Obblighi fatturazione elettronica nel forfettario: cosa fare dopo l’invio

Dopo aver inviato una fattura elettronica non basta considerare il lavoro concluso. Per un contribuente in regime forfettario gli obblighi pratici continuano con il controllo dell’esito SdI, la gestione di eventuali scarti o mancate consegne, la conservazione a norma e, quando dovuta, la gestione dell’imposta di bollo.

Questa guida riguarda proprio il dopo emissione. Se invece vuoi capire quando sei obbligato alla fattura elettronica, leggi chi deve fare la fattura elettronica nel forfettario. Se devi ancora iniziare, trovi la procedura nella guida su come passare alla fatturazione elettronica.

Dopo l’invio della fattura elettronica: cosa devi controllare

Il primo obbligo pratico è verificare l’esito restituito dal Sistema di Interscambio. Per una normale fattura B2B o B2C non esiste una generica “accettazione” del cliente: lo SdI effettua controlli tecnici e restituisce esiti diversi.

• Ricevuta di consegna: il file è stato controllato e recapitato al canale del destinatario.
• Impossibilità di recapito: la fattura ha superato i controlli, ma lo SdI non è riuscito a consegnarla al canale del cliente; il documento viene comunque messo a disposizione nell’area riservata.
• Ricevuta di scarto: il file non ha superato i controlli e la fattura si considera non emessa.

Per questo è utile non limitarsi a premere “Invia”: bisogna verificare che ogni documento abbia un esito coerente.

Se la fattura è consegnata, devi fare altro?

Se lo SdI restituisce una ricevuta di consegna, la fattura risulta emessa e recapitata. A quel punto non devi reinviarla via SdI e non devi attendere una conferma fiscale del cliente.

Puoi comunque inviare una copia PDF di cortesia, soprattutto se il cliente la preferisce per la propria gestione interna. Il PDF non sostituisce l’XML che ha transitato dallo SdI.

Per le differenze tra i due documenti consulta fattura elettronica e fattura cartacea/PDF.

Se ricevi una notifica di impossibilità di recapito

La mancata consegna non equivale allo scarto. Se il file ha superato i controlli, la fattura resta emessa. Lo SdI la mette a disposizione del cliente nell’area riservata dell’Agenzia delle Entrate e comunica al fornitore l’impossibilità di recapito.

In questo caso è corretto avvisare il cliente con un canale diverso, ad esempio email o telefono, informandolo che la fattura elettronica è disponibile nella sua area riservata. Puoi anche inviargli il PDF di cortesia.

Questa situazione è frequente quando viene usato 0000000 come codice destinatario o quando il canale telematico del cliente non è raggiungibile.

Se lo SdI scarta la fattura

Lo scarto è l’esito più importante da non ignorare: una fattura scartata si considera non emessa. Devi leggere il codice errore, correggere il file e trasmetterlo nuovamente.

Gli errori possono riguardare codice fiscale o Partita IVA del cliente, dati obbligatori mancanti, incoerenze nei dati fiscali, duplicati o problemi nel file XML. La correzione non va confusa con la nota di credito: una fattura scartata non è mai entrata fiscalmente nel flusso corretto.

Abbiamo raccolto la procedura completa nella guida alla fattura elettronica scartata dallo SdI.

Quanto tempo hai per controllare e correggere uno scarto?

È prudente controllare gli esiti subito dopo l’invio. L’Agenzia delle Entrate ha chiarito che, in caso di scarto, è possibile correggere e ritrasmettere tempestivamente la fattura mantenendo il collegamento con il documento originario; nella prassi viene indicato il termine di cinque giorni dalla notifica di scarto per il reinvio della fattura corretta.

Questo termine non sostituisce quello ordinario di emissione della fattura immediata. Per i termini generali consulta quanto tempo hai per inviare la fattura elettronica.

Dopo una fattura che ha superato lo SdI puoi modificarla?

No: una fattura che ha superato i controlli SdI non si modifica semplicemente riaprendo il PDF o riscrivendo l’XML già emesso. Se l’errore riguarda importi o altri elementi sostanziali, può essere necessario emettere una nota di credito e, se serve, una nuova fattura corretta.

La procedura dipende dall’errore. Per evitare duplicazioni, consulta la guida alla nota di credito nel regime forfettario.

Devi conservare anche le ricevute SdI?

La fattura elettronica deve essere conservata a norma per il periodo previsto dalla normativa. Oltre al file XML, è buona pratica mantenere associate anche le ricevute SdI, perché documentano il percorso del file: consegna, impossibilità di recapito o scarto.

Non è sufficiente avere una cartella di PDF sul computer. La conservazione a norma è un processo distinto dalla semplice archiviazione. Puoi utilizzare il servizio dell’Agenzia delle Entrate oppure un servizio privato conforme.

