Nel regime forfettario le fatture elettroniche devono essere conservate elettronicamente a norma, sia quando le emetti sia quando le ricevi. Salvare il file XML o il PDF sul computer, su Drive o nella posta elettronica è utile come backup, ma non equivale alla conservazione digitale a norma prevista dall’articolo 39 del DPR 633/1972.
Puoi affidarti a un conservatore o a un software che includa il servizio, oppure aderire al servizio gratuito di conservazione dell’Agenzia delle Entrate disponibile in Fatture e Corrispettivi. Il riferimento ordinario per le fatture è di 10 anni; l’accordo del servizio dell’Agenzia prevede attualmente una conservazione di 15 anni per i file presi in carico dal servizio.
Il forfettario deve conservare le fatture elettroniche?
Sì. L’obbligo di conservazione elettronica riguarda sia chi emette sia chi riceve una fattura elettronica. Il fatto che il regime forfettario preveda semplificazioni contabili non elimina questo obbligo.
La regola deriva dall’articolo 39 del DPR 633/1972, che stabilisce che le fatture elettroniche siano conservate in modalità elettronica secondo le regole tecniche previste per i documenti informatici.
Archiviazione e conservazione a norma non sono la stessa cosa
Questa è la distinzione più importante. Archiviare significa salvare una copia del file in una cartella, su un cloud, su un disco esterno o nella posta elettronica. Conservare a norma significa inserire il documento in un processo regolamentato che ne garantisce nel tempo autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità e reperibilità.
| Operazione | È conservazione a norma? |
|---|---|
| Salvare l’XML sul computer | No |
| Conservare solo il PDF | No |
| Tenere le fatture in una cartella cloud | No |
| Usare un servizio di conservazione conforme | Sì |
| Aderire al servizio gratuito dell’Agenzia delle Entrate | Sì, per i documenti presi in carico dal servizio |
L’AgID indica che un sistema di conservazione deve garantire autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità e reperibilità dei documenti informatici.
Quali file della fattura elettronica vanno conservati
La fattura elettronica fiscalmente rilevante è il file XML trasmesso attraverso il Sistema di Interscambio. Il PDF che produci o ricevi è una rappresentazione leggibile e può essere utile per consultazione, ma non sostituisce l’originale elettronico.
Un servizio di conservazione gestisce il documento informatico e i relativi metadati secondo il processo previsto. È inoltre prudente mantenere disponibili le ricevute dello SdI, perché documentano gli esiti di trasmissione, consegna, messa a disposizione o scarto.
Per il flusso di emissione consulta la guida alla fatturazione elettronica nel regime forfettario.
Per quanto tempo bisogna conservare le fatture
Il riferimento civilistico ordinario è di 10 anni. L’articolo 2220 del Codice civile prevede la conservazione delle scritture contabili e delle fatture per dieci anni.
Il termine non significa però che una fattura possa sempre essere eliminata automaticamente allo scadere del decimo anno: in presenza di controlli, contenziosi o altre situazioni che richiedono di mantenere la documentazione disponibile, va valutata la conservazione ulteriore.
Come usare il servizio gratuito dell’Agenzia delle Entrate
L’Agenzia delle Entrate mette a disposizione un servizio gratuito nel portale Fatture e Corrispettivi. L’adesione non va confusa con la semplice possibilità di consultare le fatture presenti nel portale.
- Accedi all’area riservata di Fatture e Corrispettivi.
- Apri la sezione dedicata alla fatturazione elettronica.
- Entra nella sezione di conservazione.
- Leggi il Manuale e l’Accordo di servizio.
- Accetta l’accordo e attiva il servizio.
- Verifica che le fatture emesse e ricevute via SdI vengano effettivamente prese in carico.
Secondo le istruzioni ufficiali, dopo l’adesione le fatture elettroniche e le note di variazione emesse e ricevute tramite SdI vengono portate automaticamente in conservazione. L’accordo attualmente disponibile prevede una durata di conservazione di 15 anni per i file conservati dal servizio.
La procedura è descritta dall’Agenzia delle Entrate nella guida alla fatturazione elettronica.
Consultazione delle fatture e conservazione: differenze
Vedere una fattura nell’area riservata dell’Agenzia non significa automaticamente che quella fattura sia stata portata in conservazione a norma. Consultazione e conservazione sono servizi distinti.
La consultazione serve a cercare, visualizzare e scaricare i documenti messi a disposizione. La conservazione è invece il processo regolamentato che tutela il documento nel tempo. Se scegli il servizio dell’Agenzia, controlla quindi di avere aderito specificamente all’accordo di conservazione.
Posso usare un software privato invece del servizio dell’Agenzia?
Sì. Puoi usare un gestionale o un servizio privato che includa la conservazione a norma. In questo caso verifica nel contratto che la funzione offerta sia realmente un servizio di conservazione digitale a norma e non soltanto un archivio online dei documenti.
Prima di scegliere, controlla almeno: quali documenti vengono conservati, da quando decorre il servizio, durata, possibilità di esportare i documenti, gestione dei metadati, responsabilità previste e cosa accade alla cessazione dell’abbonamento.
Fatture emesse e fatture ricevute: vanno conservate entrambe
Sì. Il processo riguarda entrambe. Per le fatture emesse devi poter recuperare l’originale XML trasmesso allo SdI; per quelle ricevute devi conservare l’XML che costituisce il documento elettronico originale.
Se vuoi approfondire ricezione tramite codice destinatario o PEC, IVA sugli acquisti e gestione documentale delle fatture dei fornitori, consulta la guida dedicata alle fatture passive nel regime forfettario.
Cosa succede se cambio software di fatturazione
Il cambio di software non elimina gli obblighi relativi ai documenti già emessi o ricevuti. Prima di chiudere un servizio verifica che le fatture e i pacchetti conservati restino accessibili oppure che sia prevista una procedura corretta di esportazione e migrazione.
Non affidarti alla sola presenza dei PDF nel vecchio gestionale. Devi sapere dove sono conservati a norma gli XML e come recuperarli in caso di controllo.
Errori da evitare nella conservazione delle fatture
- salvare soltanto il PDF di cortesia;
- considerare una cartella sul PC o sul cloud equivalente alla conservazione a norma;
- confondere consultazione in Fatture e Corrispettivi con adesione al servizio di conservazione;
- attivare un software senza verificare che includa davvero la conservazione a norma;
- non controllare cosa succede ai documenti quando si cambia fornitore;
- conservare le sole fatture emesse e ignorare quelle ricevute;
- non mantenere disponibili le ricevute SdI utili a documentare gli esiti di trasmissione.
Fonti ufficiali
- Agenzia delle Entrate – conservazione elettronica e servizio gratuito
- DPR 633/1972, articolo 39
- AgID – conservazione dei documenti informatici
Domande frequenti
No. Salvare XML o PDF sul computer è semplice archiviazione. La legge richiede un processo di conservazione elettronica a norma che garantisca nel tempo autenticità, integrità, leggibilità e reperibilità.
Il riferimento ordinario per le fatture è di 10 anni. Il servizio gratuito dell’Agenzia delle Entrate, secondo l’accordo attualmente disponibile, conserva i file presi in carico per 15 anni.
Sì. È disponibile gratuitamente nel portale Fatture e Corrispettivi e richiede una specifica adesione all’accordo di servizio.
Sì. L’obbligo riguarda sia chi emette sia chi riceve le fatture elettroniche. Nel forfettario vanno quindi conservate a norma sia le fatture attive sia quelle passive.
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