Rimborsi spese nel regime forfettario: quando sono tassati e quando no

Nel regime forfettario non tutti i rimborsi spese hanno lo stesso trattamento fiscale. Bisogna distinguere tre casi: anticipazioni effettuate in nome e per conto del cliente, rimborsi analitici di spese sostenute per l’incarico e rimborsi forfettari o diarie. Solo partendo da questa distinzione si può capire se l’importo entra nel compenso, incide sulla soglia di 85.000 euro e come va indicato in fattura.

La regola più sicura resta quella dell’articolo 15 del DPR 633/1972 per le vere anticipazioni documentate in nome e per conto del cliente. Dal 2025, inoltre, il nuovo articolo 54 del TUIR esclude dal reddito professionale ordinario i rimborsi analitici delle spese sostenute per l’incarico e addebitate puntualmente al committente. Per i contribuenti forfettari, però, al 6 ottobre 2026 non risulta un chiarimento nazionale pubblico dell’Agenzia delle Entrate che abbia eliminato ogni dubbio sull’estensione automatica di questa regola: per importi elevati o vicini alle soglie serve quindi prudenza documentale.

1. I tre tipi di rimborso spese da distinguere

La parola “rimborso” può indicare situazioni fiscalmente molto diverse.

Anticipazione in nome e per conto del cliente

È il caso più lineare: paghi un importo che giuridicamente è a carico del cliente e lo recuperi senza ricarico. Se ricorrono i requisiti dell’articolo 15, la somma non è il tuo compenso.

Rimborso analitico

Sostieni una spesa a tuo nome per svolgere l’incarico e la riaddebiti al cliente in misura puntuale, collegandola a un documento specifico. Dal 2025 l’articolo 54 TUIR la tratta in modo neutrale per il reddito di lavoro autonomo ordinario.

Rimborso forfettario o diaria

È una somma fissa o stimata, non collegata analiticamente a documenti e importi effettivamente sostenuti. In questo caso la somma resta normalmente parte del compenso.

2. Anticipazioni ex articolo 15: quando restano fuori dal compenso

Le anticipazioni effettuate in nome e per conto della controparte, se regolarmente documentate, sono escluse dalla base imponibile IVA dall’articolo 15 del DPR 633/1972.

Conta l’intestazione sostanziale della spesa

Non basta che tu abbia materialmente pagato. La spesa deve essere sostenuta per conto del cliente e risultare riferibile a lui. Diritti, tributi, visure o bolli possono rientrare nel caso, ma solo se la documentazione dimostra che l’onere appartiene al cliente.

Nessun ricarico

Se anticipi 80 euro e ne riaddebiti 100, la differenza di 20 euro non è più un semplice recupero dell’anticipazione. Diventa una componente del corrispettivo.

Per il quadro operativo vedi anche spese per conto del cliente e art. 15.

3. Rimborsi analitici: cosa è cambiato dal 2025

Il nuovo articolo 54, comma 2, lettera b), del TUIR stabilisce che non concorrono al reddito professionale le somme percepite a titolo di rimborso delle spese sostenute per l’esecuzione di un incarico e addebitate analiticamente al committente.

La logica della neutralità

Il professionista ordinario non tassa il rimborso analitico e, simmetricamente, non deduce il costo rimborsato, salvo le eccezioni previste. Il rimborso viene quindi trattato come posta neutrale.

La spesa può essere intestata al professionista

Questo è ciò che distingue il rimborso analitico dalla vera anticipazione ex articolo 15. Nel rimborso analitico il documento può essere intestato al professionista, purché la spesa sia sostenuta per l’incarico e riaddebitata puntualmente al cliente.

4. Questa neutralità vale anche nel forfettario?

Qui bisogna evitare formule assolute. La legge 190/2014 determina il reddito forfettario applicando un coefficiente ai ricavi o compensi incassati, mentre l’articolo 54 disciplina il reddito di lavoro autonomo.

Esiste una lettura favorevole

Parte della dottrina e della prassi professionale ritiene che, se l’articolo 54 qualifica il rimborso analitico come somma che non concorre al reddito professionale, tale esclusione debba valere anche prima dell’applicazione del coefficiente del forfettario.

Manca ancora un chiarimento nazionale pubblico definitivo

Al 6 ottobre 2026 non risulta pubblicato un documento nazionale dell’Agenzia delle Entrate che chiuda espressamente il dubbio per tutti i forfettari. Per questo, soprattutto se i rimborsi sono rilevanti o incidono sul superamento di 85.000 o 100.000 euro, conviene adottare una documentazione rigorosa e valutare il caso concreto.

