Prima di emettere una fattura elettronica devi raccogliere dal cliente i dati anagrafici e fiscali corretti e il canale di recapito. Per un’impresa o professionista italiano servono normalmente denominazione o nome e cognome, indirizzo, Partita IVA, eventuale codice fiscale e codice destinatario oppure PEC. Per un privato senza Partita IVA è fondamentale il codice fiscale.
Il dato più delicato è il recapito telematico: se il cliente comunica un codice destinatario di 7 caratteri lo inserisci nel campo dedicato; se comunica una PEC utilizzi 0000000 nel campo Codice Destinatario e compili la PEC. Se non comunica alcun recapito, nei casi previsti puoi usare 0000000 e la fattura verrà messa a disposizione nell’area riservata del cliente.
Quali dati chiedere al cliente: checklist
- nome e cognome oppure denominazione;
- indirizzo completo;
- Partita IVA, se il cliente è un soggetto IVA;
- codice fiscale, quando necessario e sempre per il consumatore finale;
- codice destinatario di 7 caratteri oppure PEC;
- eventuali dati aggiuntivi richiesti dal contratto o dal cliente, come riferimento ordine, CUP, CIG o centro di costo;
- per clienti esteri, Paese, indirizzo e identificativo fiscale estero quando disponibile.
Per il quadro generale su RF19, N2.2, bollo, XML e SdI consulta la guida alla fatturazione elettronica nel regime forfettario.
Cliente con Partita IVA italiana
Se fatturi a un’impresa o a un professionista italiano, chiedi almeno denominazione o nome e cognome, sede, Partita IVA e canale telematico. Il canale può essere un codice destinatario oppure una PEC.
Se il cliente ha già registrato il proprio indirizzo telematico nell’area Fatture e Corrispettivi, lo SdI utilizza quel recapito come riferimento prevalente. Questo riduce il rischio che un vecchio codice comunicato al fornitore provochi un mancato recapito.
Cliente privato senza Partita IVA
Per un consumatore finale italiano devi chiedere nome, cognome, indirizzo e codice fiscale. Nel campo Codice Destinatario si utilizza normalmente 0000000. La fattura viene trasmessa allo SdI e resa disponibile nell’area riservata del cliente.
È buona pratica inviare anche una copia leggibile in PDF o consegnarla al cliente, chiarendo che l’originale fiscale resta il documento elettronico transitato dallo SdI.
Se il cliente comunica la PEC
Se il cliente vuole ricevere la fattura via PEC, il campo Codice Destinatario viene compilato con 0000000 e l’indirizzo PEC viene inserito nel campo specifico. Non devi inventare un codice destinatario se il cliente ha scelto la PEC come canale.
Se il cliente comunica il codice destinatario
Il codice destinatario B2B è composto da 7 caratteri alfanumerici e identifica il canale tecnico sul quale il cliente riceve le fatture. Può essere il codice del suo gestionale o di un intermediario.
Per capire dove trovarlo, quando usare 0000000 o XXXXXXX e come registrarlo presso l’Agenzia, consulta la guida sul codice SDI o codice destinatario.
Cliente senza codice destinatario e senza PEC
Se un cliente italiano non comunica alcun indirizzo telematico, nei casi previsti puoi indicare 0000000. La fattura non viene necessariamente “persa”: lo SdI la acquisisce e la mette a disposizione del destinatario nella sua area riservata.
Il punto essenziale è che Partita IVA o codice fiscale siano corretti. L’Agenzia delle Entrate verifica infatti la presenza degli identificativi fiscali in Anagrafe Tributaria e un dato inesistente può causare lo scarto del file.
Cliente estero: quali dati servono?
Per il cliente estero raccogli nome o denominazione, indirizzo completo, Stato e identificativo fiscale estero quando disponibile. Nel campo Codice Destinatario si utilizza normalmente XXXXXXX per le operazioni transfrontaliere gestite tramite SdI.
Attenzione: XXXXXXX riguarda il recapito, non decide la natura IVA. Servizi B2B, vendite di beni, clienti UE, extra UE e privati possono richiedere regole differenti. Per questo caso usa la guida sulla fattura elettronica a cliente estero.
Pubblica Amministrazione: serve il Codice Univoco Ufficio
Se il cliente è una Pubblica Amministrazione non basta il normale codice destinatario B2B. Devi utilizzare il Codice Univoco Ufficio (CUU) dell’ufficio destinatario e, quando richiesti, inserire anche CIG, CUP o altri riferimenti amministrativi.
Dati obbligatori della fattura e dati del cliente non sono la stessa cosa
Raccogliere l’anagrafica del cliente è solo una parte della compilazione. La fattura deve poi contenere data, numero progressivo, descrizione dell’operazione, corrispettivo, natura IVA o aliquota corretta, eventuale bollo e gli altri elementi richiesti dall’articolo 21 del DPR 633/1972.
Nel forfettario, per le normali operazioni interne, devi inoltre gestire correttamente RF19, la natura IVA appropriata e la dicitura del regime. Un modello completo è disponibile nella guida con esempio e fac simile di fattura forfettaria.
Errori che provocano problemi allo SdI
- Partita IVA o codice fiscale inesistente o digitato male;
- codice destinatario errato o non aggiornato;
- PEC inserita nel campo sbagliato;
- 0000000 usato senza i dati fiscali corretti del cliente;
- XXXXXXX usato per un cliente italiano;
- CUU della PA confuso con il codice destinatario ordinario;
- dati esteri incompleti;
- considerare il PDF una sostituzione dell’XML inviato allo SdI.
Cosa controllare prima dell’invio
- verifica Partita IVA o codice fiscale;
- controlla indirizzo e denominazione;
- verifica codice destinatario o PEC;
- se è un privato, assicurati che il codice fiscale sia presente;
- se è estero, controlla Stato e identificativo fiscale;
- se è PA, verifica CUU ed eventuali CIG/CUP;
- ricontrolla RF19, natura IVA, bollo e dicitura;
- invia allo SdI e conserva la ricevuta.
Domande frequenti
No. Servono anche i dati anagrafici e fiscali del cliente, come denominazione o nome e cognome, indirizzo e Partita IVA o codice fiscale.
No. Puoi usare 0000000 nel campo Codice Destinatario e indicare la PEC nel campo dedicato.
Nome, cognome, indirizzo e codice fiscale. Il campo Codice Destinatario viene normalmente compilato con 0000000.
Nome o denominazione, indirizzo, Stato e identificativo fiscale estero quando disponibile. Per il recapito elettronico si usa normalmente XXXXXXX nei casi previsti.
No. Per la PA occorre il Codice Univoco Ufficio e possono essere necessari anche CIG, CUP o altri riferimenti.
Fonti ufficiali
- Agenzia delle Entrate – compilazione, invio e recapito della fattura elettronica
- DPR 633/1972, articolo 21 – contenuto della fattura
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