Scegliere un software di fatturazione elettronica per il regime forfettario non significa soltanto trovare il programma più economico. Il punto è verificare che lo strumento gestisca correttamente il flusso XML verso il Sistema di Interscambio, il regime fiscale RF19, la Natura IVA normalmente utilizzata dal forfettario, il bollo quando dovuto, le notifiche di scarto e la conservazione dei documenti.
Nel 2026 l’offerta è ampia: si può utilizzare il servizio gratuito dell’Agenzia delle Entrate oppure scegliere un gestionale privato più ricco di automazioni. Non esiste un software migliore in assoluto: la scelta cambia in base al numero di fatture, alla necessità di lavorare da smartphone, alla gestione di preventivi e pagamenti, alla collaborazione con il commercialista e al livello di automazione desiderato.
Qual è il miglior software di fatturazione elettronica per un forfettario?
Per chi emette poche fatture e vuole contenere i costi, gli strumenti gratuiti dell’Agenzia delle Entrate possono essere sufficienti. Chi invece gestisce molti clienti, fatture ricorrenti, preventivi, incassi o desidera condividere i dati con il commercialista può trovare più comodo un software privato.
La scelta dovrebbe partire dalle funzioni effettivamente necessarie, non dalla notorietà del marchio. Un forfettario dovrebbe verificare soprattutto che il software permetta di configurare correttamente RF19, gestire la Natura IVA N2.2 nei casi ordinari del regime, applicare il bollo quando dovuto, inviare e ricevere file XML tramite SdI e rendere disponibili le ricevute di consegna o di scarto.
Confronto software fatturazione elettronica per forfettari 2026
| Soluzione | Indicata soprattutto per | Punti di forza | Da valutare |
|---|---|---|---|
| Agenzia delle Entrate | Poche fatture e gestione essenziale | Gratuita, accesso diretto ai servizi fiscali, invio e conservazione | Meno funzioni gestionali e automazioni |
| Fatture in Cloud | Professionisti e piccole attività | Fatture, app, report, pagamenti e collaborazione con il commercialista | Verificare il piano più adatto alle proprie esigenze |
| Aruba Fatturazione Elettronica | Forfettari che cercano una soluzione dedicata alla fatturazione | Configurazione RF19, N2.2 e gestione operativa del ciclo elettronico | Valutare le funzioni extra necessarie oltre alla fatturazione |
| Fattura24 | Freelance e attività che vogliono anche strumenti gestionali | Fatturazione, prima nota e funzioni di analisi | Confrontare le funzionalità disponibili nel piano scelto |
| SumUp Fatture | Professionisti e attività che integrano fatture e pagamenti | Web e app, fatture XML, solleciti e strumenti di pagamento | Valutare i limiti del piano utilizzato |
| Danea Easyfatt | Attività con esigenze gestionali più ampie | Fatture, acquisti, pagamenti, magazzino e conservazione | Può essere sovradimensionato per chi emette pochissime fatture |
Il confronto non costituisce una classifica assoluta: caratteristiche, piani e condizioni commerciali possono cambiare. Prima di scegliere conviene verificare sul sito del fornitore le funzioni incluse nel piano che si intende utilizzare.
Fatture e Corrispettivi dell’Agenzia delle Entrate: quando può bastare
L’Agenzia delle Entrate mette a disposizione gratuitamente strumenti per predisporre le fatture elettroniche: una procedura web nel portale Fatture e Corrispettivi, un software per PC e l’app Fatturae. La stessa Agenzia indica questi strumenti come particolarmente adatti agli operatori che emettono un numero contenuto di fatture.
Il vantaggio principale è il costo zero e l’integrazione diretta con i servizi dell’Amministrazione finanziaria. Lo svantaggio, rispetto a molti gestionali privati, è una dotazione più essenziale per attività come CRM, preventivi, solleciti, analisi degli incassi, automazioni o collaborazione continuativa con altri soggetti.
Per un professionista che emette poche fatture al mese può quindi essere una scelta razionale. Se l’attività cresce, il tempo risparmiato grazie alle automazioni può invece giustificare il passaggio a un software gestionale.
I principali software privati: cosa cambia davvero
Fatture in Cloud
È una soluzione online pensata per professionisti e imprese. Oltre all’emissione e ricezione delle fatture elettroniche offre funzioni gestionali come pagamenti, acquisti, report e collaborazione con il commercialista. Per i forfettari sono disponibili configurazioni e funzioni specifiche dedicate al regime.
Aruba Fatturazione Elettronica
Aruba prevede la configurazione del regime fiscale RF19 e consente di impostare la Natura IVA N2.2 per il forfettario. È una soluzione da valutare quando si cerca soprattutto la gestione del ciclo di fatturazione elettronica senza necessariamente adottare un gestionale aziendale molto esteso.
Fattura24
Fattura24 affianca alla fatturazione elettronica strumenti di gestione e controllo dell’attività, compresa la prima nota e funzioni di analisi. Può essere interessante per chi vuole concentrare in un’unica piattaforma più attività amministrative.
SumUp Fatture
SumUp permette di creare fatture in formato XML, controllarne gli esiti e lavorare anche da dispositivi mobili. L’integrazione con strumenti di pagamento può essere utile per chi vuole collegare fatturazione e incassi in un unico ecosistema.
Danea Easyfatt
Easyfatt è più vicino a un gestionale completo: oltre alla fatturazione elettronica può gestire acquisti, scadenze, pagamenti, vendite e magazzino. È quindi particolarmente interessante per artigiani, commercianti o attività che hanno esigenze operative più articolate rispetto alla sola emissione di fatture.
