Posso avere collaboratori in regime forfettario?

Sì, chi è in regime forfettario può lavorare con collaboratori. Bisogna però distinguere tra professionista esterno con propria Partita IVA, dipendente, co.co.co. e lavoro autonomo occasionale: non seguono le stesse regole e il limite dei 20.000 euro non si applica automaticamente a qualunque fattura ricevuta.

La domanda da cui nasce questa guida è pratica: ho una Partita IVA forfettaria e sto pensando di farmi aiutare da un collaboratore, posso farlo e come devo muovermi? Vediamo le regole aggiornate al 2026 e soprattutto come valutare la convenienza economica, perché nel forfettario i costi reali non si deducono analiticamente dal reddito.

Collaboratori nel regime forfettario: risposta in breve

• Puoi lavorare con altri professionisti titolari di Partita IVA.
• Puoi assumere dipendenti e utilizzare le forme di collaborazione previste dalla legge.
• Il requisito dei 20.000 euro lordi riguarda le specifiche spese di lavoro indicate dall’articolo 1, comma 54, lettera b), della legge 190/2014.
• Una normale fattura ricevuta da un professionista autonomo esterno non va automaticamente trattata come spesa di personale ai fini di quella soglia.
• Il costo del collaboratore non riduce analiticamente il reddito forfettario: il reddito fiscale continua a essere determinato applicando il coefficiente di redditività.

Professionista esterno con propria Partita IVA

È il caso tipico del freelance che affida una parte di un progetto a un altro autonomo: grafico, copywriter, sviluppatore, consulente, tecnico o altro professionista. Il collaboratore organizza autonomamente il proprio lavoro ed emette fattura per la prestazione.

La fattura ricevuta rappresenta un costo reale dell’attività, ma nel regime forfettario non viene normalmente sottratta dai ricavi per determinare il reddito imponibile. Inoltre, una prestazione realmente autonoma acquistata da un professionista esterno non coincide automaticamente con le collaborazioni e le spese di personale richiamate dal limite dei 20.000 euro: conta la natura concreta del rapporto.

Dipendente e collaborazione coordinata e continuativa

Il titolare di Partita IVA forfettaria può assumere un dipendente. In questo caso entrano in gioco contratto, busta paga, contributi, assicurazione e gli altri obblighi del datore di lavoro. Le relative spese rientrano tra quelle da considerare per il requisito dei 20.000 euro lordi.

Una collaborazione coordinata e continuativa non è la stessa cosa di una prestazione resa da un professionista esterno pienamente autonomo. Il rapporto è più strutturato e può comportare obblighi previdenziali specifici in Gestione Separata INPS. Anche questa categoria è richiamata dalla norma che disciplina il limite delle spese di lavoro nel forfettario.

Per l’aspetto specifico dell’assunzione puoi leggere anche la guida sui dipendenti e collaboratori nel regime forfettario.

Lavoro autonomo occasionale: attenzione ai 5.000 euro

Il lavoro autonomo occasionale va distinto sia dal lavoro subordinato sia dalle Prestazioni di lavoro occasionali gestite tramite gli strumenti INPS. Per il lavoro autonomo occasionale, i primi 5.000 euro annui costituiscono una franchigia ai fini dell’obbligo contributivo alla Gestione Separata: non sono un tetto fiscale generale oltre il quale la prestazione diventa automaticamente vietata.

Le Prestazioni di lavoro occasionali gestite attraverso il portale INPS hanno invece limiti economici propri per prestatore e utilizzatore. Prima di scegliere questa forma è quindi importante identificare correttamente il rapporto.

Limite di 20.000 euro: cosa comprende davvero

La legge 190/2014 stabilisce che, per applicare il regime forfettario, nell’anno precedente non devono essere state sostenute spese superiori a 20.000 euro lordi per le categorie di lavoro indicate dalla norma: lavoro accessorio, lavoratori dipendenti, collaborazioni richiamate dall’articolo 50 del TUIR e altre specifiche prestazioni di lavoro.

Non è corretto trasformare questa soglia nella regola “qualsiasi persona che mi aiuta non può costarmi più di 20.000 euro”. Una fattura emessa da un vero professionista esterno con propria Partita IVA, organizzato autonomamente e incaricato per una prestazione professionale, è diversa da una retribuzione da dipendente o da una collaborazione assimilata. Se però il rapporto è solo formalmente autonomo e nella sostanza presenta caratteristiche diverse, la qualificazione deve essere verificata.

Consulta il testo vigente dell’articolo 1, comma 54, della legge 190/2014 su Normattiva.

Cosa succede se superi 20.000 euro

Il requisito viene verificato guardando all’anno precedente. Se nel 2026 superi il limite rilevante di 20.000 euro, il problema riguarda quindi l’applicazione del regime nel 2027. Non è la stessa regola prevista per il superamento di 100.000 euro di ricavi o compensi, che può determinare l’uscita immediata dal forfettario nello stesso anno.

