Spese vive nel forfettario: art. 15, DOCFA e rimborsi

Le spese vive possono essere inserite in fattura nel regime forfettario, ma non tutte restano fuori dai compensi. La distinzione decisiva è questa: una vera anticipazione sostenuta in nome e per conto del cliente, regolarmente documentata, può essere esposta separatamente come somma esclusa ai sensi dell’articolo 15 del DPR 633/1972; una spesa sostenuta invece a nome del professionista e poi riaddebitata non diventa automaticamente “fuori reddito” solo perché è documentata.

Nel caso tipico di un geometra che presenta un DOCFA bisogna quindi verificare a chi è giuridicamente riferita la spesa, a chi è intestata la ricevuta e se viene riaddebitato esattamente lo stesso importo. È questo, non l’etichetta “spesa viva”, che determina il trattamento corretto.

Spesa viva, rimborso e anticipazione: non sono sinonimi

Nella pratica professionale si usano spesso come equivalenti espressioni come “spese vive”, “spese documentate”, “anticipazioni” e “rimborsi”. Fiscalmente, però, possono descrivere situazioni diverse.

• Anticipazione ex art. 15: il professionista paga una somma in nome e per conto del cliente; il costo appartiene giuridicamente al cliente ed è regolarmente documentato.
• Rimborso analitico: il professionista sostiene una spesa a proprio nome per eseguire l’incarico e la riaddebita puntualmente al cliente.
• Rimborso forfettario: viene addebitata una somma fissa o stimata per “spese”, senza corrispondenza esatta con un costo documentato.

Solo il primo caso è una vera anticipazione ex articolo 15 in senso stretto.

Quando una spesa può essere esclusa ex articolo 15

L’articolo 15, comma 1, n. 3, del DPR 633/1972 esclude dalla base imponibile IVA le somme dovute a titolo di rimborso delle anticipazioni effettuate in nome e per conto della controparte, purché regolarmente documentate.

Per applicare questa regola in modo solido conviene che risultino tutti questi elementi:

• la spesa è sostenuta nell’interesse e per conto del cliente;
• il documento o la ricevuta consente di riferire l’onere al cliente;
• il professionista anticipa materialmente il pagamento;
• in fattura viene riaddebitato lo stesso importo, senza maggiorazione;
• la documentazione viene conservata insieme alla pratica.

Se manca uno di questi elementi, non basta scrivere “spesa anticipata” per ottenere automaticamente l’esclusione.

DOCFA: il caso dei diritti e delle spese catastali

Per un geometra che presenta una pratica DOCFA possono esserci diritti, tributi o altri importi collegati all’adempimento catastale. Il trattamento dipende da come è strutturato il pagamento.

Se il geometra anticipa un importo che è effettivamente dovuto dal cliente e la documentazione collega la spesa al cliente, la voce può avere le caratteristiche della vera anticipazione ex art. 15.

Se invece la ricevuta è intestata al professionista, oppure il costo è sostenuto dal professionista nell’ambito della propria organizzazione e poi riaddebitato, la situazione è diversa. Abbiamo approfondito proprio il caso specifico nella guida su DOCFA e diritti catastali nel regime forfettario.

Come inserire in fattura una vera anticipazione ex art. 15

In fattura elettronica è opportuno tenere la voce separata dal compenso professionale.

Una descrizione possibile è:

“Anticipazione sostenuta in nome e per conto del cliente ex art. 15, comma 1, n. 3, DPR 633/1972 – diritti pratica DOCFA”.

Per una vera anticipazione esclusa ex art. 15 la Natura IVA utilizzata nella fattura elettronica è normalmente N1 – escluse ex art. 15.

L’importo deve corrispondere alla somma realmente anticipata. Se hai pagato 80 euro e ne addebiti 100, la differenza di 20 euro non è una semplice anticipazione: è una componente ulteriore del corrispettivo.

Le anticipazioni ex art. 15 incidono sulla soglia degli 85.000 euro?

Le vere anticipazioni in nome e per conto del cliente, correttamente documentate, non hanno natura di compenso professionale. Per questo non vengono trattate come ricavi o compensi ai fini del calcolo del reddito forfettario e del limite di accesso al regime.

È però essenziale che la qualificazione sia reale e documentabile. Non basta separare graficamente la voce in fattura.

Spesa intestata al professionista: dal 2025 esiste una disciplina nuova

Dal 2025 il nuovo articolo 54 del TUIR ha modificato il trattamento dei rimborsi analitici dei professionisti. In via generale, per il reddito di lavoro autonomo ordinario, le somme ricevute a rimborso di spese sostenute per l’esecuzione dell’incarico e addebitate analiticamente al committente non concorrono al reddito.

Questa disciplina è diversa dall’articolo 15: nel rimborso analitico la spesa può essere stata sostenuta a nome del professionista, mentre nell’anticipazione ex art. 15 il professionista agisce in nome e per conto del cliente.

Rimborsi analitici e forfettario: serve prudenza

Per i contribuenti in regime forfettario, nel 2026 permane un punto interpretativo importante. Il nuovo articolo 54 disciplina il reddito professionale ordinario, mentre il reddito del forfettario continua a essere determinato con le regole speciali della Legge 190/2014.

