Fattura ricevuta da un forfettario: come registrarla e conservarla

Hai ricevuto una fattura da un forfettario e devi capire come registrarla? La risposta dipende soprattutto dal regime fiscale di chi riceve il documento. Se sei in regime ordinario o semplificato, la fattura va gestita nella tua contabilità come costo secondo la natura dell’acquisto, ma non contiene IVA detraibile. Se anche tu sei forfettario, non devi tenere una contabilità analitica dei costi, ma devi comunque conservare correttamente il documento ricevuto.

Il punto chiave è non confondere tre aspetti diversi: registrazione contabile, detrazione IVA e conservazione. Una fattura emessa da un contribuente forfettario può essere perfettamente valida anche se non espone IVA e non applica ritenuta d’acconto nei casi previsti dalla disciplina. Chi la riceve deve quindi contabilizzarla in modo coerente con il proprio regime, senza inventare un’IVA che nella fattura non esiste.

Come riconoscere una fattura emessa da un forfettario

Nella fattura elettronica di un contribuente forfettario il campo relativo al regime fiscale è normalmente valorizzato con RF19. L’operazione nazionale tipica è senza addebito dell’IVA e, quando si tratta di compensi professionali soggetti alle regole del regime, senza ritenuta d’acconto.

Nell’XML possono comparire il codice natura previsto per l’operazione e le diciture che richiamano la Legge 190/2014. Se l’importo dell’operazione non soggetta a IVA supera 77,47 euro, può essere presente anche il bollo da 2 euro secondo le regole applicabili.

Prima di registrare il documento conviene controllare almeno: dati del fornitore, Partita IVA, data e numero fattura, descrizione della prestazione o del bene, imponibile, eventuali contributi previdenziali, bollo e totale da pagare.

Fattura ricevuta da un forfettario: cosa cambia per chi la riceve

La fattura non si registra nello stesso modo per tutti. Il trattamento dipende dal regime fiscale del cliente che riceve il documento.

• Regime ordinario: il costo entra nella contabilità secondo la sua natura, ma non c’è IVA a credito da detrarre.
• Contabilità semplificata: il documento viene gestito secondo le regole contabili e fiscali del regime, sempre senza detrazione IVA sulla fattura del forfettario.
• Regime forfettario: non c’è una deduzione analitica del costo e non devi tenere gli ordinari registri contabili, ma restano gli obblighi di conservazione delle fatture di acquisto.

Se sei in regime ordinario: come registrare la fattura

Se ricevi la fattura da un forfettario e applichi un regime ordinario, il documento rappresenta normalmente un costo dell’attività. Va quindi contabilizzato nella voce corretta: consulenze, software, manutenzioni, acquisti di beni, servizi professionali o altra categoria coerente con l’operazione.

La particolarità è che non devi rilevare IVA a credito, perché il fornitore forfettario non l’ha addebitata. Se ricevi una fattura da 1.000 euro più 2 euro di bollo, il costo da contabilizzare sarà pari all’importo effettivamente dovuto secondo la natura del documento; non devi creare artificialmente una quota IVA.

Se utilizzi un gestionale contabile, il codice IVA va impostato in modo coerente con una fattura non soggetta a IVA. Le etichette possono cambiare da software a software: ciò che conta è che il documento non venga trattato come una normale fattura imponibile con IVA detraibile.

Se sei in contabilità semplificata

La logica è simile: la fattura ricevuta da un forfettario documenta un costo dell’attività e deve essere gestita secondo le regole applicabili alla contabilità semplificata. Anche qui l’assenza dell’IVA in fattura significa che non esiste imposta da portare in detrazione.

La registrazione va collegata alla natura economica del costo e alle regole del regime, compreso il principio di cassa quando applicabile. Per questo non basta guardare la sola data della fattura: in alcuni casi rileva anche il momento del pagamento.

Se anche tu sei forfettario

Se chi riceve la fattura applica a sua volta il regime forfettario, la situazione cambia. Il reddito non viene determinato sottraendo i singoli costi documentati, ma applicando il coefficiente di redditività ai ricavi o compensi.

Per questo non devi registrare la fattura per “scaricare” il costo. Devi però conservarla correttamente. La Legge 190/2014, al comma 59, mantiene per i forfettari l’obbligo di numerazione e conservazione delle fatture di acquisto; il comma 69 conferma inoltre l’obbligo di conservare i documenti ricevuti ed emessi.

