Fattura PDF non ricevuta via SDI: cosa fare nel 2026

Domanda di Alessandro da Asti: «Come gestire fatture ricevute via PDF ma non via SDI?»

Se il fornitore italiano era obbligato alla fatturazione elettronica, il solo PDF ricevuto per email è una copia di cortesia e non sostituisce la fattura elettronica transitata dal Sistema di Interscambio. Prima di fare qualsiasi regolarizzazione conviene verificare nell’area “Fatture e Corrispettivi” se l’XML sia stato effettivamente trasmesso allo SdI. Se la fattura manca davvero, va chiesto al fornitore di emetterla; se l’omissione persiste, dal 1° aprile 2025 la comunicazione del cliente all’Agenzia avviene con documento TD29, entro 90 giorni dal termine in cui la fattura avrebbe dovuto essere emessa.

Nel caso descritto da Alessandro, in cui il fornitore è un contribuente forfettario, non c’è normalmente IVA detraibile da recuperare. Restano però distinti due problemi: la regolarità della fatturazione elettronica e la deducibilità del costo ai fini delle imposte dirette. Un PDF pagato non rende automaticamente indeducibile un costo reale, ma da solo non equivale alla fattura elettronica che il fornitore doveva emettere.

PDF ricevuto per email e fattura elettronica non sono la stessa cosa

La fattura elettronica fiscalmente emessa è il file XML trasmesso attraverso lo SdI. Il PDF che molti fornitori allegano a un’email serve soprattutto per rendere il documento leggibile al cliente, ma è una rappresentazione di cortesia. Se il file XML non è mai transitato dal Sistema di Interscambio, l’obbligo di fatturazione elettronica non risulta assolto.

Per questo il primo controllo non va fatto nella casella email, ma nel portale dell’Agenzia delle Entrate. Può accadere, infatti, che il fornitore abbia trasmesso correttamente la fattura allo SdI ma il cliente non l’abbia ricevuta sul proprio gestionale per un problema di codice destinatario, PEC o canale telematico.

Un forfettario nel 2026 deve emettere fattura elettronica?

Sì, come regola generale. Dal 1° gennaio 2024 l’obbligo è stato esteso anche ai forfettari che fino al 31 dicembre 2023 erano rimasti temporaneamente esonerati per il volume di ricavi o compensi. Restano casi particolari, tra cui specifiche fatture sanitarie verso persone fisiche per le quali opera il divieto di trasmissione allo SdI.

Se quindi ricevi nel 2026 un semplice PDF da un normale fornitore forfettario italiano, la prima verifica è capire se esista anche l’XML. Per le regole generali puoi consultare la nostra guida sulla fatturazione elettronica dei forfettari nel 2026.

Cosa fare se la fattura non compare nello SDI

• controlla l’area riservata “Fatture e Corrispettivi”;
• verifica data e natura dell’operazione;
• chiedi al fornitore se l’XML è stato trasmesso e, in caso contrario, di emettere la fattura elettronica;
• conserva PDF, contratto, ordine, prova del pagamento e corrispondenza;
• calcola il termine entro il quale la fattura avrebbe dovuto essere emessa;
• se l’omissione permane, valuta la comunicazione TD29 entro 90 giorni.

TD29: cos’è e da quando si usa

Per le violazioni commesse dal 1° settembre 2024 l’articolo 6, comma 8, del D.Lgs. 471/1997 ha cambiato completamente la regolarizzazione a carico del cessionario o committente. Il cliente non deve più applicare automaticamente la vecchia procedura dell’autofattura “denuncia” con versamento dell’IVA.

La norma oggi richiede di comunicare l’omissione o l’irregolarità all’Agenzia delle Entrate entro 90 giorni. Dal 1° aprile 2025 lo strumento previsto dalle specifiche tecniche della fatturazione elettronica è il TipoDocumento TD29. Il testo vigente dell’articolo 6 del D.Lgs. 471/1997 indica anche la sanzione applicabile se il cliente non effettua la comunicazione.

Il termine di 90 giorni: da quando decorre

Se la fattura non è stata emessa, i 90 giorni decorrono dal termine entro il quale il fornitore avrebbe dovuto emetterla. Se invece è stata emessa una fattura irregolare, il termine decorre dalla data di emissione del documento irregolare.

Questo passaggio è importante perché non si contano genericamente 90 giorni dalla data in cui il cliente si accorge del problema. Prima bisogna individuare il termine legale di emissione della fattura in base al tipo di operazione.

Qual è la sanzione se il cliente non invia il TD29

L’articolo 6, comma 8, prevede per il cessionario o committente che non comunica l’omissione o l’irregolarità entro 90 giorni una sanzione pari al 70% dell’imposta, con un minimo di 250 euro. La responsabilità del cliente è distinta da quella del fornitore che non ha emesso correttamente la fattura.