Il costo del collaboratore si può dedurre?

Di regola no, non in modo analitico. Nel regime forfettario il reddito fiscale viene determinato applicando ai ricavi o compensi il coefficiente di redditività previsto per l’attività. Il sistema presume quindi una quota di costi e non consente normalmente di sottrarre una per una le fatture ricevute per software, affitti, consulenze o collaboratori.

Approfondisci nella pagina dedicata a spese e compensi per collaboratori nel forfettario.

Esempio: progetto da 5.000 euro con collaboratore da 2.000 euro

Supponiamo che un professionista acquisisca un incarico da 5.000 euro e affidi una parte del lavoro a un professionista esterno per 2.000 euro. Il margine finanziario prima di altri costi, imposte e contributi è 3.000 euro.

Se l’attività ha un coefficiente di redditività del 78%, il reddito forfettario teorico parte invece da 3.900 euro, cioè 5.000 × 78%. I 2.000 euro pagati al collaboratore non vengono sottratti analiticamente da quel reddito fiscale.

Per questo un progetto può apparire conveniente guardando soltanto al fatturato e diventare poco redditizio quando si considerano costo del collaboratore, contributi previdenziali, imposta sostitutiva, software, assicurazioni e tempo di coordinamento. Per una simulazione fiscale puoi usare il nostro calcolatore delle tasse nel regime forfettario.

Come fissare il prezzo quando lavori con un collaboratore

Un errore frequente è prendere il costo del collaboratore e aggiungere una piccola maggiorazione. Il prezzo al cliente dovrebbe coprire almeno tre componenti: il lavoro acquistato all’esterno, il tuo lavoro di coordinamento e responsabilità e il margine necessario a sostenere tasse, contributi e altri costi.

Contratto, responsabilità e privacy

Quando il rapporto è continuativo o riguarda attività rilevanti, un accordo scritto è consigliabile. Dovrebbe chiarire oggetto dell’incarico, compenso, tempi, modalità di consegna, revisioni, responsabilità, riservatezza e gestione dei materiali prodotti.

Se il collaboratore accede a dati personali, documenti, credenziali o informazioni dei clienti, vanno inoltre valutati gli obblighi privacy e i ruoli previsti dalla normativa. Il fatto di essere in regime forfettario non semplifica automaticamente gli obblighi contrattuali o di protezione dei dati.

Quando il forfettario può diventare poco conveniente con molti collaboratori

Il vero limite economico può arrivare prima del limite fiscale. Se una parte crescente del fatturato viene assorbita da professionisti esterni, dipendenti, software, affitti o altre spese, il reddito determinato forfettariamente può allontanarsi molto dal margine reale dell’attività.

In questi casi bisogna confrontare il regime forfettario con un regime che consenta la deduzione analitica dei costi. Non esiste una percentuale universale oltre la quale conviene cambiare regime: dipende da coefficiente di redditività, previdenza, aliquota dell’imposta sostitutiva, costi effettivi e prospettive di crescita.

Checklist prima di inserire un collaboratore

1. Definisci la natura reale del rapporto: autonomo, dipendente, co.co.co. o occasionale.
2. Verifica se il compenso rientra o meno nel limite dei 20.000 euro previsto dal comma 54.
3. Calcola il margine del progetto dopo il costo reale del collaboratore.
4. Ricorda che il costo non riduce automaticamente il reddito forfettario.
5. Metti per iscritto attività, compenso, tempi e responsabilità.
6. Valuta privacy, accesso ai dati e autorizzazioni necessarie.
7. Controlla periodicamente se il forfettario resta conveniente.

Domande frequenti

Un forfettario può avere più collaboratori?

Sì. Non esiste un numero massimo generale di collaboratori. Bisogna però rispettare le regole previste per ciascun rapporto e verificare il limite economico delle spese di lavoro che rientrano nel comma 54.

Le fatture di un freelance con Partita IVA rientrano sempre nei 20.000 euro?

No, non automaticamente. La norma richiama categorie precise di lavoro e collaborazione. Una prestazione professionale realmente autonoma acquistata da un soggetto esterno con propria Partita IVA va distinta dalle collaborazioni assimilate al lavoro dipendente.

Posso dedurre la fattura del collaboratore dal reddito forfettario?

Normalmente no. Il reddito è determinato con il coefficiente di redditività e non sottraendo analiticamente le singole spese sostenute.

La soglia di 5.000 euro della prestazione occasionale è un limite massimo?

Non per il lavoro autonomo occasionale in senso generale: i 5.000 euro rappresentano la franchigia annua ai fini dell’obbligo contributivo alla Gestione Separata. Le Prestazioni di lavoro occasionali gestite dall’INPS hanno invece propri limiti specifici.

Fonti ufficiali

• Legge 190/2014 — Normattiva
• INPS — contributi dei lavoratori autonomi occasionali
• INPS — Gestione Separata, aliquote 2026