Il file XML della fattura elettronica è il documento strutturato che contiene i dati fiscali della fattura e che viene trasmesso attraverso il Sistema di Interscambio. Non è un’immagine e non è un PDF: è un file di testo organizzato secondo lo schema tecnico FatturaPA, pensato per essere letto e controllato automaticamente dai sistemi informatici.
Se apri un XML con un normale editor puoi vedere tag e valori poco intuitivi. Questo non significa che il file sia danneggiato. Per leggerlo in modo simile a una fattura tradizionale puoi usare un visualizzatore compatibile, mentre per conservarlo o trasferirlo al commercialista è importante non eliminare l’XML originale.
In breve: cosa sapere sul file XML della fattura
- XML significa eXtensible Markup Language ed è un formato strutturato di dati;
- la fattura elettronica segue lo schema ufficiale FatturaPA;
- il file contiene anagrafiche, dati del documento, righe, riepiloghi fiscali, pagamenti e altri campi previsti;
- un PDF è normalmente una rappresentazione leggibile, non il file strutturato trasmesso allo SdI;
- l’XML può essere aperto con un editor o un browser, ma un visualizzatore lo rende più comprensibile;
- un file con estensione
.xml.p7mè un XML racchiuso in una busta di firma digitale.
Perché la fattura elettronica è in formato XML
L’XML consente di descrivere ogni informazione della fattura in un campo preciso. In questo modo lo SdI e i software possono riconoscere automaticamente numero, data, cedente, cliente, imponibili, Natura IVA, bollo e altri dati senza dover interpretare una pagina grafica.
Le specifiche tecniche FatturaPA descrivono lo schema XML e i macroblocchi della fattura. Il file è costruito attorno a un elemento radice FatturaElettronica e comprende una parte di intestazione e una o più parti contenenti i dati del documento.
Cosa contiene il file XML di una fattura elettronica
Nel file non trovi soltanto l’importo finale. Il tracciato raccoglie informazioni che permettono di ricostruire l’intera fattura.
- Dati di trasmissione: informazioni utili al recapito attraverso lo SdI.
- Cedente o prestatore: dati fiscali di chi emette.
- Cessionario o committente: dati fiscali del cliente.
- Dati generali del documento: tipo documento, numero, data e valuta.
- Beni e servizi: descrizione, quantità, prezzi e riepiloghi fiscali.
- Pagamento: modalità, scadenze e coordinate quando valorizzate.
- Altri blocchi: ritenute, casse previdenziali, bollo, ordini, contratti e allegati quando pertinenti.
XML e PDF della fattura non sono la stessa cosa
Il PDF è comodo perché mostra i dati con un’impaginazione leggibile. L’XML, invece, è il formato strutturato usato nel processo della fatturazione elettronica. Per questo non conviene archiviare soltanto la copia PDF e cancellare il file originale.
Se hai ricevuto soltanto un PDF da un fornitore e l’operazione doveva essere documentata con fattura elettronica, verifica che il documento sia effettivamente transitato attraverso lo SdI. Abbiamo approfondito il caso nella guida sulla fattura PDF non ricevuta via SdI.
Come aprire un file XML della fattura
Un XML è un file testuale e può essere aperto anche con un editor o un browser. In quel caso vedrai però la struttura tecnica, con elementi racchiusi tra tag. È utile per un controllo puntuale, ma non è il modo più comodo per leggere una fattura.
Per una visualizzazione più chiara puoi usare un programma di fatturazione, un visualizzatore compatibile con FatturaPA oppure le funzioni messe a disposizione nei servizi dell’Agenzia. Se l’XML proviene dall’area riservata puoi prima recuperarlo seguendo la guida su come vedere e scaricare le fatture dall’Agenzia delle Entrate.
Che cos’è un file XML.p7m
L’estensione .p7m indica una busta crittografica generata da una firma digitale in formato CAdES. Un file chiamato, per esempio, fattura.xml.p7m contiene quindi l’XML firmato digitalmente.
Per leggere il contenuto devi utilizzare un software capace di verificare o estrarre il documento dalla busta firmata. Non rinominare semplicemente il file togliendo .p7m: la firma è parte della struttura del documento firmato e va gestita con uno strumento adatto.
Come leggere i campi più importanti senza essere un tecnico
Se devi fare un controllo rapido, non è necessario conoscere tutto lo schema. Concentrati sui dati che devono corrispondere alla fattura che ti aspetti: emittente, cliente, numero, data, descrizione, importi, Natura o IVA, bollo e pagamento.