5. Vitto, alloggio, viaggio, taxi e NCC: serve la tracciabilità

Il DL 84/2025 ha introdotto una regola specifica per determinate spese sostenute nel territorio dello Stato. I rimborsi relativi a vitto, alloggio, viaggio e trasporto con taxi o NCC concorrono al reddito se il pagamento non è effettuato con strumenti tracciabili.

Carta, bonifico o altri mezzi tracciabili

Per sostenere la neutralità prevista dall’articolo 54, il pagamento deve risultare effettuato con versamento bancario o postale oppure con altri strumenti ammessi dalla normativa.

Conserva sia il documento sia la prova del pagamento

Per hotel, treno, taxi e spese analoghe non basta la fattura o ricevuta: è prudente conservare anche la prova del pagamento elettronico.

6. Rimborso forfettario e diaria: quando fanno compenso

Una somma fissa riconosciuta dal cliente per “spese generali”, “trasferta” o “diaria”, senza corrispondenza con documenti analitici, resta normalmente parte del compenso professionale.

Esempio

Compenso 1.500 euro più 200 euro di diaria forfettaria: se i 200 euro non rappresentano una vera anticipazione né un rimborso analitico documentato, il totale economicamente rilevante è normalmente 1.700 euro.

Effetto previdenziale

Se la somma è compenso, può rilevare anche per la base contributiva secondo le regole INPS o della Cassa professionale applicabile.

7. Come indicare le diverse voci in fattura

La fattura deve consentire di capire immediatamente che cosa è compenso e che cosa è rimborso.

Compenso professionale

Indicalo in una voce autonoma, senza mescolarlo con spese o anticipazioni.

Anticipazione ex articolo 15

Usa una descrizione che richiami chiaramente l’anticipazione in nome e per conto del cliente e conserva il documento giustificativo.

Rimborso analitico

Descrivi la spesa riaddebitata e collegala al documento che la prova. Per gli aspetti tecnici su Natura N1, N2.2 e fattura elettronica consulta la guida specifica su IVA e rimborsi spese nel forfettario.

8. Rimborso chilometrico: non trattarlo automaticamente come art. 15

Il rimborso chilometrico per l’uso della propria auto non è normalmente una vera anticipazione in nome e per conto del cliente. È una modalità di riaddebito di un costo sostenuto dal professionista.

Se è forfettario

Una cifra calcolata in modo generico o concordata a forfait resta molto vicina a una componente del compenso.

Se è analitico

Anche quando si usa una tariffa chilometrica documentata, resta opportuno distinguere la disciplina del rimborso analitico dalla disciplina delle anticipazioni ex articolo 15.

Per le spese auto vedi anche spese auto e regime forfettario.

9. Hotel, treno e taxi intestati al professionista

Se hotel, treno o taxi sono intestati a te, non diventano anticipazioni ex articolo 15 solo perché il cliente te li rimborsa.

Riaddebito analitico

Puoi descrivere separatamente la spesa e riaddebitare l’importo effettivo. Per le spese soggette alla nuova regola di tracciabilità devi poter provare anche il pagamento elettronico quando richiesto.

Riaddebito forfettario

Se chiedi invece una cifra standard per la trasferta senza collegarla al costo effettivo, la somma resta normalmente compenso.

10. I rimborsi incidono sulla soglia di 85.000 euro?

Dipende dalla natura della somma.

Anticipazioni art. 15

Non sono compensi e non concorrono alla soglia del regime.

Rimborsi forfettari

Concorrono normalmente ai compensi e quindi rilevano per le soglie.

Rimborsi analitici

La tesi favorevole porta a escluderli anche dalle soglie, ma nel forfettario resta prudente considerare l’assenza di un chiarimento nazionale definitivo. Quando sei vicino ai limiti, la classificazione diventa particolarmente importante.

Per il funzionamento delle soglie consulta limiti del regime forfettario.

11. Principio di cassa: quando rileva l’incasso

Nel forfettario il momento dell’incasso è decisivo per i compensi. Se una somma è qualificata come compenso, rileva nell’anno in cui viene effettivamente percepita.

Rimborso forfettario incassato a gennaio

Se fatturi a dicembre ma il cliente paga il rimborso forfettario insieme al compenso a gennaio, la somma rileva nel nuovo anno secondo il principio di cassa.

Documenta separatamente ciò che non è compenso

Più la fattura e i documenti sono chiari, più è semplice dimostrare che una determinata somma non rappresenta corrispettivo. Per approfondire vedi fatturato o incassato nel forfettario.

12. Esempio completo di fattura con più tipi di spesa

Un consulente fattura 1.500 euro di compenso e sostiene:

• 120 euro di treno pagati con carta e riaddebitati analiticamente;
• 210 euro di hotel pagati con carta e riaddebitati analiticamente;
• 70 euro di diritti anticipati in nome e per conto del cliente;
• 100 euro di diaria fissa.

