Il passaggio dei dati tra due commercialisti non è solo uno scambio di documenti: è una vera presa in carico della posizione fiscale. Nel regime forfettario il trasferimento è più semplice rispetto a una contabilità ordinaria, ma il nuovo studio deve comunque ricostruire ciò che è già stato fatto, ciò che resta da fare e quali accessi e deleghe servono per continuare senza interruzioni.
La domanda di Leonardo
Leonardo da Tarquinia: vorrei affidarmi a un nuovo studio per la gestione della mia Partita IVA in regime forfettario. Al momento però sono ancora seguito da un altro commercialista. Come funziona il passaggio concreto dei dati contabili e fiscali? Dovrò recuperare tutto io oppure possono coordinarsi direttamente i due studi?
Come funziona il passaggio dati tra due commercialisti?
Il metodo più sicuro è definire una data di subentro e separare con chiarezza ciò che resta di competenza del vecchio professionista da ciò che passa al nuovo. Senza questa divisione si rischiano duplicazioni, adempimenti dimenticati o comunicazioni gestite da entrambi.
Il passaggio dovrebbe quindi avere quattro fasi: raccolta dei dati, verifica di completezza, riallineamento delle deleghe e presa in carico delle scadenze future.
| Fase | Cosa succede |
|---|---|
| 1. Raccolta | Documenti, dichiarazioni, F24, fatture e situazione previdenziale |
| 2. Verifica | Il nuovo studio controlla coerenza e documenti mancanti |
| 3. Deleghe | Si revocano o aggiornano gli accessi non più necessari e si attivano quelli nuovi |
| 4. Subentro | Il nuovo commercialista prende in carico scadenze e adempimenti successivi |
Perché serve una data precisa di subentro?
La data di subentro serve a evitare zone grigie. Se il cambio avviene, per esempio, a settembre, bisogna stabilire chi gestisce gli F24 in scadenza, chi prepara la dichiarazione eventualmente ancora da presentare e chi risponde a comunicazioni già ricevute.
Non basta dire “da oggi cambia il commercialista”. È meglio definire per iscritto quali attività sono concluse e quali restano aperte. Questo vale ancora di più se il cambio avviene vicino a una scadenza fiscale.
Quali dati deve ricostruire il nuovo studio?
- dati anagrafici e posizione IVA;
- codice ATECO e regime fiscale applicato;
- dichiarazioni già presentate e relative ricevute;
- saldo e acconti calcolati;
- F24 versati e da versare;
- fatture elettroniche e documentazione degli incassi;
- situazione INPS o della Cassa professionale;
- eventuali crediti fiscali utilizzati o disponibili;
- comunicazioni dell’Agenzia delle Entrate;
- deleghe telematiche attive;
- scadenze future già programmate.
L’elenco dei singoli documenti è approfondito nella consulenza dedicata ai documenti da consegnare al nuovo commercialista.
Come si trasferiscono i dati se i due studi usano software diversi?
Nel regime forfettario il problema è generalmente meno complesso perché non c’è una contabilità ordinaria da migrare integralmente. Tuttavia possono esistere archivi di fatture, anagrafiche, scadenziari, prospetti degli incassi e documenti salvati nel gestionale del precedente studio.
Quando non è possibile importare direttamente un archivio da un software all’altro, il nuovo consulente deve ricevere almeno i dati in un formato leggibile e verificabile. Per le fatture elettroniche è importante conservare i file e le ricevute disponibili, non soltanto stampe o PDF.
Il nuovo commercialista deve controllare i dati ricevuti?
Sì. La presa in carico non dovrebbe consistere nel copiare automaticamente ciò che arriva dal precedente studio. Il nuovo professionista deve verificare che i dati siano coerenti e sufficienti per proseguire.
- confronto tra dichiarazione e F24;
- verifica dei versamenti effettivamente eseguiti;
- controllo delle fatture dell’anno;
- verifica degli incassi rilevanti per il principio di cassa;
- controllo della posizione previdenziale;
- verifica delle comunicazioni ancora aperte;
- controllo delle scadenze già calcolate dal precedente studio.
Cosa succede alle deleghe fiscali e previdenziali?
Le deleghe devono essere riallineate alla nuova gestione. Per l’Agenzia delle Entrate vanno verificati Cassetto fiscale e servizi di Fatture e Corrispettivi; per l’INPS possono essere necessarie deleghe specifiche in base alla gestione previdenziale.
L’INPS dispone di servizi dedicati alla gestione delle deleghe per artigiani, commercianti e professionisti della Gestione Separata. L’Agenzia delle Entrate consente a sua volta di gestire deleghe e revoche per l’accesso ai servizi telematici.
Abbiamo approfondito questo aspetto in cambio commercialista e Agenzia delle Entrate e nella consulenza su cosa cambia per INPS e posizione fiscale.
Come gestire F24 già predisposti dal vecchio commercialista?
Se il precedente studio ha già predisposto F24 con scadenza successiva al passaggio, il nuovo professionista deve sapere se quei modelli sono definitivi, se sono stati già inviati o addebitati e se occorre verificarli prima del pagamento.
Un errore frequente è dare per scontato che “se il vecchio commercialista ha preparato l’F24, allora se ne occuperà lui”. Nel passaggio va invece stabilito chi controlla il versamento e chi avvisa il cliente.
Chi presenta la dichiarazione se il cambio avviene prima dell’invio?
Va deciso espressamente. Il vecchio commercialista può concludere l’adempimento già avviato, oppure il nuovo può prenderlo in carico se dispone dei dati e del tempo necessari. Ciò che va evitato è che entrambi presumano che se ne occupi l’altro.
Se invece la dichiarazione è già stata presentata, il cambio resta possibile: il nuovo professionista può esaminarla e, se necessario, valutare eventuali correzioni. Abbiamo dedicato una pagina specifica a cambiare commercialista dopo la dichiarazione dei redditi.
Il passaggio tra studi può avvenire direttamente?
Sì, quando il cliente autorizza il trasferimento e i professionisti possono coordinarsi. Il Codice deontologico dei commercialisti disciplina i rapporti professionali e il comportamento da tenere anche nella cessazione dell’incarico e nel passaggio della documentazione.
È comunque utile che il cliente sappia cosa viene trasferito e conservi copia dei principali documenti. Il rapporto diretto tra studi semplifica il passaggio, ma non dovrebbe rendere il contribuente inconsapevole della propria posizione.
Checklist per la presa in carico del nuovo commercialista
- definire la data del subentro;
- stabilire chi chiude gli adempimenti già avviati;
- trasferire dati e documenti;
- verificare ciò che manca;
- riallineare deleghe Agenzia Entrate e INPS;
- controllare F24 e versamenti;
- verificare dichiarazioni e ricevute;
- aggiornare lo scadenziario;
- confermare al cliente la presa in carico completa.
Per il quadro generale consulta anche cambiare commercialista nel regime forfettario: come fare, tempi e documenti.
Domande frequenti
Sì, se il cliente autorizza il passaggio. È comunque opportuno che il contribuente sappia quali documenti vengono trasferiti e mantenga una copia dei principali dati fiscali.
Non necessariamente. Nel forfettario è spesso sufficiente trasferire dati, documenti e archivi necessari in formati leggibili e verificabili, purché il nuovo studio possa ricostruire correttamente la posizione.
Va stabilito espressamente tra cliente e professionisti. La data di subentro deve chiarire quali adempimenti restano al vecchio studio e quali vengono presi in carico dal nuovo.
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