Collega freelance nel forfettario: chi fattura al cliente e cosa entra nel fatturato

Se un cliente ti affida un progetto da 10.000 euro e tu coinvolgi un collega freelance che ti fattura 4.000 euro, puoi fatturare al cliente l’intero progetto. Ma nel regime forfettario i 10.000 euro incassati restano, in linea generale, tuoi ricavi o compensi rilevanti: il costo di 4.000 euro del collega non si sottrae analiticamente dal reddito imponibile.

Questo è il punto decisivo. Nel forfettario il reddito fiscale non nasce dalla differenza tra fatturato e costi effettivi, ma dall’applicazione del coefficiente di redditività. Perciò una commessa può essere economicamente poco conveniente anche quando produce molto fatturato, se il costo del collega assorbe una parte troppo elevata del prezzo pagato dal cliente.

Se il collega fattura a te e tu fatturi tutto al cliente

È lo schema più semplice da capire. Il rapporto con il cliente è tuo: prometti il risultato complessivo, coordini il progetto e fatturi l’intero compenso. Il collega lavora per te come professionista autonomo e ti emette la propria fattura per la parte affidata.

Se il cliente ti paga 10.000 euro e il collega ti fattura 4.000 euro, i 10.000 euro rappresentano il tuo incasso. I 4.000 euro sono un costo reale della commessa, ma nel forfettario non vengono dedotti uno per uno dal reddito fiscale.

Esempio: progetto da 10.000 euro con collega da 4.000 euro

Immaginiamo un professionista con coefficiente di redditività del 78%.

• fattura al cliente: 10.000 €;
• costo del collega: 4.000 €;
• margine finanziario prima di altre spese: 6.000 €;
• reddito forfettario lordo: 10.000 × 78% = 7.800 €.

Il Fisco non prende i 10.000 euro e sottrae i 4.000 euro pagati al collega. Applica invece il coefficiente ai ricavi o compensi rilevanti. Da quel reddito forfettario potranno poi essere dedotti i contributi previdenziali obbligatori secondo le regole applicabili, prima del calcolo dell’imposta sostitutiva.

Questo significa che margine economico e reddito fiscale possono essere molto diversi. È proprio per questo che, prima di accettare una commessa con molto lavoro esterno, bisogna calcolare il margine reale.

Il collega può fatturare direttamente al cliente?

Sì, se il rapporto economico è realmente strutturato in questo modo. Per esempio, tu puoi fatturare al cliente la tua consulenza e il collega può fatturare direttamente al cliente la propria prestazione specialistica.

In questo schema ciascun professionista ha un rapporto diretto con il cliente per la propria parte di lavoro. Tu non incassi il compenso del collega e quindi quella somma non entra nel tuo fatturato.

Non basta però cambiare formalmente l’intestazione della fattura per trasformare un tuo costo in un costo del cliente. Contratto, responsabilità, prestazione effettiva e flussi finanziari devono essere coerenti con la struttura scelta.

Quando si può parlare davvero di anticipazione in nome e per conto del cliente

Le anticipazioni escluse dalla base imponibile ai sensi dell’articolo 15 del DPR 633/1972 sono una fattispecie specifica. Devono essere sostenute in nome e per conto del cliente e regolarmente documentate. FiscoOggi ricorda che, in questi casi, il documento di spesa deve essere intestato al cliente.

Questa regola non consente di qualificare automaticamente come “anticipazione” il compenso dovuto a un collega che lavora per realizzare una parte del tuo incarico. Se il collega è un tuo subfornitore e fattura a te, il suo compenso resta normalmente un tuo costo di commessa.

Il limite di 20.000 euro riguarda ogni freelance esterno?

No, non automaticamente. Il comma 54, lettera b), della Legge 190/2014 prevede un limite di 20.000 euro lordi per specifiche spese di lavoro: lavoro dipendente, lavoro accessorio, determinate collaborazioni e altre fattispecie espressamente indicate dalla norma.

La semplice fattura ricevuta da un professionista autonomo realmente indipendente, titolare della propria Partita IVA, non va equiparata senza analisi a una collaborazione coordinata o a lavoro dipendente. La natura reale del rapporto conta.

Per il quadro generale sulle diverse forme di collaborazione puoi leggere anche posso avere collaboratori in regime forfettario?.

Quando il rapporto con il collega rischia di non essere davvero autonomo

Il fatto che il collega abbia Partita IVA non risolve da solo ogni problema. Se lavori stabilmente con una persona imponendo orari, modalità operative, presenza, direttive continue e controllo tipico di un rapporto subordinato, la qualificazione del rapporto va verificata con attenzione.