- controlla Partita IVA e codice fiscale delle parti;
- verifica numero e data del documento;
- confronta descrizione e importi con l’operazione reale;
- controlla eventuale Natura IVA e regime fiscale;
- verifica bollo e dati di pagamento quando presenti;
- se il problema riguarda l’invio, guarda anche la ricevuta SdI e non soltanto l’XML.
XML nel regime forfettario: quali campi controllare
Nel regime forfettario il file deve riflettere correttamente il trattamento fiscale dell’operazione. Per una normale fattura nazionale del forfettario sono particolarmente rilevanti il regime fiscale indicato nel tracciato, la corretta Natura dell’operazione e l’eventuale bollo.
Non usare però questi codici in modo automatico per tutte le operazioni: fatture estere, prestazioni sanitarie e altri casi particolari possono richiedere regole diverse. La guida generale alla fatturazione elettronica nel regime forfettario mantiene separati questi casi.
Il nome del file XML ha un significato?
Nel sistema di fatturazione elettronica il nome del file segue regole tecniche utili a identificare il soggetto trasmittente e il progressivo del file. Non usare quindi il nome del file come unico criterio per capire numero o data della fattura: questi dati vanno letti all’interno del documento.
Quando archivi molti XML, può essere utile conservarli in cartelle organizzate per anno e periodo, mantenendo però invariato il file originale e affiancando eventualmente una copia PDF leggibile.
XML e ricevuta SdI: perché servono entrambi
L’XML descrive la fattura; la ricevuta dello SdI descrive invece l’esito della trasmissione. Una fattura può essere formalmente presente nel tuo archivio ma essere stata scartata. Viceversa, una fattura accettata dal sistema può risultare non consegnata al canale del cliente.
L’Agenzia rende disponibili informazioni sullo stato dei file e sulle notifiche nel monitoraggio dei flussi. Per capire il ruolo dello SdI puoi leggere anche come funziona il Sistema di Interscambio.
Dove conservare il file XML
Tenere una copia sul computer è utile come archivio operativo, ma non va confuso con la conservazione digitale a norma. L’Agenzia delle Entrate mette a disposizione un servizio gratuito di conservazione e sono disponibili anche conservatori privati.
Per capire differenza tra semplice cartella, consultazione sul portale e conservazione a norma consulta la guida sulla conservazione delle fatture elettroniche.
Attenzione ai dati quando usi visualizzatori online
Una fattura può contenere dati personali, Partite IVA, indirizzi, descrizioni di prestazioni, importi e coordinate di pagamento. Prima di caricare l’XML su un sito di terzi verifica chi gestisce il servizio, quali dati vengono conservati e per quanto tempo.
Quando possibile, per documenti sensibili preferisci strumenti affidabili, software già utilizzati per la fatturazione oppure soluzioni che elaborano il file localmente senza inviarlo a servizi sconosciuti.
Errori frequenti con i file XML
- cancellare l’XML dopo aver salvato il PDF;
- modificare manualmente il file già trasmesso pensando di correggere la fattura originaria;
- confondere un XML con una ricevuta SdI;
- rinominare un file
.p7mper tentare di aprirlo; - considerare leggibile un XML come prova che sia stato accettato dallo SdI;
- caricare fatture con dati sensibili su convertitori online senza valutarne l’affidabilità.
Fonti ufficiali
- FatturaPA – specifiche tecniche del formato XML
- Agenzia delle Entrate – monitoraggio dei flussi e ricevute
Domande frequenti sul file XML della fattura
Il file XML è la fattura elettronica?
È il formato strutturato con cui la fattura elettronica viene rappresentata e trasmessa nel sistema SdI secondo lo schema previsto.
Posso aprire un XML con il browser?
Sì, un browser o un editor può mostrare il contenuto testuale. Per una lettura più simile a una fattura conviene usare un visualizzatore compatibile.
Il PDF può sostituire l’XML?
Il PDF è normalmente una rappresentazione leggibile. Nel flusso della fatturazione elettronica il documento strutturato è l’XML trasmesso tramite SdI.
Che cosa significa XML.p7m?
Indica un file XML racchiuso in una busta di firma digitale CAdES. Serve un software compatibile per verificare la firma ed estrarre o visualizzare il contenuto.
Devo conservare anche le ricevute SdI?
Le ricevute documentano gli esiti della trasmissione e sono utili per ricostruire il flusso. Non vanno confuse con il file XML della fattura.
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