Spese di trasferta in fattura nel forfettario: come inserirle nel 2026

Le spese di trasferta nel regime forfettario non vanno inserite tutte allo stesso modo. Se hai anticipato una spesa in nome e per conto del cliente, con documento intestato al cliente, puoi indicarla separatamente come anticipazione esclusa ex articolo 15 con Natura N1. Se invece hotel, treno, taxi, carburante o altre spese sono intestati a te e vengono riaddebitati al cliente, non sono anticipazioni ex articolo 15: nella fattura del forfettario la voce segue normalmente il trattamento N2.2, mentre il suo effetto sul reddito va valutato distinguendo rimborso analitico, rimborso forfettario e tipo di attività.

Dal 2025 la riforma del reddito di lavoro autonomo ha cambiato anche il trattamento dei rimborsi analitici dei professionisti. Per questo la vecchia regola “spesa intestata a me = sempre compenso” oggi è troppo semplice. Serve separare come si compila la fattura da come quella somma concorre al reddito e alla soglia del forfettario.

Spese di trasferta in fattura: schema rapido

Caso	Come indicarlo	Natura	Effetto fiscale
Spesa intestata al cliente, anticipata da te	Rimborso anticipazione in nome e per conto	N1	Fuori compenso se ricorrono davvero i requisiti art. 15
Spesa intestata a te e riaddebitata analiticamente	Voce separata con descrizione della spesa	N2.2 nel forfettario	Per professionisti vale la nuova disciplina art. 54; per i forfettari va applicata con prudenza
Diaria o rimborso forfettario	Voce aggiuntiva alla prestazione	N2.2	Normalmente compenso/ricavo e rileva per la soglia
Spesa sostenuta direttamente dal cliente	Non la riaddebiti	Nessuna voce	Non transita dalla tua fattura

Quando puoi usare N1 per una trasferta

Il codice N1 è corretto solo quando la somma è una vera anticipazione esclusa dalla base imponibile ai sensi dell’articolo 15 del DPR 633/1972. La norma riguarda le somme anticipate in nome e per conto della controparte, purché regolarmente documentate.

La fonte ufficiale è l’articolo 15 del DPR 633/1972 su Normattiva.

Esempio: il cliente ti manda a Roma e concordate che il biglietto ferroviario sia acquistato per suo conto. Se il documento è correttamente intestato al cliente e tu anticipi soltanto il pagamento, puoi riaddebitare esattamente quell’importo come anticipazione ex articolo 15. Nella fattura elettronica la voce viene distinta dal compenso e usa Natura N1.

Hotel, treno o taxi intestati a te: non sono anticipazioni art. 15

Se la fattura dell’hotel, il biglietto del treno o la ricevuta del taxi sono intestati a te, non hai sostenuto la spesa in nome e per conto del cliente. Quindi non puoi trasformarla in una voce N1 semplicemente chiamandola “rimborso spese”.

Nel file XML del contribuente forfettario, il riaddebito che non rientra nell’articolo 15 segue normalmente la Natura N2.2, come le altre somme territorialmente rilevanti fatturate dal forfettario senza applicazione dell’IVA. La qualificazione ai fini del reddito è però una questione separata.

Rimborso analitico: cosa è cambiato dal 2025

Per gli esercenti arti e professioni, il nuovo articolo 54 del TUIR stabilisce che non concorrono al reddito le somme percepite a titolo di rimborso delle spese sostenute per l’esecuzione dell’incarico e addebitate analiticamente al committente.

Il testo vigente è consultabile nell’articolo 54 del TUIR su Normattiva. Questa è una modifica importante rispetto alle vecchie guide che consideravano automaticamente compenso qualsiasi rimborso di una spesa intestata al professionista.

Per chi applica il regime forfettario, tuttavia, l’estensione della neutralità ai fini delle soglie e del reddito va gestita con prudenza, perché il reddito forfettario segue una disciplina speciale basata sul coefficiente di redditività. Se i rimborsi sono elevati o possono incidere sul limite di 85.000 o 100.000 euro, è opportuno documentare in modo rigoroso la natura analitica del riaddebito.

Per il quadro completo e aggiornato consulta la guida sui rimborsi spese nel regime forfettario.

