Dipendenti e collaboratori nel forfettario: limite 20.000 € e regole 2026

Sì: nel regime forfettario puoi assumere dipendenti e puoi lavorare con collaboratori. Il punto decisivo è non confondere rapporti molto diversi tra loro. Per restare nel forfettario, nel 2026 devi rispettare il limite di 20.000 euro lordi annui per le specifiche spese di lavoro indicate dalla legge; non tutte le fatture ricevute da professionisti esterni rientrano automaticamente in quel tetto.

Quindi la domanda “posso assumere dipendenti o collaboratori nel regime forfettario?” ha una risposta positiva, ma va completata così: puoi farlo, però devi scegliere il rapporto corretto, controllare il limite di spesa rilevante e ricordare che nel forfettario il costo del personale non si deduce analiticamente dal reddito imponibile.

Dipendenti e collaboratori nel forfettario: cosa dice davvero il limite di 20.000 euro

La disciplina del regime forfettario prevede che, nell’anno precedente, le spese rilevanti per lavoro non superino complessivamente 20.000 euro lordi. Il riferimento è l’articolo 1, comma 54, lettera b), della Legge 190/2014.

La norma richiama in particolare:

• lavoro accessorio;
• lavoratori dipendenti;
• collaboratori rientranti nelle categorie richiamate dal TUIR;
• utili corrisposti agli associati con apporto di solo lavoro;
• prestazioni di lavoro dei familiari nelle fattispecie previste dalla norma.

Il limite quindi non va letto come “20.000 euro per qualunque persona che collabora con te”. La qualificazione giuridica del rapporto viene prima del nome che usi nel linguaggio quotidiano.

Un freelance con Partita IVA rientra sempre nei 20.000 euro?

No, non automaticamente. Se acquisti una vera prestazione professionale da un altro autonomo che opera con una propria Partita IVA e ti emette fattura per un servizio realmente indipendente, quella fattura non coincide per il solo fatto di chiamarlo “collaboratore” con le categorie di lavoro dipendente o assimilato richiamate dal limite dei 20.000 euro.

Questo è uno dei punti sui quali molte guide online semplificano troppo. Un grafico freelance, un avvocato, un consulente IT o un’agenzia esterna possono essere semplici fornitori di servizi, non collaboratori assimilati al lavoro dipendente.

Naturalmente non basta aprire una Partita IVA per trasformare qualsiasi rapporto in lavoro autonomo: se nella pratica la persona lavora con vincolo di subordinazione, orari imposti, inserimento stabile nella tua organizzazione e assenza di reale autonomia, il rapporto può essere riqualificato.

Dipendente, co.co.co., occasionale e freelance: non sono la stessa cosa

Tipo di rapporto	Può essere usato nel forfettario?	Rilevanza per i 20.000 €
Dipendente	Sì	Sì, rientra nel limite
Co.co.co.	Sì	Rileva secondo le categorie richiamate dalla norma
Prestazione autonoma occasionale	Possibile solo se realmente occasionale	Va distinta dalle categorie assimilate; non va sommata automaticamente
Freelance con propria Partita IVA	Sì	Non entra automaticamente nel tetto solo perché è un collaboratore esterno
Impresa/agenzia fornitrice	Sì	Normalmente è un costo di servizio, non spesa di lavoro dipendente

La vera domanda quindi non è “come lo chiamo?”, ma che tipo di rapporto esiste davvero e in quale categoria fiscale e lavoristica rientra.

Cosa succede se superi i 20.000 euro

Il superamento del limite non comporta normalmente l’uscita immediata nello stesso giorno. Poiché il requisito viene verificato con riferimento all’anno precedente, se nel 2026 sostieni spese rilevanti per lavoro superiori a 20.000 euro, il problema si riflette sull’applicazione del regime nel 2027.

In altre parole, puoi chiudere il 2026 ancora in forfettario, ma dall’anno successivo non potrai continuare a usarlo se il requisito non è rispettato.

Esempio: dipendente part-time da 16.000 euro e co.co.co. da 3.000 euro

Supponiamo che nel 2026 tu abbia:

• spese rilevanti per un dipendente part-time: 16.000 euro;
• compenso rilevante per una co.co.co.: 3.000 euro.

Il totale è 19.000 euro. Se le due voci rientrano effettivamente nelle categorie rilevanti e non ci sono altre spese di lavoro da sommare, il requisito dei 20.000 euro resta rispettato.

Se invece il totale arriva a 21.000 euro

Con 21.000 euro di spese rilevanti, il limite viene superato. Il 2026 resta l’anno in cui si è verificato il superamento; dal 2027 dovrai adottare il regime fiscale ordinario o semplificato applicabile alla tua attività.

Nel tetto conta il netto in busta o il costo lordo?

Il parametro normativo parla di spese lorde. Per un dipendente non devi quindi guardare soltanto al netto che arriva sul suo conto. Ai fini del budget occorre considerare tutte le componenti rilevanti del costo di lavoro secondo le regole applicabili: retribuzione lorda, contribuzione datoriale, TFR e altre voci che possono incidere sul costo complessivo.

Per questo, se stai programmando un’assunzione vicino al tetto dei 20.000 euro, è prudente farti predisporre un costo aziendale annuale da un consulente del lavoro prima di firmare il contratto.

Posso dedurre lo stipendio o il compenso del collaboratore?

Nel regime forfettario, normalmente no. Il reddito imponibile non si calcola sottraendo analiticamente i costi reali, ma applicando un coefficiente di redditività agli incassi.