Nel caso di un fornitore in regime forfettario la fattura non espone ordinariamente IVA; ciò non autorizza però il cliente a ignorare l’omessa fatturazione. Proprio perché la norma contiene un minimo ed esistono situazioni soggettive particolari, è opportuno rispettare il termine di comunicazione invece di affidarsi all’assenza di IVA come motivo per non intervenire.

Il TD29 non sostituisce la fattura del fornitore

Il TD29 è una comunicazione dell’omessa o irregolare fatturazione. Non diventa la fattura emessa dal fornitore e non trasferisce al cliente l’obbligo originario di fatturazione. Se il fornitore trasmette successivamente il corretto XML, quella sarà la fattura da conservare e contabilizzare secondo le regole applicabili.

Il TD29 non ha inoltre la funzione del vecchio TD20 utilizzato per la regolarizzazione ordinaria delle fatture mancanti prima della riforma. Il TD20 resta utilizzato per specifiche ipotesi, soprattutto collegate al reverse charge e agli acquisti intracomunitari, non per la normale omissione di una fattura nazionale soggetta all’articolo 6, comma 8.

Il costo pagato è deducibile se manca la fattura elettronica?

Per le imposte dirette bisogna separare l’irregolarità documentale dall’esistenza economica del costo. L’articolo 109 del TUIR stabilisce, per il reddito d’impresa, i principi di competenza, certezza e determinabilità dei componenti reddituali. Il testo vigente è consultabile nell’articolo 109 del TUIR.

Quindi il fatto che il fornitore abbia omesso la trasmissione allo SdI non rende automaticamente inesistente il costo. Il contribuente deve però poter dimostrare che la prestazione o il bene sono reali, inerenti all’attività, riferibili al corretto esercizio e determinabili nell’ammontare. Un bonifico, un contratto, un ordine, una relazione di lavoro o altra documentazione possono essere elementi utili, ma la valutazione non si riduce alla sola presenza del PDF.

Fatture da ricevere: quando possono essere contabilizzate

Per un’impresa in contabilità ordinaria può accadere che una prestazione sia stata completata entro la chiusura dell’esercizio ma la fattura arrivi nell’anno successivo. Se il costo è di competenza dell’esercizio, la sua esistenza è certa e l’ammontare è oggettivamente determinabile, può essere necessario rilevare una voce di fatture da ricevere.

Questa scrittura contabile, però, non sana l’omessa fatturazione elettronica del fornitore. Sono due piani distinti: da una parte la corretta imputazione del costo, dall’altra il rispetto degli obblighi IVA e della comunicazione TD29.

Esempio pratico: PDF a dicembre, XML a febbraio

Una società riceve a dicembre 2025 un servizio da un professionista forfettario e paga 2.000 euro. Il professionista invia soltanto un PDF. A febbraio 2026, dopo il sollecito, trasmette correttamente l’XML allo SdI.

La società deve valutare il costo secondo il principio di competenza e può avere già rilevato la prestazione tra le fatture da ricevere se ne ricorrevano i presupposti. Sul piano della fatturazione, la trasmissione tardiva resta un problema del fornitore; il cliente deve comunque controllare il proprio termine di 90 giorni e non aspettare oltre tale finestra confidando nel successivo invio.

Esempio pratico: il fornitore non trasmette mai l’XML

Se invece il fornitore continua a non emettere la fattura elettronica e il termine dei 90 giorni si avvicina, il cliente non dovrebbe limitarsi a conservare PDF e bonifico. Deve procedere alla comunicazione dell’omissione tramite TD29 per evitare la sanzione prevista dall’articolo 6, comma 8.

Cosa non fare

• non considerare il PDF una fattura elettronica solo perché contiene tutti i dati;
• non applicare la vecchia regola dei quattro mesi più trenta giorni alle violazioni dal 1° settembre 2024;
• non usare TD20 al posto di TD29 per una normale fattura nazionale omessa;
• non aspettare indefinitamente che il fornitore trasmetta l’XML;
• non confondere la deducibilità del costo con la regolarità della fatturazione;
• non registrare automaticamente il costo solo perché esiste un pagamento bancario, senza verificarne inerenza e competenza.

Checklist operativa

• controlla lo SdI e l’area Fatture e Corrispettivi;
• accerta se il fornitore era effettivamente obbligato alla fattura elettronica;
• sollecita l’emissione dell’XML;
• individua la data entro cui la fattura doveva essere emessa;
• calcola i 90 giorni previsti dall’articolo 6, comma 8;
• se la fattura continua a mancare, invia TD29 entro il termine;
• conserva tutta la documentazione che prova l’effettività del costo;
• contabilizza il costo nell’esercizio corretto se ricorrono certezza, determinabilità e competenza.

Domande frequenti