Per la gestione pratica dei costi puoi approfondire nella guida su come registrare le spese nel regime forfettario.

La fattura del forfettario contiene IVA?

Normalmente no. Il forfettario non addebita l’IVA sulle operazioni che rientrano nella disciplina del regime. Di conseguenza, il cliente non ha una quota IVA esposta da detrarre.

Questo è uno degli errori più frequenti in fase di contabilizzazione: trattare la fattura come se contenesse un’imposta incorporata. Non è così. Se il totale è 1.000 euro, salvo bollo, contributi o altre voci, quello è il costo documentato; non devi scorporare un’IVA teorica dal totale.

La ritenuta d’acconto va applicata?

Il contribuente forfettario, per i compensi che rientrano nel regime, non subisce normalmente la ritenuta d’acconto. La fattura deve quindi essere letta coerentemente con la dichiarazione del fornitore e con le indicazioni presenti nel documento.

Chi riceve una normale fattura elettronica da un professionista forfettario non deve quindi trattenere automaticamente il 20% come farebbe con un professionista in regime ordinario. La gestione della Certificazione Unica è un tema distinto e oggi segue regole specifiche, diverse rispetto al passato, soprattutto dopo la generalizzazione della fatturazione elettronica.

Il bollo da 2 euro fa parte del costo?

Nelle fatture non soggette a IVA di importo superiore a 77,47 euro può essere dovuta l’imposta di bollo. Il modo in cui il bollo incide sul costo dipende da come viene addebitato nel documento e dalla natura contabile dell’operazione.

In pratica, chi registra la fattura deve leggere il totale effettivamente dovuto e verificare che il bollo sia correttamente indicato, senza confonderlo con l’IVA.

XML, PDF e documento da conservare

Per una normale fattura elettronica italiana il documento fiscale originario è il file XML transitato attraverso il Sistema di Interscambio. Il PDF è utile per leggere velocemente il contenuto, ma è normalmente una copia di cortesia.

Se ricevi una fattura da un forfettario tramite SdI, conserva quindi il flusso elettronico nel sistema previsto. Per capire struttura e contenuto del file puoi leggere la guida sul file XML della fattura elettronica.

Se hai soltanto un PDF ma non trovi il documento elettronico nel tuo canale SdI o nell’area Fatture e Corrispettivi, verifica la situazione prima di registrarlo come normale fattura elettronica. Abbiamo dedicato una guida specifica alla fattura PDF non ricevuta via SdI.

Conservazione: cosa deve fare un cliente forfettario

La Legge 190/2014 mantiene espressamente per i forfettari l’obbligo di numerazione e conservazione delle fatture di acquisto. Con la fatturazione elettronica, la gestione pratica è normalmente digitale e deve essere inserita in un processo di conservazione conforme alle regole applicabili.

Il semplice fatto che il file sia visibile per un periodo nell’area dell’Agenzia non va confuso con il servizio di conservazione. Se sei forfettario e vuoi approfondire ricezione, SdI, codice destinatario, PEC e conservazione, trovi la guida sulle fatture passive nel regime forfettario.

Fattura di un forfettario e costo deducibile

Se il cliente è in un regime che determina il reddito analiticamente, il fatto che il fornitore sia forfettario non rende il costo “non deducibile”. La deducibilità dipende dalla natura della spesa, dall’inerenza, dalla documentazione e dalle regole fiscali applicabili al cliente.

Quello che cambia è soprattutto l’IVA: non essendo stata addebitata dal fornitore, non c’è IVA a credito da recuperare. Il costo va quindi valutato secondo la disciplina propria del soggetto che riceve la fattura.

Esempio: consulenza da 1.000 euro ricevuta da un forfettario

Immaginiamo una società in regime ordinario che riceva una fattura elettronica da un consulente forfettario per 1.000 euro, più 2 euro di bollo. La fattura non espone IVA e, se correttamente emessa secondo il regime, non applica ritenuta d’acconto.

• il documento ricevuto viene contabilizzato come costo di consulenza;
• non viene rilevata IVA a credito;
• non si scorpora alcuna IVA dal totale;
• il bollo viene gestito secondo quanto indicato nel documento;
• la fattura elettronica va conservata nel normale flusso documentale dell’impresa.

La deducibilità del costo dipenderà dalle regole applicabili alla società e dalla sua effettiva inerenza all’attività.

