Come passare alla fatturazione elettronica nel forfettario: guida pratica

Per passare alla fatturazione elettronica nel regime forfettario non devi presentare una domanda di abilitazione all’Agenzia delle Entrate. Devi scegliere lo strumento con cui creare i file XML, configurare correttamente il tuo profilo fiscale, raccogliere i dati necessari dei clienti e iniziare a trasmettere le fatture tramite il Sistema di Interscambio (SdI).

Nel 2026 questo passaggio interessa soprattutto chi apre ora la Partita IVA, chi ha gestito finora le fatture in modo manuale o chi vuole cambiare software. L’obbligo per i forfettari è generalizzato dal 1° gennaio 2024, salvo specifiche eccezioni legate al tipo di operazione. Se vuoi capire prima chi deve fare la fattura elettronica nel forfettario, consulta la guida dedicata.

Come passare alla fatturazione elettronica: i passaggi in breve

1. Devi attivare la fatturazione elettronica all’Agenzia delle Entrate?

Non esiste una pratica formale di “passaggio” da presentare per poter emettere fatture elettroniche. Puoi utilizzare la procedura web dell’Agenzia delle Entrate, l’app Fatturae, gli altri strumenti gratuiti disponibili oppure un software privato conforme alle specifiche tecniche.

Nel portale Fatture e Corrispettivi esiste invece un servizio diverso, molto utile ma da non confondere con un’abilitazione: la registrazione della modalità di ricezione delle fatture elettroniche. Consente di associare alla tua Partita IVA un indirizzo telematico predefinito, cioè una PEC o un codice destinatario. In questo modo lo SdI recapita lì le fatture passive anche se un fornitore indica in fattura un recapito diverso.

2. Scegliere il software: gratuito o privato?

Per iniziare non è necessario acquistare un programma. L’Agenzia delle Entrate mette a disposizione strumenti gratuiti per predisporre e trasmettere le fatture. Per chi emette pochi documenti possono essere sufficienti.

Un software privato può invece essere più comodo quando servono anagrafiche clienti, fatture ricorrenti, preventivi, solleciti, incassi, notifiche più leggibili, collaborazione con il commercialista o automazioni. Non esiste una soluzione obbligatoria: nella nostra gestione lavoriamo con il software scelto dal cliente, purché permetta di produrre ed esportare correttamente i documenti. Per scegliere puoi usare il nostro confronto dei software di fatturazione elettronica per forfettari.

3. Configurare correttamente il profilo del forfettario

Prima di creare la prima fattura controlla i dati del cedente o prestatore: nome o denominazione, indirizzo, Partita IVA e regime fiscale. Per il regime forfettario il tracciato XML utilizza il codice RF19.

Va configurato anche il trattamento IVA corretto. Nelle operazioni ordinarie del forfettario non si addebita IVA e viene normalmente utilizzata la natura N2.2, ma esistono operazioni particolari che richiedono una valutazione diversa. È utile impostare nel software anche la dicitura corretta della fattura nel regime forfettario, così da non doverla riscrivere ogni volta.

4. Quali dati chiedere al cliente prima di fatturare

Per un cliente titolare di Partita IVA servono i dati anagrafici e fiscali necessari alla fattura e il recapito telematico, se comunicato. Il recapito può essere un codice destinatario di sette caratteri oppure una PEC.

Se il cliente è un consumatore finale, serve il codice fiscale. Se non dispone di un indirizzo telematico, nel campo Codice Destinatario si utilizza 0000000 e al cliente va resa disponibile anche una copia leggibile della fattura. Abbiamo spiegato il caso nella guida alla fattura elettronica a cliente privato.

Per una Pubblica Amministrazione valgono invece le regole FatturaPA e il Codice Univoco Ufficio. Non bisogna confonderlo con il normale codice destinatario dei soggetti privati.

5. Codice destinatario o PEC: devi averne uno tuo?

Per emettere una fattura elettronica non devi necessariamente possedere un codice destinatario personale. Il codice destinatario identifica normalmente un canale telematico gestito direttamente o tramite un provider. La PEC è un altro possibile canale di ricezione.

Puoi inoltre registrare nel portale Fatture e Corrispettivi il recapito che vuoi utilizzare di default per le fatture ricevute. Questa registrazione è utile perché prevale sul recapito eventualmente scritto dal fornitore nella fattura. Per capire come funzionano i diversi codici consulta la guida su codice SdI e codice destinatario.

6. Creare la prima fattura elettronica

La fattura deve contenere i dati fiscali previsti per l’operazione: numero e data, dati del fornitore e del cliente, descrizione della prestazione o del bene, importi e corretto trattamento fiscale. Il software trasforma questi dati nel file XML conforme alle specifiche tecniche.