Approfondisci nella guida sulla conservazione delle fatture elettroniche nel forfettario.

Per quanto tempo vanno conservate le fatture?

Il riferimento civilistico generale è di 10 anni. Per questo non conviene affidarsi soltanto alla disponibilità temporanea dei file nell’area di consultazione o alla memoria del proprio software: è necessario verificare che il servizio di conservazione sia effettivamente attivo e che includa i documenti che devono essere conservati.

Bollo sulle fatture elettroniche: cosa devi fare dopo l’emissione

Se la fattura del forfettario è soggetta a imposta di bollo, il relativo campo deve essere valorizzato correttamente nell’XML. L’Agenzia delle Entrate elabora trimestralmente le fatture transitate dallo SdI e mette a disposizione gli elenchi utili per il calcolo del bollo dovuto.

Questo significa che l’obbligo non finisce con l’indicazione dei 2 euro in fattura: bisogna anche verificare e pagare l’imposta secondo le scadenze previste. Per le regole operative consulta come gestire il bollo sulle fatture elettroniche.

Se dimentichi il bollo in fattura elettronica

L’Agenzia può individuare fatture che presentano i presupposti per il bollo ma non riportano l’indicazione corretta e inserirle nell’elenco di integrazione. Non conviene quindi ignorare il controllo periodico del portale o del proprio gestionale.

Se l’omissione è già avvenuta, trovi i passaggi nella guida bollo omesso in fattura elettronica: come rimediare.

Il forfettario deve tenere i registri IVA delle fatture elettroniche?

Il regime forfettario prevede semplificazioni contabili e, in generale, l’esonero dagli ordinari registri IVA. Questo però non elimina gli obblighi di emissione, conservazione e corretta determinazione dei ricavi o compensi.

In particolare, per il calcolo del reddito nel forfettario resta fondamentale distinguere tra fatture emesse e somme effettivamente incassate, perché il regime segue normalmente il principio di cassa.

Devi controllare anche le fatture ricevute?

Sì. Anche se questa guida è dedicata soprattutto alle fatture emesse, una gestione ordinata richiede di verificare anche le fatture passive ricevute. Il fatto che un fornitore invii un PDF non significa automaticamente che l’XML sia stato regolarmente trasmesso tramite SdI.

Se ricevi solo un PDF da un fornitore italiano che avrebbe dovuto usare lo SdI, verifica la presenza dell’XML. Abbiamo trattato il caso in fattura PDF ricevuta senza SdI.

Checklist periodica per il forfettario

• controlla che ogni fattura inviata abbia un esito SdI;
• correggi rapidamente le fatture scartate;
• avvisa il cliente quando ricevi una notifica di impossibilità di recapito;
• non modificare a mano una fattura già validamente emessa;
• verifica che la conservazione a norma sia attiva;
• controlla periodicamente il bollo dovuto;
• mantieni ordinati XML, ricevute e documenti collegati;
• controlla anche la corretta ricezione delle fatture passive.

Errori da evitare

• considerare “emessa” una fattura solo perché il software l’ha generata;
• confondere mancata consegna e scarto;
• aspettare una “accettazione” del cliente nelle normali fatture B2B;
• conservare soltanto il PDF;
• modificare una fattura già transitata dallo SdI senza documento correttivo;
• dimenticare la gestione periodica del bollo;
• non controllare gli esiti del gestionale o del portale Fatture e Corrispettivi.

Fonti ufficiali

• Agenzia delle Entrate – guida alla fatturazione elettronica e agli esiti SdI
• Agenzia delle Entrate – imposta di bollo sulle fatture elettroniche
• D.Lgs. 127/2015

Domande frequenti

Dopo aver inviato una fattura elettronica devo controllare qualcosa?

Sì. Devi verificare l’esito del Sistema di Interscambio: consegna, impossibilità di recapito oppure scarto. Lo scarto significa che la fattura non è stata emessa.

La mancata consegna significa che la fattura non è valida?

No. Se il file ha superato i controlli SdI, la fattura resta emessa anche se non è stata recapitata al canale del cliente. Il cliente può trovarla nella propria area riservata.

Una fattura scartata dallo SdI è emessa?

No. Una fattura scartata si considera non emessa. Bisogna correggere l’errore e ritrasmettere il file.

Il forfettario deve conservare le fatture elettroniche?

Sì. Le fatture elettroniche devono essere conservate a norma. Salvare semplicemente XML o PDF in una cartella non equivale automaticamente alla conservazione digitale prevista dalla normativa.

Dopo l’emissione devo controllare anche il bollo?

Sì, quando dovuto. L’Agenzia delle Entrate elabora trimestralmente le fatture elettroniche e mette a disposizione gli elenchi per verificare il bollo da versare.