Esempio: forfettario che riceve una fattura da un altro forfettario

Un professionista forfettario riceve da un grafico forfettario una fattura da 600 euro. Il documento arriva via SdI e non contiene IVA.

Il professionista che la riceve non sottrae i 600 euro dal proprio reddito forfettario. Conserva però il documento e, se vuole tenere sotto controllo margine e costi reali, può inserirlo nel proprio registro gestionale volontario.

Reverse charge e casi particolari

Il fatto che una fattura sia emessa da un forfettario non significa che ogni operazione sia sempre priva di adempimenti aggiuntivi per il cliente. Esistono operazioni soggette a meccanismi particolari, come il reverse charge, che vanno valutate sulla base della natura dell’operazione e del soggetto coinvolto.

Non conviene applicare regole automatiche basate solo sulla dicitura “regime forfettario”. Se la fattura riguarda un’operazione per la quale il cliente è debitore dell’imposta, la gestione IVA va analizzata secondo la disciplina specifica.

Acquisti esteri: non usare questa guida come regola generale

Questa pagina riguarda soprattutto la fattura nazionale ricevuta da un fornitore italiano in regime forfettario. Gli acquisti da soggetti esteri seguono regole diverse e possono richiedere integrazione, reverse charge, documenti TD17, TD18 o TD19 e versamenti IVA.

Per i servizi acquistati da fornitori esteri puoi approfondire nella guida su servizi esteri, IVA e TD17 nel forfettario.

Errori da evitare quando ricevi una fattura da un forfettario

• scorporare IVA da una fattura che non la espone;
• applicare automaticamente una ritenuta del 20% al professionista forfettario;
• pensare che il cliente forfettario possa dedurre analiticamente il costo;
• buttare la fattura perché “tanto non si scarica”;
• conservare solo il PDF ignorando l’XML della fattura elettronica;
• registrare il costo in una voce contabile incoerente con la natura dell’acquisto;
• confondere una normale fattura nazionale con operazioni in reverse charge o con acquisti esteri;
• considerare automaticamente deducibile qualsiasi spesa solo perché è documentata.

Procedura pratica in 6 passaggi

1. verifica che il fornitore sia effettivamente in regime forfettario e controlla i dati del documento;
2. controlla che la fattura non esponga IVA e che le diciture siano coerenti;
3. individua il tuo regime fiscale: ordinario, semplificato o forfettario;
4. se hai contabilità analitica, registra il costo nella voce corretta senza IVA a credito;
5. se sei forfettario, conserva il documento ma non trattarlo come costo deducibile analiticamente;
6. archivia correttamente il file XML e separa eventuali casi di reverse charge o acquisti esteri.

Fonti ufficiali

Il riferimento principale è l’articolo 1 della Legge 190/2014. Il comma 59 mantiene per i contribuenti forfettari gli obblighi di numerazione e conservazione delle fatture di acquisto; il comma 69 prevede l’esonero dagli obblighi di registrazione e tenuta delle scritture contabili, fermo restando l’obbligo di conservare i documenti ricevuti ed emessi.

Per la conservazione elettronica delle fatture resta inoltre rilevante l’articolo 39 del DPR 633/1972.

Domande frequenti

Una fattura ricevuta da un forfettario va registrata?

Se sei in un regime con contabilità analitica, il documento va gestito contabilmente come costo secondo la sua natura. Se anche tu sei forfettario, non devi registrarlo per dedurre il costo, ma devi conservarlo correttamente.

Posso detrarre l’IVA di una fattura emessa da un forfettario?

No, perché nella normale fattura del forfettario l’IVA non è addebitata. Non esiste quindi un’IVA a credito da portare in detrazione.

Devo applicare la ritenuta d’acconto al professionista forfettario?

Normalmente no, per i compensi che rientrano nel regime forfettario. La fattura e la dichiarazione del fornitore devono essere coerenti con l’esonero previsto dalla disciplina.

Se sono forfettario devo conservare la fattura ricevuta?

Sì. La Legge 190/2014 mantiene espressamente gli obblighi di numerazione e conservazione delle fatture di acquisto e, più in generale, di conservazione dei documenti ricevuti ed emessi.

Il PDF della fattura basta?

Per una normale fattura elettronica italiana il documento fiscale originario è il file XML transitato dallo SdI. Il PDF è normalmente una copia di cortesia e non sostituisce il processo di conservazione elettronica previsto.