Professionista e ditta individuale: non sono la stessa cosa

La nuova disciplina dell’articolo 54 riguarda il reddito di lavoro autonomo. Un professionista forfettario e una ditta individuale forfettaria non vanno quindi trattati automaticamente nello stesso modo.

Per una ditta individuale, il riaddebito di una trasferta sostenuta a proprio nome resta normalmente un ricavo dell’attività, salvo che si tratti di una vera anticipazione in nome e per conto del cliente. Questa distinzione è particolarmente importante per agenti, artigiani, commercianti e altre attività d’impresa.

Pagamenti tracciabili: quando sono decisivi

Per i professionisti, la disciplina vigente prevede una conseguenza specifica per alcune spese di trasferta sostenute in Italia: i rimborsi relativi a vitto, alloggio, viaggio e trasporto tramite taxi o NCC concorrono al reddito se il pagamento non è stato eseguito con strumenti tracciabili nei casi previsti dalla legge.

La modifica è stata riepilogata anche da FiscoOggi nel dossier sul decreto fiscale 2025. Se vuoi sostenere la neutralità di un rimborso analitico, conserva quindi documento di spesa, collegamento all’incarico, prova del riaddebito e prova del pagamento tracciabile quando richiesta.

Carburante e noleggio auto: come inserirli

Carburante e noleggio auto non diventano automaticamente anticipazioni ex articolo 15. Se il documento è intestato a te, la spesa è tua e il successivo riaddebito va separato dal caso N1.

Se concordi con il cliente il rimborso esatto della spesa e la indichi analiticamente, nella fattura forfettaria la voce può essere esposta separatamente con Natura N2.2; il trattamento reddituale dipende poi dalla tua qualifica di professionista o impresa e dalle regole appena viste. Se invece chiedi una cifra fissa per “benzina e trasferta”, senza collegarla analiticamente ai costi sostenuti, la somma è normalmente un rimborso forfettario e rileva come compenso o ricavo.

Esempio di fattura: consulenza più treno e hotel

Supponiamo che un consulente forfettario debba fatturare:

• 1.000 euro di consulenza;
• 90 euro di treno intestato al professionista;
• 180 euro di hotel intestato al professionista;
• 40 euro di diritti amministrativi intestati al cliente e anticipati dal professionista.

La fattura può riportare il compenso di 1.000 euro con Natura N2.2, due voci separate di rimborso analitico da 90 e 180 euro anch’esse con Natura N2.2 e, separatamente, i 40 euro come anticipazione ex articolo 15 con Natura N1. La diversa Natura IVA non risolve da sola il trattamento reddituale dei 270 euro: per il professionista occorre applicare le regole dell’articolo 54 e, nel forfettario, mantenere la prudenza interpretativa sulle soglie.

Rimborso forfettario o diaria: quando aumenta i ricavi

Una diaria di 100 euro per ogni trasferta, una maggiorazione chilometrica concordata in modo forfettario o una somma fissa “spese viaggio” non sono la stessa cosa di un rimborso analitico supportato da documenti. Nel forfettario queste somme sono normalmente parte del compenso o del ricavo e concorrono anche alla verifica delle soglie del regime.

Se sei vicino ai limiti, consulta anche la guida sui limiti di 85.000 e 100.000 euro nel regime forfettario.

Bollo da 2 euro sulle spese di trasferta

Il bollo non si valuta guardando soltanto la voce “prestazione”. Se la fattura del forfettario contiene somme non assoggettate a IVA e supera la soglia prevista di 77,47 euro, va verificato l’obbligo del bollo elettronico da 2 euro. La presenza di un rimborso spese non elimina automaticamente il bollo.

Per la struttura generale dell’XML, le diciture e il bollo puoi usare come riferimento la guida alla fattura nel regime forfettario.

Errori da evitare

• usare N1 per una spesa intestata al professionista;
• scrivere “rimborso spese” pensando che basti per escludere la somma dal reddito;
• confondere il codice Natura IVA con il trattamento ai fini della soglia forfettaria;
• trattare allo stesso modo professionista e ditta individuale;
• non separare in fattura compenso, rimborso analitico e anticipazione art. 15;
• non conservare documenti e prova del pagamento tracciabile quando richiesta;
• considerare una diaria forfettaria come rimborso analitico;
• dimenticare il bollo quando dovuto.

Domande frequenti