Per questo non è prudente affermare che qualsiasi spesa a nome del professionista, purché riaddebitata analiticamente, sia sicuramente esclusa dai compensi del forfettario. Su importi rilevanti o quando il rimborso può incidere sulla soglia degli 85.000 euro conviene verificare il caso concreto e mantenere documentazione rigorosa.

La regola certa resta invece quella delle anticipazioni ex art. 15.

Per il quadro generale puoi consultare anche la guida sui rimborsi spese nel regime forfettario.

Rimborso forfettario: normalmente è compenso

Se aggiungi in fattura una voce generica come “spese pratica 200 euro”, senza corrispondenza puntuale con un costo effettivamente sostenuto, non sei davanti a una vera anticipazione.

Una maggiorazione forfettaria, una diaria o un importo fisso per spese generali costituiscono normalmente parte del corrispettivo professionale. Nel forfettario entrano quindi nei compensi e incidono sul limite del regime.

Treno, hotel, taxi e carburante non sono automaticamente art. 15

Le spese di trasferta sostenute dal professionista a proprio nome per andare dal cliente non diventano anticipazioni ex art. 15 solo perché vengono rimborsate.

Un biglietto ferroviario intestato al professionista, una camera d’albergo utilizzata dal professionista o il carburante della sua auto sono costi sostenuti per eseguire l’incarico. Se vengono riaddebitati analiticamente, rientrano nel tema dei rimborsi analitici; se vengono addebitati in misura fissa, sono normalmente componente del compenso.

Per questi casi consulta la guida sulle spese di trasferta in fattura nel forfettario.

Il bollo da 2 euro non è una spesa anticipata ex art. 15

Un errore frequente consiste nel trattare il bollo della propria fattura come se fosse una somma anticipata per il cliente. Il bollo dovuto sulla fattura del professionista non è assimilabile automaticamente a un diritto o tributo pagato in nome e per conto del cliente.

Se viene riaddebitato al cliente segue il trattamento previsto per la fattura del forfettario e non va indicato come una falsa anticipazione ex articolo 15.

Il cliente può pagare direttamente i diritti

Quando è operativamente possibile, una soluzione molto lineare consiste nel far sostenere direttamente al cliente i diritti o tributi che sono effettivamente a suo carico.

In questo modo l’importo non transita tra gli incassi del professionista e si riduce il rischio di confondere compensi, anticipazioni e rimborsi.

Esempio 1: DOCFA con diritto intestato al cliente

Un geometra fattura 800 euro per la prestazione professionale e anticipa 50 euro di diritti catastali riferiti al cliente.

Se ricorrono i requisiti dell’art. 15, la fattura può distinguere:

• compenso professionale: 800 euro;
• anticipazione ex art. 15: 50 euro;
• totale da pagare: 850 euro, oltre agli eventuali altri elementi previsti dalla fattura.

I 50 euro restano separati dal compenso.

Esempio 2: costo di 50 euro intestato al geometra

Se lo stesso costo risulta invece intestato al professionista, non è corretto trasformarlo automaticamente in anticipazione ex art. 15. Va valutato come rimborso analitico alla luce della disciplina vigente e, per il forfettario, con la prudenza richiesta dal quadro interpretativo attuale.

Esempio 3: “spese pratica” da 100 euro senza documenti

Una voce generica da 100 euro non collegata a una spesa puntuale non è una vera anticipazione. È normalmente parte del corrispettivo e concorre ai compensi del forfettario.

Documenti da conservare

• incarico professionale;
• ricevuta o quietanza del diritto o tributo;
• indicazione del soggetto cui la spesa si riferisce;
• prova del pagamento effettuato dal professionista;
• eventuale mandato o autorizzazione del cliente;
• corrispondenza tra importo pagato e importo riaddebitato;
• fattura elettronica con la voce separata.

Errori da evitare

• chiamare “spesa viva” qualsiasi costo sostenuto;
• considerare esclusa ogni spesa solo perché documentata;
• usare N1 per un costo che non è una vera anticipazione ex art. 15;
• maggiorare l’importo e continuare a trattarlo interamente come anticipazione;
• confondere i rimborsi analitici del nuovo art. 54 con le anticipazioni ex art. 15;
• considerare automaticamente neutri tutti i rimborsi analitici del forfettario;
• trasformare il bollo della propria fattura in anticipazione del cliente.

Domande frequenti

Le spese vive vanno indicate in fattura?

Sì, quando vengono recuperate dal cliente vanno correttamente documentate. Il trattamento dipende però dalla natura della spesa: anticipazione, rimborso analitico o maggiorazione forfettaria.

Una vera anticipazione ex art. 15 concorre agli 85.000 euro?

No, se è realmente sostenuta in nome e per conto del cliente ed è regolarmente documentata, non ha natura di compenso professionale.

Quale Natura uso in fattura per l’art. 15?

Per le vere somme escluse ai sensi dell’articolo 15 si utilizza normalmente Natura N1.

Se la ricevuta DOCFA è intestata a me posso usare N1?

Non automaticamente. L’intestazione al professionista è un segnale che la spesa non è una classica anticipazione in nome e per conto del cliente; va valutato il corretto trattamento del riaddebito.

Un rimborso forfettario entra nei compensi?

Normalmente sì. Se non corrisponde a una vera anticipazione o a un rimborso analitico correttamente qualificato, resta parte del corrispettivo professionale.