Come leggere le quattro somme

I 70 euro di diritti possono rientrare nell’articolo 15 se ricorrono i requisiti. I 100 euro di diaria sono normalmente compenso. I 330 euro di treno e hotel rientrano nella nuova disciplina dei rimborsi analitici e richiedono tracciabilità; per il forfettario resta la prudenza interpretativa già descritta.

Il bollo

Il bollo sulla fattura va valutato sul documento complessivo secondo le regole proprie del regime forfettario. Per le modalità operative consulta fatturazione elettronica e bollo nel forfettario.

13. Checklist finale: come evitare errori

Se il cliente paga direttamente la spesa

Quando il committente paga direttamente hotel, biglietti, diritti o altri costi necessari all’incarico, il professionista non incassa alcun rimborso. L’articolo 54 TUIR prevede inoltre che le spese relative all’esecuzione dell’incarico sostenute direttamente dal committente non costituiscano compensi in natura per il professionista. È quindi un flusso diverso sia dall’anticipazione sia dal rimborso analitico: il denaro non transita dal professionista e la documentazione deve mostrare con chiarezza chi ha sostenuto il costo.

Software, dominio e servizi acquistati per il cliente

Se acquisti un dominio, una licenza o un servizio digitale intestato e destinato realmente al cliente, può esserci spazio per una vera anticipazione o per un riaddebito analitico, a seconda di chi risulta acquirente e di come è strutturato il rapporto. Se invece il software è intestato a te, viene utilizzato anche per altri clienti o rimane nella tua disponibilità, il riaddebito diventa molto più simile a un costo della tua attività recuperato attraverso il prezzo. Il caso è approfondito nella guida su software e dominio pagati per il cliente.

Spese sostenute all’estero

La regola speciale sulla tracciabilità introdotta dal DL 84/2025 è formulata per le spese di vitto, alloggio, viaggio e taxi/NCC sostenute nel territorio dello Stato. Questo non significa che una spesa estera diventi automaticamente neutrale: restano necessari il collegamento con l’incarico, il riaddebito analitico e la corretta documentazione. La distinzione territoriale incide sulla specifica condizione di tracciabilità prevista dalla norma, non sulla necessità generale di provare natura e importo del rimborso.

Se il cliente non rimborsa la spesa

Nel regime ordinario l’articolo 54-ter disciplina anche i casi in cui la spesa riaddebitata non viene effettivamente rimborsata, prevedendo specifiche condizioni per la deducibilità. Nel regime forfettario questa simmetria non funziona allo stesso modo perché i costi non vengono dedotti analiticamente. È un ulteriore motivo per cui l’estensione della nuova neutralità ai forfettari va trattata con cautela e non con formule automatiche.

Quando il rimborso può incidere sull’uscita immediata a 100.000 euro

Se una somma viene qualificata come compenso e ti porta oltre 100.000 euro di ricavi o compensi percepiti nell’anno, la conseguenza può essere molto più rilevante del semplice superamento della soglia ordinaria di 85.000 euro. Per questo, quando il rimborso è elevato e sei vicino ai limiti, la classificazione dovrebbe essere verificata prima dell’emissione della fattura e non soltanto a dichiarazione già predisposta.

1. separa compenso, anticipazioni e rimborsi;
2. verifica se la spesa è realmente sostenuta in nome e per conto del cliente;
3. non usare l’articolo 15 per hotel, treni o altri costi intestati a te senza i requisiti;
4. per i rimborsi analitici conserva documento, collegamento all’incarico e prova del pagamento;
5. usa strumenti tracciabili per le spese soggette alla regola specifica;
6. non considerare automaticamente esclusa una diaria o una somma forfettaria;
7. controlla l’impatto sulle soglie 85.000/100.000 euro;
8. mantieni distinta la guida generale dalla corretta Natura IVA in fattura;
9. se il rimborso è rilevante per la permanenza nel regime, valuta il caso con particolare prudenza.

Fonti normative principali

Le fonti centrali sono l’articolo 15 DPR 633/1972 e la disciplina dell’articolo 54 TUIR come modificata dalla riforma del lavoro autonomo e dal DL 84/2025 convertito.

In sintesi: le anticipazioni vere restano il caso più sicuro di esclusione; i rimborsi forfettari restano normalmente compensi; i rimborsi analitici sono diventati fiscalmente neutrali nel lavoro autonomo ordinario dal 2025, mentre per il forfettario è corretto mantenere una posizione prudente finché non interviene un chiarimento nazionale pubblico definitivo.