Le funzioni indispensabili per il regime forfettario
- configurazione del regime fiscale RF19;
- gestione della Natura IVA corretta, normalmente N2.2 per le operazioni del forfettario non soggette a IVA;
- possibilità di inserire automaticamente le diciture previste per il regime;
- gestione dell’imposta di bollo quando dovuta;
- invio del file XML al Sistema di Interscambio;
- ricezione e lettura delle notifiche SdI;
- gestione di note di credito e documenti correttivi;
- esportazione dei file XML e delle ricevute;
- conservazione digitale a norma oppure integrazione con un servizio di conservazione;
- possibilità di condividere i documenti con il commercialista.
Per approfondire le regole generali puoi leggere la guida alla fatturazione elettronica nel regime forfettario.
RF19, N2.2 e bollo: il software deve evitare gli errori più comuni
Il software non sostituisce la corretta impostazione fiscale. In un caso ordinario di fatturazione nel regime forfettario il tracciato XML deve riportare il regime fiscale RF19 e, quando l’operazione è fuori campo IVA per effetto del regime, la corretta Natura IVA. Per molte operazioni del forfettario viene utilizzato il codice N2.2, ma esistono casistiche particolari che richiedono una verifica diversa.
Anche il bollo merita attenzione: quando ricorrono i presupposti, il software dovrebbe consentire di indicarlo correttamente nel file elettronico. Se il bollo è stato dimenticato, abbiamo spiegato come intervenire nella guida sul bollo omesso in fattura elettronica.
Notifiche SdI e fatture scartate: una funzione da non sottovalutare
Un buon software non dovrebbe limitarsi a creare il PDF visibile al cliente. Il documento fiscalmente rilevante nel processo di fatturazione elettronica è il file XML trasmesso attraverso il Sistema di Interscambio. Per questo è importante poter controllare in modo chiaro lo stato di ogni invio e leggere le ricevute generate dallo SdI.
Se il Sistema di Interscambio rifiuta il file, la fattura risulta scartata e va corretta e reinviata. Una piattaforma che mostra chiaramente il codice errore e conserva la ricevuta rende molto più semplice la correzione. Consulta anche la guida dedicata alla fattura elettronica scartata dallo SdI.
Conservazione: non basta salvare le fatture sul computer
Prima di acquistare un programma bisogna verificare anche come viene gestita la conservazione. Salvare una cartella di XML sul computer, in una casella email o in un normale spazio cloud non equivale automaticamente alla conservazione digitale a norma.
Alcuni fornitori includono il servizio di conservazione, altri lo rendono disponibile attraverso servizi collegati. L’Agenzia delle Entrate offre a sua volta un servizio gratuito di conservazione previa adesione. Abbiamo approfondito requisiti, durata e differenza tra semplice archivio e conservazione nella guida sulla conservazione delle fatture elettroniche nel forfettario.
Software e commercialista: devono per forza essere collegati?
No. Il titolare della Partita IVA può utilizzare il software che preferisce e mettere a disposizione del commercialista i documenti necessari. La connessione diretta tra gestionale e studio può però ridurre attività manuali, richieste di file ed errori di trasferimento.
Quando si valuta un software conviene quindi chiedere se il commercialista può accedere gratuitamente, se è possibile esportare in blocco fatture e ricevute e se i dati rimangono recuperabili anche in caso di cambio piattaforma. Questo aspetto diventa particolarmente importante quando si cambia consulente o gestionale.
Il nostro approccio: il cliente può scegliere il software che preferisce
Non riteniamo corretto indicare un unico software come migliore per tutti. Nella gestione dei clienti in regime forfettario lavoriamo con la soluzione di fatturazione scelta dal cliente, purché consenta di gestire ed esportare correttamente i documenti necessari.
Per chi parte da zero, la scelta può essere fatta valutando volume delle fatture, semplicità d’uso, funzioni richieste e possibilità di condivisione. Per chi utilizza già un software e si trova bene, invece, non c’è normalmente motivo di cambiarlo soltanto perché si cambia commercialista. Su questo tema puoi leggere come cambiare commercialista senza cambiare software di fatturazione.
Come scegliere in base al proprio profilo
- Poche fatture al mese: può bastare il servizio gratuito dell’Agenzia delle Entrate.
- Freelance con molti clienti: possono essere utili anagrafiche, fatture ricorrenti, app e solleciti.
- Professionista che lavora con il commercialista: è utile un accesso condiviso o un’esportazione semplice dei documenti.
- Artigiano o commerciante: possono diventare importanti magazzino, preventivi, ordini, DDT e pagamenti.
- Attività con clienti esteri: conviene verificare la gestione dei dati esteri e dei documenti necessari per operazioni UE ed extra UE.
- Professionista sanitario: bisogna controllare attentamente il flusso corretto tra fatturazione e Sistema Tessera Sanitaria, perché le regole non coincidono con quelle ordinarie.
Cosa controllare prima di cambiare software
Prima di migrare conviene scaricare o rendere disponibili almeno i file XML delle fatture emesse e ricevute, le ricevute SdI, le anagrafiche clienti e gli altri documenti utili. Va inoltre verificato chi svolge la conservazione a norma e cosa accade ai documenti già conservati se il contratto con il vecchio fornitore termina.
Un prezzo basso perde valore se il sistema rende difficile recuperare i dati. Per questo portabilità ed esportazione dovrebbero essere criteri di scelta fin dall’inizio.
Errori da evitare nella scelta del programma
- scegliere solo in base al prezzo promozionale iniziale;
- non verificare la configurazione del regime forfettario;
- confondere il PDF con il file XML della fattura elettronica;
- non controllare le notifiche dello SdI;
- dare per scontato che semplice archiviazione e conservazione a norma siano la stessa cosa;
- non verificare come esportare i dati in caso di cambio software;
- pagare funzioni gestionali che non servono realmente alla propria attività.
Fonti ufficiali
Domande frequenti
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