Un contratto con il cliente non serve soltanto quando nasce un problema. Per un freelance o professionista in regime forfettario serve soprattutto a chiarire prima dell’inizio del lavoro cosa è incluso, quanto costa, quando si paga, quante revisioni sono comprese e cosa succede se il progetto cambia o il cliente interrompe l’incarico.
Il regime fiscale non modifica le regole civilistiche del rapporto con il cliente: il contratto resta un accordo tra le parti. Il forfettario incide invece sulla fatturazione, sul momento in cui gli incassi diventano fiscalmente rilevanti e sulla sostenibilità economica del compenso.
Preventivo e contratto non sono la stessa cosa
Il preventivo professionale descrive normalmente attività, prezzo e condizioni economiche. Il contratto disciplina in modo più completo il rapporto: obblighi delle parti, tempi, revisioni, recesso, ritardi, proprietà dei materiali e gestione delle variazioni.
In molti casi un preventivo molto dettagliato, accettato espressamente dal cliente, può già costituire la base contrattuale. Quando però il progetto è complesso, dura mesi o coinvolge somme importanti, è più prudente avere condizioni contrattuali chiare e separate.
Le 10 clausole che dovrebbero essere valutate
- oggetto dell’incarico;
- attività incluse ed escluse;
- compenso e modalità di calcolo;
- acconto, rate e saldo;
- tempi di consegna;
- revisioni e richieste extra;
- obblighi di collaborazione del cliente;
- recesso e sospensione;
- ritardi di pagamento;
- proprietà e utilizzo dei materiali consegnati.
Non tutte servono nello stesso modo per ogni professione. La struttura va adattata al tipo di servizio e alle eventuali regole professionali o deontologiche applicabili.
1. Oggetto dell’incarico: evitare formule troppo generiche
Scrivere semplicemente “consulenza”, “gestione social” o “realizzazione sito” lascia troppo spazio a interpretazioni. L’oggetto dovrebbe indicare cosa stai effettivamente consegnando.
Per esempio: “analisi iniziale, due call, documento finale di 20-30 pagine e una revisione entro 10 giorni dalla consegna” è molto più chiaro di “consulenza strategica completa”.
Più il servizio è misurabile, meno è probabile che il cliente ritenga comprese attività che tu consideravi extra.
2. Attività incluse ed escluse
La clausola sulle esclusioni è una delle più utili. Puoi indicare espressamente ciò che non è compreso: trasferte, acquisto immagini, sviluppo aggiuntivo, traduzioni, riunioni extra, assistenza oltre un certo periodo, campagne pubblicitarie o interventi di terzi.
Questo riduce lo scope creep, cioè l’espansione progressiva del lavoro senza un corrispondente aumento del compenso.
3. Compenso: prezzo fisso, tariffa oraria o pacchetto
Il contratto dovrebbe spiegare come viene determinato il compenso. Puoi usare un prezzo fisso, una tariffa oraria, un canone mensile o un pacchetto.
Se il prezzo è fisso, chiarisci cosa accade quando il perimetro cambia. Se lavori a ore, indica come vengono rilevate e quando vengono rendicontate. Se usi pacchetti, definisci durata, quantità incluse e cosa succede alle prestazioni non utilizzate.
Il compenso deve inoltre restare coerente con il tuo listino prezzi e con il margine minimo sostenibile.
4. Acconto, rate e saldo
Un contratto può prevedere, per esempio, 30% all’accettazione, 40% a metà progetto e 30% alla consegna. Non esiste una percentuale universale: dipende da durata, rischio, anticipo di costi e potere contrattuale.
L’acconto riduce il rischio di lavorare a lungo senza incassare e finanzia eventuali costi iniziali. Se il progetto richiede collaboratori o fornitori esterni, il calendario dei pagamenti dovrebbe essere costruito anche sulla base delle uscite previste.
5. Quando fatturare l’acconto nel forfettario
Nel regime forfettario conta il principio di cassa: ai fini del reddito rilevano in generale i compensi percepiti. Il fatto che un pagamento sia chiamato “acconto” non lo rende fiscalmente irrilevante.
Per questo contratto, fattura e incasso devono essere coordinati correttamente. Se vuoi approfondire l’effetto dei mancati pagamenti, consulta la guida sulle fatture non incassate nel forfettario.
6. Tempi di consegna e ritardi del cliente
Non basta indicare “consegna entro 30 giorni”. È utile specificare da quando decorre il termine: accettazione, ricezione dell’acconto, consegna dei materiali o completamento del briefing.
Se il cliente deve fornire testi, accessi, dati o approvazioni, il contratto può prevedere che i termini restino sospesi o vengano prorogati quando queste informazioni arrivano in ritardo.
In questo modo eviti di risultare formalmente in ritardo per una causa che dipende dal cliente.
7. Revisioni: quante sono comprese?
Una clausola semplice può indicare “sono incluse due revisioni sul materiale consegnato; le richieste ulteriori sono quotate separatamente”. La parola “revisione” andrebbe però definita.
Correggere un testo o spostare un elemento non equivale necessariamente a cambiare completamente strategia, concept o struttura del progetto. Le modifiche sostanziali dovrebbero essere trattate come nuova attività.
8. Extra e variazioni dell’incarico
Quando il cliente chiede qualcosa che non era previsto, la procedura migliore è formalizzare la variazione prima di eseguirla. Puoi prevedere che ogni attività extra richieda approvazione scritta del relativo costo e dell’eventuale nuovo termine di consegna.
Questo evita la situazione tipica in cui l’extra viene svolto e il prezzo viene discusso soltanto alla fine.