Per un vero freelance esterno, invece, devono emergere autonomia organizzativa, responsabilità della propria prestazione e un rapporto professionale coerente con il contratto.

Come calcolare il prezzo minimo della commessa

Il prezzo da proporre al cliente dovrebbe partire dal costo esterno e dal margine che vuoi ottenere. Se il collega costa 4.000 euro, fatturare 5.000 euro al cliente significa lasciarti soltanto 1.000 euro prima del tuo tempo, delle altre spese, dei contributi e dell’imposta.

Una valutazione più utile è questa:

1. stima il costo certo del collega;
2. attribuisci un valore alle tue ore di coordinamento e lavoro diretto;
3. aggiungi gli altri costi reali della commessa;
4. definisci il margine minimo desiderato;
5. verifica il reddito forfettario generato dall’intero incasso;
6. stima contributi e imposta;
7. controlla che il margine finale sia ancora adeguato.

Per una simulazione fiscale puoi usare il nostro calcolatore tasse regime forfettario.

Esempio: progetto da 5.000 euro con costo esterno di 2.000 euro

Con un progetto da 5.000 euro e un collega che costa 2.000 euro, il margine finanziario iniziale è 3.000 euro. Con coefficiente 78%, però, il reddito forfettario lordo è 3.900 euro.

Questo non significa che pagherai imposta direttamente su 3.900 euro senza altre rettifiche: vanno considerate le regole previdenziali e la deduzione dei contributi obbligatori. Ma mostra bene il problema economico: il costo reale del collega non riduce direttamente la base forfettaria.

Quando una rete di collaboratori può rendere meno conveniente il forfettario

Una singola collaborazione occasionale può essere perfettamente sostenibile. Il problema nasce quando una parte crescente del fatturato viene girata a terzi. Se fatturi 80.000 euro ma 35.000 o 40.000 euro servono sistematicamente per pagare professionisti esterni, il margine reale può diventare molto più basso di quello presunto dal coefficiente.

In quel caso ha senso confrontare il forfettario con un regime in cui i costi fiscalmente ammessi vengono considerati analiticamente. Per il confronto generale puoi leggere regime forfettario o ordinario: quale conviene.

Contratto con il cliente: chiarire subito chi fa cosa

Quando il progetto coinvolge più professionisti è utile chiarire nel contratto:

• chi è il referente unico del cliente;
• quali attività puoi affidare a terzi;
• chi risponde del risultato finale;
• come sono gestiti dati riservati e privacy;
• chi fattura ciascuna prestazione;
• come vengono gestite modifiche, ritardi e attività extra;
• se il prezzo include già il costo dei collaboratori.

La struttura contrattuale deve riflettere il modello reale: subfornitura a tuo carico oppure rapporti distinti tra cliente e singoli professionisti.

Domande frequenti

Se il collega mi fattura 3.000 euro posso sottrarli dal mio fatturato?

No. Se tu fatturi e incassi l’intero progetto dal cliente, il costo del collega non riduce il fatturato incassato. Nel forfettario il reddito è determinato applicando il coefficiente di redditività.

È meglio far fatturare il collega direttamente al cliente?

Può essere una soluzione valida se il collega presta realmente un servizio diretto al cliente e i rapporti contrattuali sono coerenti. Non va usata come semplice artificio per spostare un tuo costo.

Una fattura di un freelance con Partita IVA conta sempre nel limite dei 20.000 euro?

No. Il limite riguarda le specifiche tipologie di spesa di lavoro indicate dalla Legge 190/2014. La posizione di un professionista autonomo esterno va distinta da dipendenti, co.co.co. e rapporti assimilati.

Posso considerare il compenso del collega una spesa anticipata articolo 15?

Solo se ricorrono davvero i requisiti delle anticipazioni effettuate in nome e per conto del cliente e regolarmente documentate. Un normale subfornitore che fattura a te non diventa automaticamente un’anticipazione articolo 15.

Come capisco se la commessa conviene?

Confronta prezzo al cliente, costo del collega, tue ore, altri costi, reddito forfettario, contributi e imposta. Il dato da guardare è il margine finale, non soltanto il fatturato.

Fonti ufficiali

• Legge 190/2014, articolo 1, comma 54 — Normattiva
• DPR 633/1972, articolo 15 — Normattiva
• FiscoOggi — anticipazioni effettuate in nome e per conto del cliente