Quando il bollo è dovuto, nel file elettronico va indicato correttamente. Nel regime forfettario il bollo da 2 euro ricorre normalmente sulle fatture senza IVA di importo superiore a 77,47 euro quando sussistono i presupposti. Il pagamento del bollo elettronico segue la procedura prevista dall’Agenzia delle Entrate: non è corretto ridurlo alla semplice idea di “comprare una marca da bollo”.

7. Inviare la fattura allo SdI e controllare l’esito

Creare l’XML non basta: la fattura elettronica deve essere trasmessa attraverso il Sistema di Interscambio. L’Agenzia delle Entrate chiarisce che una fattura che, quando obbligatoria, non passa dallo SdI si considera non emessa.

Dopo l’invio devi quindi controllare l’esito. Lo SdI può consegnare il documento, metterlo a disposizione del destinatario oppure scartarlo. Se lo scarta, il PDF eventualmente inviato al cliente non rende valida la fattura: devi correggere l’errore e ritrasmettere il file. Vedi la guida alla fattura elettronica scartata dallo SdI.

8. Cosa succede alla numerazione quando inizi o cambi software

Il passaggio alla fatturazione elettronica non autorizza a creare una numerazione casuale. Le fatture devono mantenere una numerazione progressiva che permetta di identificarle in modo univoco.

Se cambi software durante l’anno, il nuovo gestionale va configurato tenendo conto dell’ultima fattura già emessa. Non devi ricominciare automaticamente da 1 soltanto perché hai cambiato piattaforma. Se utilizzi sezionali diversi, la struttura deve comunque garantire un’identificazione univoca e coerente. Approfondisci nella guida alla numerazione delle fatture.

9. Come ricevere le fatture dei fornitori

Le fatture passive possono essere recapitate alla PEC o al canale associato a un codice destinatario. Se registri preventivamente un indirizzo telematico presso lo SdI, quello diventa il recapito predefinito collegato alla tua Partita IVA.

Se invece non registri e non comunichi alcun recapito, la fattura può essere messa a disposizione nell’area riservata dell’Agenzia delle Entrate secondo le regole previste. Per questo, anche se la registrazione non è una condizione per poter emettere fatture, può semplificare molto la gestione degli acquisti.

10. Conservazione: cosa attivare fin dall’inizio

La fatturazione elettronica non termina con l’invio. Gli XML devono essere conservati con un processo conforme alle regole di conservazione elettronica. Salvare i file sul computer, in una normale cartella cloud o nella casella email è utile come backup, ma non equivale automaticamente alla conservazione a norma.

L’Agenzia delle Entrate offre un servizio gratuito previa adesione; molti software privati includono o integrano un servizio equivalente. È meglio decidere fin dalla prima fattura chi conserverà i documenti. Tutti i dettagli sono nella guida alla conservazione delle fatture elettroniche nel forfettario.

Prestazioni sanitarie: prima di iniziare verifica l’eccezione

Se svolgi un’attività sanitaria, non applicare automaticamente la procedura ordinaria a tutte le fatture. Per le prestazioni sanitarie rese a persone fisiche opera il divieto di trasmissione tramite SdI nei casi previsti dalla disciplina vigente.

Questo divieto riguarda la singola fattura sanitaria verso la persona fisica e non significa che ogni documento emesso da un professionista sanitario debba restare fuori dallo SdI. Prima di configurare il gestionale consulta la guida specifica sulla fatturazione delle prestazioni sanitarie.

Errori da evitare quando passi alla fatturazione elettronica

• cercare una pratica di “abilitazione” che non è necessaria per iniziare a emettere;
• confondere la registrazione del recapito telematico con l’attivazione della fatturazione elettronica;
• comprare un software prima di capire quali funzioni servono davvero;
• lasciare nel gestionale il regime fiscale di un contribuente ordinario invece di RF19;
• confondere codice destinatario, PEC e Codice Univoco della PA;
• considerare il PDF come il documento elettronico trasmesso allo SdI;
• non controllare ricevute e scarti dopo l’invio;
• ripartire da una numerazione errata quando si cambia software;
• salvare i file senza organizzare la conservazione a norma;
• inviare tramite SdI una fattura sanitaria che rientra nel divieto previsto per le prestazioni a persone fisiche.

Fonti ufficiali

• Agenzia delle Entrate - fatturazione elettronica, strumenti gratuiti, recapito e SdI
• D.Lgs. 127/2015 - fatturazione elettronica
• D.L. 36/2022, art. 18 - estensione dell’obbligo ai forfettari

Domande frequenti