Nuovo commercialista: cosa comunicare e quali documenti inviare subito

Quando inizi con un nuovo commercialista non basta inviare la Partita IVA e l’ultima dichiarazione. Per prendere in carico correttamente un forfettario, il nuovo studio deve conoscere attività svolta, codice ATECO, situazione previdenziale, redditi aggiuntivi, fatture, F24, dichiarazioni già presentate, eventuali comunicazioni fiscali e scadenze ancora aperte.

La domanda di Ilaria

Ilaria da Fabriano: sto per iniziare una nuova collaborazione con un commercialista. Sono in regime forfettario: cosa devo comunicare e quali documenti devo preparare per avviare tutto correttamente?

Cosa deve sapere subito il nuovo commercialista?

Il primo obiettivo è permettere al nuovo professionista di capire chi sei fiscalmente, che attività svolgi e cosa è già stato fatto nell’anno. Una presa in carico incompleta può far emergere problemi solo vicino alle scadenze, quando correggere è più difficile.

• numero di Partita IVA e data di apertura;
• codice ATECO utilizzato;
• descrizione concreta dell’attività svolta;
• regime fiscale applicato;
• eventuale aliquota del 5% o del 15%;
• gestione previdenziale o Cassa professionale;
• eventuali altri redditi personali rilevanti;
• presenza di clienti esteri o operazioni particolari;
• eventuali partecipazioni societarie;
• scadenze fiscali o previdenziali già in corso.

Documenti anagrafici e dati della Partita IVA

Il nuovo studio deve disporre dei dati identificativi corretti. In genere sono utili documento d’identità, codice fiscale, certificato o comunicazione di attribuzione della Partita IVA, indirizzo di residenza e domicilio fiscale quando rilevanti.

Non bisogna però fermarsi al codice ATECO riportato nei documenti: è utile spiegare che cosa fai realmente. Due contribuenti con attività apparentemente simili possono avere inquadramenti previdenziali o adempimenti diversi in base a come svolgono il lavoro.

Devo comunicare anche come svolgo l’attività?

Sì. È una delle informazioni più importanti. Il nuovo commercialista dovrebbe sapere se lavori come professionista, artigiano o commerciante, se hai un locale, se vendi online, se operi tramite marketplace, se hai clienti esteri, se svolgi più attività e se utilizzi collaboratori.

Questi elementi possono incidere su ATECO, Camera di Commercio, INPS, SCIA, fatturazione e altri adempimenti. Una descrizione concreta dell’attività vale spesso più di una semplice etichetta professionale.

Quali dichiarazioni devo inviare?

Se hai già presentato dichiarazioni dei redditi, consegna almeno l’ultima disponibile con la relativa ricevuta telematica. Se il nuovo professionista deve verificare annualità precedenti, possono servire anche dichiarazioni più vecchie.

La dichiarazione aiuta a ricostruire reddito dichiarato, contributi dedotti, acconti, eventuali crediti, quadro LM e altri dati utili. La ricevuta serve invece a verificare che l’invio sia stato effettivamente acquisito.

Per il funzionamento della dichiarazione puoi consultare la guida alla dichiarazione dei redditi nel regime forfettario.

F24, quietanze e acconti: cosa consegnare

Invia gli F24 pagati nell’anno e, quando disponibili, le quietanze. Il nuovo commercialista deve sapere quanto è stato già versato per imposta sostitutiva, INPS o altri tributi e quali acconti restano eventualmente da pagare.

È utile segnalare anche F24 già predisposti dal vecchio studio ma non ancora pagati. In questo modo il nuovo consulente può controllare importi e scadenze prima che il pagamento venga eseguito.

Fatture e incassi: cosa serve nel forfettario?

Il regime forfettario segue il principio di cassa: per la determinazione del reddito assumono rilievo i compensi o ricavi effettivamente percepiti nel periodo d’imposta. Per questo il nuovo studio deve poter ricostruire non soltanto le fatture emesse, ma anche gli incassi quando necessario.

• fatture elettroniche emesse;
• note di credito;
• eventuali fatture verso clienti esteri;
• riepilogo degli incassi;
• eventuali compensi certificati da Certificazione Unica;
• documenti relativi a operazioni particolari.

INPS o Cassa professionale: cosa comunicare

Il nuovo commercialista deve sapere a quale gestione previdenziale sei iscritto e se ci sono agevolazioni o aliquote particolari. Per artigiani e commercianti, ad esempio, può essere rilevante l’eventuale regime contributivo agevolato; per i professionisti può essere necessario distinguere Gestione Separata e Cassa autonoma.

È utile inviare avvisi, F24, estratti o comunicazioni previdenziali disponibili. Nel passaggio vanno inoltre verificate le deleghe che consentono al nuovo intermediario di operare sulla posizione.

Per capire cosa cambia nel passaggio consulta anche cambio commercialista: Partita IVA, INPS e Agenzia Entrate.

Devo comunicare anche altri redditi?

Sì. Redditi da lavoro dipendente, pensione, locazioni, partecipazioni societarie e altre situazioni personali possono incidere sulla dichiarazione e, in alcuni casi, sui requisiti del regime forfettario.

Il nuovo commercialista non può valutare correttamente la posizione se conosce soltanto la Partita IVA. È quindi importante comunicare anche gli elementi personali fiscalmente rilevanti, soprattutto quando possono incidere su cause ostative, detrazioni, acconti o dichiarazione complessiva.

Partecipazioni in società e rapporti con ex datore di lavoro

Se possiedi quote societarie o fatturi a un attuale o precedente datore di lavoro, segnalalo subito. Sono informazioni che possono richiedere verifiche specifiche per la permanenza nel regime forfettario.

È meglio affrontare questi temi all’inizio della collaborazione invece di scoprirli durante la dichiarazione dei redditi.

Comunicazioni dell’Agenzia delle Entrate e pratiche aperte

Se hai ricevuto avvisi bonari, lettere di compliance, richieste di documenti, cartelle o altre comunicazioni, consegnale al nuovo studio anche se pensi che il vecchio commercialista le abbia già gestite.

Il nuovo professionista deve sapere se esistono termini in corso e verificare cosa è già stato fatto. Una pratica aperta non dovrebbe “sparire” durante il cambio.

Cosa comunicare sulle deleghe

Segnala quali accessi e deleghe erano gestiti dal precedente professionista. Cassetto fiscale, Fatture e Corrispettivi e servizi INPS possono richiedere nuove autorizzazioni al nuovo intermediario.

Il tema specifico è approfondito nella consulenza su cambio commercialista e deleghe all’Agenzia delle Entrate.

L’Agenzia delle Entrate chiarisce che nel portale Fatture e Corrispettivi il contribuente può delegare un intermediario abilitato ai servizi necessari.

Checklist onboarding del nuovo commercialista

Se stai invece recuperando il fascicolo dal precedente studio, consulta la checklist dei documenti da consegnare al nuovo commercialista.

Se il cambio avviene da un altro studio, coordina anche il passaggio dati tra commercialisti, così il nuovo professionista può verificare cosa è stato trasferito e cosa resta da acquisire.

Domande frequenti