Risposta breve: nel 2026, se sei in regime forfettario, le fatture passive elettroniche dei fornitori italiani devono arrivare tramite Sistema di Interscambio e vanno conservate elettronicamente a norma. Puoi riceverle tramite codice destinatario o PEC registrati, oppure recuperarle nel portale Fatture e Corrispettivi. Il semplice PDF ricevuto via email non sostituisce l’originale XML transitato dallo SdI.
Ida da Acqui Terme chiede:
Sono in regime forfettario sotto gli 85.000 euro e sto iniziando a ricevere le prime fatture dai miei fornitori, molti dei quali mi emettono già fattura elettronica. Non so come devo ricevere e conservare correttamente queste fatture passive. Devo fare qualcosa in particolare?
Sì. Devi soprattutto organizzare bene due passaggi diversi: ricezione e conservazione. Sono spesso confusi, ma non sono la stessa cosa. Una fattura può essere visibile nel portale dell’Agenzia delle Entrate senza essere automaticamente conservata a norma se non hai attivato un servizio di conservazione.
Fatture passive nel forfettario: cosa sono
Le fatture passive sono le fatture che ricevi dai fornitori per acquisti di beni o servizi. Anche se nel regime forfettario i costi ordinari non vengono dedotti analiticamente dal reddito, questi documenti restano fiscalmente rilevanti e devono essere gestiti correttamente.
Per le operazioni nazionali, dal 1° gennaio 2024 anche i forfettari rientrano nella fatturazione elettronica obbligatoria. La fattura elettronica originale è quindi il file XML trasmesso attraverso lo SdI, non la copia PDF che il fornitore può inviarti per comodità.
Come ricevere le fatture elettroniche dei fornitori
Hai tre modalità pratiche per ricevere o recuperare le fatture:
- codice destinatario collegato a un software o intermediario;
- PEC indicata come indirizzo telematico;
- portale Fatture e Corrispettivi, dove l’Agenzia mette a disposizione le fatture correttamente transitate dallo SdI.
La soluzione più ordinata è registrare preventivamente l’indirizzo telematico nel servizio dell’Agenzia delle Entrate. In questo modo, se il fornitore inserisce un recapito diverso, prevale quello registrato nel sistema.
Codice destinatario o PEC: quale conviene
| Metodo | Come funziona | Quando è pratico |
|---|---|---|
| Codice destinatario | La fattura arriva direttamente al gestionale collegato | Se usi un software di fatturazione |
| PEC | Lo SdI recapita il file alla casella PEC | Se gestisci pochi documenti |
| Fatture e Corrispettivi | Recuperi la fattura dall’area riservata | Come controllo o se non hai registrato un recapito |
Il codice destinatario non è obbligatorio in senso assoluto: puoi usare anche la PEC. Tuttavia, se ricevi molte fatture, un gestionale collegato allo SdI riduce il rischio di dimenticare documenti.
Cosa succede se non comunichi codice destinatario o PEC
La fattura non viene persa. Se il fornitore utilizza il codice convenzionale previsto e non esiste un recapito telematico registrato, l’originale elettronico viene messo a disposizione nella tua area riservata di Fatture e Corrispettivi. Il fornitore può inoltre inviarti una copia di cortesia, ma quella copia non sostituisce il file XML.
Per questo è utile controllare periodicamente il portale, soprattutto nei primi mesi di attività o dopo un cambio di gestionale.
PDF via email e XML: qual è il documento fiscale vero
Il PDF è leggibile e comodo, ma in una normale fattura elettronica B2B italiana il documento fiscalmente originale è l’XML transitato dallo SdI. Conservare soltanto i PDF in una cartella del computer non equivale alla conservazione elettronica a norma.
Puoi certamente archiviare anche il PDF per consultazione interna, ma devi assicurarti che il file XML sia incluso nel processo di conservazione digitale.
Conservazione e consultazione non sono la stessa cosa
Questa è una delle differenze più importanti. Il servizio di consultazione ti permette di vedere e scaricare le fatture disponibili nel portale. Il servizio di conservazione, invece, è il processo regolamentato che mantiene nel tempo autenticità, integrità, leggibilità e reperibilità dei documenti.
L’Agenzia delle Entrate chiarisce che, ai sensi dell’articolo 39 del DPR 633/1972, chi riceve una fattura elettronica deve conservarla elettronicamente. Il semplice salvataggio del file su PC, cloud o email non coincide con la conservazione a norma.
