Cambiare commercialista senza cambiare software di fatturazione: si può?

Puoi cambiare commercialista e continuare a usare lo stesso software di fatturazione elettronica. Non esiste un obbligo fiscale di adottare il gestionale scelto dal nuovo studio: quello che conta è poter esportare, consultare e conservare correttamente fatture XML, ricevute SDI e dati necessari alla gestione della Partita IVA.

La domanda di Teresa

Teresa da Bardolino: sto pensando di cambiare commercialista, ma utilizzo già un mio software di fatturazione elettronica per emettere e ricevere le fatture. Posso continuare a usare lo stesso gestionale oppure dovrò necessariamente cambiare piattaforma per lavorare con il nuovo studio?

Devo cambiare software quando cambio commercialista?

No, non necessariamente. Il software di fatturazione è uno strumento del contribuente e può essere mantenuto anche dopo il passaggio a un altro professionista. Il nuovo commercialista deve però riuscire a ricevere i documenti e i dati necessari in un formato utilizzabile.

L’Agenzia delle Entrate ricorda nella propria guida alla fatturazione elettronica che, oltre ai servizi gratuiti dell’Agenzia, possono essere utilizzati software privati. La scelta del gestionale non dipende quindi dal nome del commercialista che segue la Partita IVA.

Quando il vecchio software può essere mantenuto senza problemi?

• puoi esportare le fatture elettroniche in formato XML;
• sono disponibili le ricevute di consegna, scarto o mancata consegna dello SDI;
• il nuovo studio può ricevere periodicamente i documenti;
• il cliente mantiene accesso al proprio archivio;
• la conservazione digitale resta correttamente gestita;
• sono disponibili note di credito e altri documenti collegati;
• il sistema consente di distinguere fatture emesse, ricevute e incassi quando serve.

Il PDF della fattura è sufficiente?

Per la fatturazione elettronica il documento fiscalmente rilevante è il file trasmesso attraverso il Sistema di Interscambio. Il PDF è utile per la lettura, ma non dovrebbe essere l’unico file trasferito al nuovo commercialista.

Quando cambi studio è quindi prudente conservare e rendere disponibili XML, ricevute SDI e archivio completo, soprattutto se esistono note di credito, fatture estere o altri documenti non immediatamente ricostruibili da una semplice stampa.

Il nuovo commercialista deve avere accesso diretto al software?

Non sempre. Alcuni gestionali permettono di creare un accesso dedicato al commercialista; altri consentono semplicemente di esportare periodicamente XML e riepiloghi. Entrambe le soluzioni possono funzionare se il flusso è organizzato bene.

L’accesso diretto può essere comodo perché riduce i passaggi manuali, ma non dovrebbe obbligare il cliente a cambiare software se il gestionale esistente permette di fornire dati completi e affidabili.

Quali dati deve poter leggere il nuovo studio?

• fatture emesse;
• fatture ricevute quando rilevanti;
• note di credito;
• ricevute SDI;
• anagrafiche clienti e fornitori quando utili;
• dati sugli incassi;
• eventuali documenti esteri;
• bollo sulle fatture elettroniche;
• numerazione e date dei documenti;
• storico delle fatture dell’anno in corso.

Cosa succede alla conservazione digitale se cambio software?

È uno degli aspetti più importanti. Prima di abbandonare una piattaforma devi verificare dove sono conservate le fatture, per quanto tempo resta disponibile l’archivio e come scaricare i documenti necessari.

Cambiare software non significa automaticamente trasferire anche il servizio di conservazione già utilizzato. Per questo è prudente ottenere una copia completa dei file e verificare i termini del vecchio fornitore prima di chiudere l’account.

Posso usare il software dell’Agenzia delle Entrate?

Sì. L’Agenzia mette a disposizione strumenti gratuiti per predisporre, trasmettere e consultare fatture elettroniche. Un contribuente può scegliere questi servizi oppure un software privato.

La scelta dipende da volume delle fatture, automazioni desiderate, integrazione con il commercialista, gestione degli incassi e necessità di avere funzionalità aggiuntive.

Quando può convenire cambiare gestionale insieme al commercialista?

• il vecchio software non consente un’esportazione completa;
• hai perso il controllo dell’account perché era gestito dallo studio uscente;
• mancano integrazioni utili con il nuovo professionista;
• il costo del software non è più conveniente;
• vuoi centralizzare fatture, documenti, scadenze e comunicazioni;
• il gestionale non gestisce bene fatture estere o casi particolari;
• vuoi un accesso condiviso e tracciabile con il nuovo studio.

Come evitare di perdere lo storico delle fatture

1. scarica l’archivio XML dell’anno corrente e degli anni necessari;
2. scarica le ricevute SDI;
3. verifica note di credito e documenti annullati;
4. conserva i riepiloghi degli incassi;
5. controlla lo stato della conservazione digitale;
6. verifica se il vecchio software resterà accessibile dopo la disdetta;
7. consegna al nuovo studio l’archivio prima di chiudere la piattaforma.

Il nuovo commercialista può vedere le fatture dal portale dell’Agenzia?

Può accedere ai servizi delegabili dell’Agenzia se dispone delle autorizzazioni previste. Questo può aiutare a verificare i documenti, ma non sostituisce necessariamente il passaggio dell’intero archivio del gestionale e delle informazioni aggiuntive utilizzate dal cliente.

Per deleghe e accessi consulta cambio commercialista e Agenzia delle Entrate.

Software e passaggio dei dati tra studi

Se il software era parte integrante della gestione del vecchio studio, il passaggio deve essere coordinato con la procedura generale di subentro. Il nuovo professionista deve sapere quali dati riceverà automaticamente e quali dovranno essere esportati.

Per la procedura tecnica completa consulta passaggio dati tra commercialisti.

Checklist prima di cambiare commercialista senza cambiare software

1. verifica di essere titolare dell’account;
2. controlla possibilità di esportare XML;
3. scarica le ricevute SDI;
4. verifica la conservazione digitale;
5. chiedi al nuovo studio quale flusso dati preferisce;
6. crea eventuale accesso dedicato;
7. verifica gestione degli incassi;
8. mantieni una copia locale dell’archivio;
9. non chiudere il vecchio software prima della conferma del trasferimento.

Domande frequenti