Questo crea una doppia conseguenza importante:

• la spesa per personale può essere un costo economico reale molto elevato;
• allo stesso tempo, non riduce direttamente il reddito imponibile come accadrebbe nel regime ordinario.

Quindi un forfettario che cresce attraverso personale e collaborazioni strutturate può arrivare a un punto in cui il regime resta formalmente possibile ma economicamente meno conveniente.

La guida RF su collaboratori nel forfettario, costi e limite di 20.000 euro approfondisce proprio il tema della deducibilità.

Assumere un dipendente: quali obblighi nascono

Il fatto di essere in forfettario non elimina gli obblighi tipici del datore di lavoro. Se assumi un dipendente, entrano in gioco gli adempimenti previsti dal rapporto subordinato.

• contratto di lavoro coerente con il CCNL applicabile;
• comunicazione di assunzione;
• elaborazione delle buste paga;
• versamenti previdenziali e assicurativi dovuti;
• Certificazione Unica;
• gestione di ferie, malattia, TFR e altri istituti previsti;
• obblighi di sicurezza sul lavoro quando applicabili.

Per questo, nella pratica, chi assume un dipendente affianca al commercialista anche un consulente del lavoro.

Collaboratore con Partita IVA: quando è una vera collaborazione autonoma

Un freelance esterno deve mantenere reale autonomia organizzativa. Alcuni indicatori utili sono:

• decide tempi e modalità della propria prestazione;
• può lavorare per altri clienti;
• non è inserito stabilmente nell’organizzazione come un dipendente;
• usa propri strumenti e propria organizzazione, quando coerente con il servizio;
• assume il rischio della propria attività professionale;
• emette fattura per una prestazione autonoma reale.

Se invece il rapporto replica in concreto un lavoro subordinato, la sola fattura non basta a proteggerlo da una possibile riqualificazione.

Prestazione occasionale: non usarla per coprire un rapporto continuativo

La prestazione autonoma occasionale può avere senso quando l’incarico è davvero episodico e non abituale. Non va usata per una persona che lavora con continuità ogni settimana o ogni mese come parte stabile della tua attività.

In alcuni casi possono inoltre esserci obblighi di comunicazione preventiva collegati al lavoro autonomo occasionale per i committenti rientranti nelle categorie previste. Anche qui la verifica va fatta sulla natura concreta del committente e del rapporto, non applicando automaticamente una regola unica a tutti i forfettari.

Quando conviene davvero assumere restando in forfettario

Restare in forfettario con personale può avere senso quando l’incremento di fatturato e margine generato dal dipendente è nettamente superiore al costo reale del rapporto.

Prima dell’assunzione conviene quindi confrontare almeno tre numeri:

• ricavi aggiuntivi che il nuovo supporto può rendere possibili;
• costo annuo lordo del rapporto;
• margine che resta dopo costo del personale, imposta e contributi personali.

Se il dipendente ti costa 18.000 euro ma ti permette di aumentare i ricavi solo di 12.000 euro, la scelta è difficilmente sostenibile. Se invece ti libera ore ad alto valore e consente di aumentare ricavi e margine di 30-40 mila euro, il risultato può essere molto diverso.

Quando può essere più conveniente uscire dal forfettario

Il passaggio al regime ordinario può diventare razionale anche prima di essere obbligatorio quando:

• il costo reale del personale cresce molto;
• hai numerosi collaboratori o fornitori esterni;
• le spese reali superano di molto la quota di costi implicitamente riconosciuta dal coefficiente di redditività;
• l’IVA sugli acquisti diventa economicamente rilevante;
• la struttura sta diventando più simile a una piccola impresa che a un’attività individuale leggera.

In quel momento il confronto corretto non è più “forfettario = tasse basse”, ma margine netto finale nei due regimi.

Errori da evitare

• sommare automaticamente tutte le fatture dei freelance al limite di 20.000 euro;
• guardare solo il netto in busta e non il costo lordo rilevante;
• pensare che il costo del dipendente si deduca dal reddito forfettario;
• usare una prestazione occasionale per un rapporto stabile;
• trasformare un dipendente di fatto in falso freelance;
• superare il limite nel 2026 senza pianificare il passaggio di regime nel 2027;
• assumere senza stimare il margine aggiuntivo prodotto dalla persona;
• confondere collaboratore autonomo, co.co.co., dipendente e fornitore esterno.

Domande frequenti

Un forfettario può assumere un dipendente?

Sì. Il regime non vieta l’assunzione, ma devi rispettare il limite delle spese di lavoro rilevanti e tutti gli obblighi del datore di lavoro.

Se pago 25.000 euro a un freelance con Partita IVA perdo il forfettario?

Non automaticamente per il solo importo. Prima devi verificare che si tratti davvero di una prestazione autonoma esterna e non di un rapporto rientrante nelle categorie considerate dal limite dei 20.000 euro.

Se supero i 20.000 euro esco subito?

Normalmente l’effetto si produce sull’anno successivo, perché il requisito viene verificato sulle spese sostenute nell’anno precedente.

Posso dedurre lo stipendio del dipendente?

Non analiticamente nel regime forfettario. Il reddito viene determinato tramite coefficiente di redditività.

Conviene usare un freelance invece di assumere?

Dipende da autonomia reale del rapporto, continuità, costo, responsabilità e organizzazione. Non va scelta la forma solo per evitare il limite o gli oneri del lavoro dipendente.