Come attivare la conservazione gratuita dell’Agenzia delle Entrate
Nel portale Fatture e Corrispettivi puoi aderire al servizio gratuito di conservazione dell’Agenzia delle Entrate. Dopo l’adesione, le fatture elettroniche emesse e ricevute tramite SdI vengono portate in conservazione secondo l’accordo di servizio.
La guida ufficiale dell’Agenzia descrive il servizio di fatturazione e conservazione elettronica. È importante verificare che l’adesione sia effettivamente attiva: avere accesso a Fatture e Corrispettivi non significa automaticamente aver sottoscritto il servizio di conservazione.
Per quanto tempo vanno conservate le fatture passive
Il riferimento ordinario da considerare è la conservazione per almeno 10 anni, fermo restando che specifiche esigenze fiscali o contenziosi possono rendere opportuno mantenere i documenti più a lungo. Il servizio gratuito dell’Agenzia delle Entrate prevede, secondo l’accordo vigente, un periodo di conservazione più esteso.
L’obbligo di conservazione elettronica delle fatture è previsto dall’articolo 39 del DPR 633/1972.
Le fatture passive riducono le tasse nel forfettario?
Normalmente no. Nel regime forfettario il reddito imponibile non si calcola sottraendo uno per uno i costi documentati. Si applica invece ai ricavi o compensi il coefficiente di redditività previsto per l’attività.
Quindi ricevere e conservare la fattura di un computer, di un software o di una consulenza non significa poter dedurre analiticamente quella spesa. Per questo tema puoi vedere la guida alle spese deducibili nel regime forfettario.
L’IVA sulle fatture di acquisto si può recuperare?
Di regola il forfettario non detrae l’IVA sugli acquisti. Se un fornitore italiano ti fattura 1.000 euro più 220 euro di IVA, normalmente paghi 1.220 euro e non recuperi i 220 euro come farebbe un soggetto in regime IVA ordinario.
Questo non elimina però l’obbligo di ricevere e conservare il documento. Inoltre, per acquisti dall’estero, reverse charge e altre operazioni particolari esistono regole specifiche che possono comportare integrazioni, documenti TD17/TD18/TD19 e versamenti IVA.
Serve un registro delle fatture passive nel forfettario?
Il regime forfettario prevede importanti semplificazioni contabili e non richiede la tenuta del normale registro IVA acquisti come nel regime ordinario. Questo però non significa che le fatture passive possano essere ignorate: devono restare disponibili e conservate, e alcune operazioni possono generare adempimenti IVA specifici.
Per la gestione generale delle fatture elettroniche puoi consultare anche la nostra guida sulla fatturazione elettronica nel regime forfettario.
Errori da evitare con le fatture passive
- conservare soltanto il PDF di cortesia e non l’XML;
- confondere la consultazione nel portale con la conservazione a norma;
- non verificare che il servizio di conservazione sia attivo;
- dimenticare di controllare Fatture e Corrispettivi se non hai un recapito telematico registrato;
- pensare che ogni fattura di acquisto riduca il reddito forfettario;
- tentare di detrarre l’IVA di una normale fattura di acquisto nazionale;
- trascurare le regole particolari per acquisti UE ed extra-UE.
Procedura pratica per Ida
- scegli codice destinatario o PEC come recapito;
- registra l’indirizzo telematico nel portale dell’Agenzia delle Entrate;
- controlla che le fatture arrivino correttamente tramite SdI;
- attiva un servizio di conservazione a norma, gratuito dell’Agenzia o tramite gestionale;
- verifica che vengano conservati i file XML, non soltanto i PDF;
- tieni separate le normali fatture italiane dagli acquisti esteri che possono richiedere adempimenti aggiuntivi.
Domande frequenti
Sì. Le fatture elettroniche ricevute devono essere inserite in un processo di conservazione elettronica a norma. Il semplice salvataggio del PDF o dell’XML sul computer non equivale alla conservazione regolamentata.
No. Puoi ricevere le fatture anche tramite PEC o recuperarle in Fatture e Corrispettivi. Registrare un indirizzo telematico resta però la soluzione più ordinata.
No. Il PDF è normalmente una copia di cortesia. Per una fattura elettronica italiana l’originale è il file XML transitato dallo SdI e deve essere conservato a norma.
Normalmente no. I costi ordinari non sono dedotti uno per uno: il reddito è determinato applicando il coefficiente di redditività ai ricavi o compensi.
Raccontaci la tua situazione. Ti aiutiamo a capire come procedere e quale soluzione è più adatta alla tua attività.