9. Recesso del cliente e lavoro già eseguito
Per le prestazioni d’opera intellettuale il Codice civile disciplina il contratto professionale e il recesso del cliente. In particolare, l’articolo 2237 prevede regole sul recesso e sul compenso per l’opera svolta.
Nel contratto conviene quindi chiarire in anticipo cosa accade se il cliente interrompe il progetto: attività già completate, costi sostenuti, materiali acquistati e somme già maturate.
Una clausola non può eliminare norme inderogabili o diritti previsti dalla legge, ma può ridurre le ambiguità operative.
10. Sospensione del lavoro per mancato pagamento
Nei progetti lunghi può essere utile prevedere che, in caso di mancato pagamento di una rata scaduta, il professionista possa sospendere le attività fino alla regolarizzazione, con conseguente slittamento dei tempi.
La clausola deve essere formulata in modo proporzionato e coerente con il tipo di rapporto. È particolarmente utile nei contratti continuativi, dove continuare a lavorare per mesi senza incasso può generare un’esposizione crescente.
Ritardi di pagamento nei rapporti B2B
Il D.Lgs. 231/2002 disciplina i ritardi di pagamento nelle transazioni commerciali. Nelle operazioni che rientrano nel suo ambito, gli interessi moratori seguono regole specifiche e il tasso di riferimento viene aggiornato periodicamente.
Per un freelance che lavora con imprese o altri professionisti è quindi utile non limitarsi a scrivere “pagamento 30 giorni”, ma indicare con precisione data di scadenza e modalità.
Cliente privato online: attenzione al diritto di recesso
Se il cliente è un consumatore e il contratto viene concluso a distanza o fuori dai locali commerciali, può applicarsi il Codice del consumo. L’articolo 52 prevede in generale 14 giorni per il recesso nei contratti a distanza, salvo eccezioni e regole specifiche.
Se il cliente chiede che il servizio inizi durante il periodo di recesso, il Codice del consumo prevede specifici adempimenti; l’articolo 59 disciplina inoltre i casi in cui, dopo la completa esecuzione alle condizioni previste, il diritto di recesso può essere escluso.
Questa parte va gestita con particolare attenzione nei servizi venduti online a privati.
Proprietà dei file e diritto di utilizzo
Per grafici, designer, sviluppatori, fotografi, consulenti e creator è importante chiarire cosa viene trasferito al cliente: file finali, file sorgenti, licenze, codici, template, fotografie o materiali preesistenti.
Il pagamento del compenso non significa automaticamente che ogni materiale utilizzato durante il lavoro debba essere consegnato o ceduto senza limiti. Le clausole vanno adattate alla normativa sul diritto d’autore e al tipo di opera.
Collaboratori e subfornitori
Se prevedi di utilizzare colleghi esterni, valuta se indicarlo nel contratto e chiarisci chi resta responsabile verso il cliente. Per le prestazioni d’opera intellettuale, l’articolo 2232 del Codice civile consente al prestatore di avvalersi di sostituti e ausiliari nei limiti compatibili con contratto, usi e natura della prestazione.
Dal punto di vista economico, inoltre, il costo del collega deve essere già incorporato nel prezzo. La guida su collega freelance e fatturazione spiega cosa entra nei ricavi del forfettario.
Sconti e condizioni contrattuali
Se concedi uno sconto, indica perché e a quali condizioni: pagamento anticipato, volume minimo, durata annuale, rinnovo o riduzione del perimetro. In questo modo lo sconto non diventa automaticamente il nuovo prezzo di riferimento per ogni futuro incarico.
Per valutare l’effetto economico puoi usare la guida su sconti e promozioni nel forfettario.
Checklist prima di firmare
- oggetto dell’incarico definito;
- deliverable misurabili;
- attività escluse indicate;
- prezzo e modalità di calcolo chiari;
- acconto, rate e saldo con date precise;
- tempi legati anche agli obblighi del cliente;
- numero di revisioni definito;
- procedura per extra e variazioni;
- regole su recesso e sospensione;
- gestione dei ritardi di pagamento;
- proprietà e utilizzo dei materiali;
- eventuali regole B2C verificate se il cliente è consumatore.
Domande frequenti
Serve sempre un contratto scritto?
Non ogni rapporto richiede necessariamente una forma scritta per essere valido, salvo i casi in cui la legge la impone. Tuttavia un documento scritto riduce drasticamente le contestazioni su attività, prezzo, tempi e responsabilità.
Posso chiedere un acconto del 50%?
In molti rapporti professionali può essere concordato, se coerente con il servizio e accettato dal cliente. La percentuale va valutata in base a durata, costi anticipati e rischio della commessa.
Posso sospendere il lavoro se il cliente non paga?
Può essere opportuno disciplinare contrattualmente la sospensione in caso di mancato pagamento, ma la clausola va adattata al rapporto concreto e non deve contrastare con norme inderogabili.
Se il cliente chiede un’attività extra devo farla?
No, se è fuori dal perimetro concordato puoi quotarla separatamente. È consigliabile ottenere l’approvazione del nuovo prezzo prima di iniziare.
Il contratto cambia perché sono in regime forfettario?
No. Il regime forfettario è una disciplina fiscale. Il contratto resta regolato dalle norme civilistiche e, quando applicabile, dal Codice del consumo e dalle regole specifiche della professione.
Fonti ufficiali
- Codice civile — R.D. 262/1942, artt. 2230 e seguenti
- D.Lgs. 231/2002 — ritardi di pagamento nelle transazioni commerciali
- D.Lgs. 206/2005 — Codice del consumo
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