Rimborsi spese agente di commercio forfettario: come gestirli

La domanda di Riccardo

Riccardo: Sono un agente di commercio monomandatario e, oltre alla retribuzione già definita, sto discutendo per ottenere il Telepass e la carta carburante come benefit aziendali. So che per le spese di vitto e alloggio devo emettere fattura intestata al cliente, includendole poi nella mia fattura come previsto dall'articolo 15. Diverso è il caso del Telepass e della carta carburante, che saranno intestati e gestiti direttamente dall'azienda. Quali sono i vostri consigli per gestire al meglio questa situazione?

Come funzionano i rimborsi spese per un agente di commercio forfettario?

Per un agente di commercio in regime forfettario bisogna distinguere le vere anticipazioni effettuate in nome e per conto della mandante dai normali rimborsi di costi sostenuti dall'agente. Solo nel primo caso ricorrono le condizioni dell'articolo 15 del DPR 633/1972.

La distinzione è importante perché un rimborso chiamato semplicemente “rimborso spese” nel contratto o nella fattura non diventa automaticamente una somma esclusa dai ricavi.

Quando il rimborso può essere escluso ai sensi dell'articolo 15?

L'articolo 15, comma 1, n. 3, del DPR 633/1972 riguarda le anticipazioni effettuate in nome e per conto della controparte, purché regolarmente documentate.

In pratica devono ricorrere insieme queste condizioni:

• la spesa è sostenuta nell'interesse della mandante;
• il documento di spesa è intestato direttamente alla mandante;
• l'agente anticipa materialmente il pagamento per suo conto;
• il rimborso corrisponde all'importo effettivamente anticipato ed è documentabile.

In questa situazione l'importo restituito all'agente non rappresenta il corrispettivo della sua attività di agenzia e non va confuso con una provvigione o con un rimborso forfettario.

Il testo ufficiale è consultabile nell'articolo 15 del DPR 633/1972 su Normattiva.

Se hotel, ristorante o carburante sono intestati all'agente?

Se la fattura dell'hotel, del ristorante, del carburante o di un'altra spesa è intestata all'agente, non siamo davanti a un'anticipazione effettuata in nome e per conto della mandante ai sensi dell'articolo 15.

Se la mandante rimborsa successivamente quella spesa, l'importo ricevuto è in linea generale collegato all'attività dell'agente e, nel regime forfettario, concorre ai ricavi sui quali viene applicato il relativo coefficiente di redditività.

Lo stesso criterio vale normalmente per un rimborso stabilito in modo forfettario, ad esempio 300 euro al mese per trasferte o carburante indipendentemente dai costi effettivamente sostenuti.

Telepass e carta carburante intestati alla mandante

Il caso è diverso quando Telepass, carta carburante o altri strumenti sono intestati alla mandante e i relativi costi vengono pagati direttamente dall'azienda.

In quel caso l'agente non anticipa una spesa e non riceve materialmente un rimborso: di conseguenza non deve inserire nella propria fattura una voce di riaddebito per quegli importi.

Un rimborso tassato aumenta anche i ricavi del forfettario?

Sì. Quando il rimborso costituisce un componente positivo collegato all'attività e non una vera anticipazione in nome e per conto della mandante, l'importo concorre ai ricavi dell'attività.

Questo significa che deve essere considerato sia per il calcolo del reddito forfettario sia per verificare il limite annuale di ricavi previsto dal regime, pari a 85.000 € euro.

Per gli intermediari del commercio il coefficiente di redditività utilizzato nel regime forfettario è del 62%%.

Esempio pratico di rimborso spese tassato

Supponiamo che in un mese l'agente maturi 1.000 euro di provvigioni e riceva anche 150 euro come rimborso di spese sostenute a proprio nome.

Se quei 150 euro non costituiscono un'anticipazione documentata in nome e per conto della mandante, l'incasso complessivo rilevante è di 1.150 euro.

Applicando il coefficiente del 62%%, il reddito forfettario lordo riferibile a quell'incasso è:

713,00 €.

Il costo effettivamente sostenuto dall'agente non viene poi dedotto analiticamente, perché nel regime forfettario la quota di costi è già riconosciuta attraverso il coefficiente di redditività.

L'agente ha sempre diritto al rimborso delle spese?

No. La disciplina del contratto di agenzia prevede come regola generale che l'agente non abbia automaticamente diritto al rimborso delle spese di agenzia. Le parti possono però disciplinare contrattualmente modalità e condizioni di eventuali rimborsi o strumenti messi a disposizione dalla mandante.

Per questo è utile che il mandato stabilisca con chiarezza se la mandante paga direttamente determinati costi, rimborsa anticipazioni documentate oppure riconosce somme aggiuntive a titolo di rimborso.

Come indicare il rimborso nella fattura?

La modalità dipende dalla natura della somma:

• anticipazione in nome e per conto della mandante: va tenuta distinta dalle provvigioni e documentata secondo le condizioni dell'articolo 15;
• rimborso di una spesa intestata all'agente: concorre normalmente all'importo dell'attività e ai ricavi forfettari;
• rimborso forfettario: rappresenta normalmente una somma aggiuntiva collegata alla prestazione e concorre ai ricavi;
• spesa pagata direttamente dalla mandante: non c'è un rimborso da inserire nella fattura dell'agente.

Per il trattamento generale puoi consultare anche la guida sui rimborsi spese in fattura nel regime forfettario.

La risposta per Riccardo

Quindi, se Telepass o carta carburante sono intestati alla mandante e pagati direttamente dall'azienda, non devi riaddebitarli nella tua fattura.

Se invece sostieni personalmente una spesa intestata a te e la mandante te la rimborsa, non puoi considerarla automaticamente un'anticipazione esclusa ai sensi dell'articolo 15: nel forfettario il rimborso concorre normalmente ai ricavi dell'attività.

Per avere l'esclusione prevista dall'articolo 15 occorre una vera anticipazione effettuata in nome e per conto della mandante, con documentazione intestata alla stessa.

Per il quadro complessivo puoi consultare la guida sulla Partita IVA dell'agente di commercio e il nostro approfondimento sul calcolo delle tasse dell'agente di commercio.

Domande frequenti

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