alla guida su come gestire il bollo sulle fatture elettroniche.

Entro quando inviare la fattura elettronica all'azienda

Per la fattura immediata, la regola generale consente l'emissione entro 12 giorni dal momento di effettuazione dell'operazione. La fattura differita segue invece regole proprie e può essere emessa entro il giorno 15 del mese successivo quando ne ricorrono i presupposti e la documentazione richiesta.

Non conviene confondere il termine fiscale con il momento in cui si crea materialmente il PDF nel gestionale: ciò che conta è la corretta emissione del documento elettronico. Per i dettagli consulta quanto tempo hai per inviare la fattura elettronica.

Cosa succede dopo l'invio allo SdI

Dopo l'invio, lo SdI effettua controlli formali sul file. Gli esiti principali da distinguere sono tre:

• consegna: il file supera i controlli ed è recapitato al destinatario;
• impossibilità di consegna: il file è valido ma non può essere recapitato al canale del cliente; la fattura resta emessa e viene messa a disposizione secondo le regole del sistema;
• scarto: il file non supera i controlli e la fattura si considera non emessa.

Lo scarto richiede quindi una vera correzione e un nuovo invio. Abbiamo spiegato la procedura nella guida alla fattura elettronica scartata dallo SdI.

Il PDF di cortesia va inviato all'azienda?

Puoi inviarlo, ed è spesso utile per la lettura o per i processi amministrativi del cliente, ma il PDF non sostituisce il file XML. La copia di cortesia serve a rendere il documento facilmente leggibile; l'emissione fiscale, quando si applica l'obbligo, avviene con il transito corretto tramite SdI.

Se il cliente afferma di non aver ricevuto il PDF, questo non significa necessariamente che la fattura non sia stata emessa. Prima di rifare il documento bisogna verificare l'esito SdI.

Se l'azienda non riceve la fattura cosa devi fare?

Controlla anzitutto la ricevuta generata dal Sistema di Interscambio. Una ricevuta di impossibilità di consegna è diversa da una ricevuta di scarto: nel primo caso il documento ha superato i controlli ed è stato emesso, anche se il recapito al canale telematico del cliente non è riuscito.

In questa situazione non devi duplicare automaticamente la fattura. Puoi avvisare il cliente e trasmettergli una copia leggibile, mentre il documento elettronico è disponibile secondo le modalità previste dall'Agenzia.

Se anche il cliente è forfettario cambia qualcosa?

No, non per questo motivo. Il fatto che il cliente applichi a sua volta il regime forfettario non rende cartacea la fattura del fornitore. Se l'operazione nazionale rientra nell'obbligo di fatturazione elettronica, il documento passa comunque dallo SdI.

Se il cliente non ha comunicato un recapito telematico utilizzabile, il tracciato prevede la gestione del campo Codice Destinatario secondo le regole applicabili, ma resta una fattura elettronica.

Se il cliente è estero le regole sono diverse

Questa guida riguarda il cliente impresa italiano. Per un soggetto stabilito all'estero cambiano alcuni dati del tracciato e, soprattutto, va verificato il trattamento IVA dell'operazione prima di scegliere codici e diciture.

Non applicare quindi automaticamente RF19, N2.2 e le modalità di recapito B2B nazionale a ogni fattura estera. Usa la guida specifica su come emettere fattura elettronica a un cliente estero.

Fattura a una Pubblica Amministrazione: non è la stessa cosa

Un ente pubblico non va trattato come una normale azienda privata. Nella fatturazione verso la PA entrano in gioco il Codice Univoco Ufficio e le regole del sistema FatturaPA; possono inoltre essere richiesti riferimenti come CIG o CUP quando previsti.

Se il destinatario è un ente o un'associazione e non sai quale codice usare, consulta la guida alla fattura elettronica a ente o associazione senza codice destinatario.

Errori da evitare nella fattura B2B del forfettario

• inviare solo PDF o carta pensando che il cliente privato non richieda lo SdI;
• indicare un regime fiscale diverso da RF19;
• applicare IVA ordinaria per errore a una normale operazione del forfettario;
• dimenticare il codice Natura corretto quando l'operazione non è soggetta a IVA;
• omettere il bollo quando dovuto;
• confondere una mancata consegna con uno scarto;
• emettere una seconda fattura perché il cliente non trova il PDF senza controllare prima lo SdI;
• usare le regole B2B italiane per clienti esteri o Pubbliche Amministrazioni.

Fonti ufficiali

• Agenzia delle Entrate – Fatturazione elettronica e Sistema di Interscambio
• Agenzia delle Entrate – Guida alla compilazione delle fatture elettroniche
• Agenzia delle Entrate – Imposta di bollo sulle fatture elettroniche

Domande frequenti