La fattura dell’igienista dentale nel 2026 segue regole diverse a seconda che il cliente sia un paziente privato oppure uno studio odontoiatrico. Le prestazioni sanitarie fatturate direttamente alla persona fisica, quando i dati sono destinati al Sistema Tessera Sanitaria (TS), non devono transitare dal Sistema di Interscambio (SdI); le prestazioni fatturate a uno studio o a una società seguono invece normalmente il percorso della fattura elettronica B2B. Nel regime forfettario non si addebita IVA né, di norma, si applica la ritenuta d’acconto; il bollo da 2 euro va valutato quando l’importo non soggetto a IVA supera 77,47 euro.
Prima ancora di scegliere un software, l’igienista deve rispondere a tre domande: chi è il committente contrattuale, chi incassa dal paziente e chi emette il documento fiscale? Le tre risposte possono cambiare completamente il percorso di fatturazione. Una giornata lavorata in uno studio non comporta automaticamente che la fattura sia destinata al paziente; allo stesso modo, una prestazione pagata dal paziente direttamente al professionista non diventa una fattura B2B solo perché viene svolta nei locali di una clinica.
| Situazione | Destinatario fattura | Canale ordinario |
|---|---|---|
| Igienista che incassa dal paziente per una prestazione sanitaria | Paziente persona fisica | Documento fuori SdI + dati TS |
| Igienista incaricato e pagato dallo studio | Studio / società committente | Fattura elettronica B2B via SdI |
| Prestazione non sanitaria, corso o consulenza | Cliente effettivo | Verifica autonoma del trattamento e del canale |
Questa guida riguarda l’emissione concreta delle fatture, non il calcolo generale di imposte o l’apertura della posizione fiscale. Per quest’ultimo aspetto trovi la guida alla Partita IVA dell’igienista dentale; per aliquote e simulazioni consulta il calcolo tasse dell’igienista dentale. Per requisiti e limiti del regime agevolato leggi anche regime forfettario per igienista dentale.
Prima fattura: come capire quale soggetto è il cliente
Il primo controllo non è il codice destinatario ma il rapporto economico reale. Uno studio può mettere a disposizione poltrona, agenda e materiali e poi pagare l’igienista in base alle ore o a una percentuale. In questo caso il professionista può svolgere materialmente la prestazione sul paziente ma avere come proprio cliente lo studio, che gli riconosce il corrispettivo contrattuale.
In un’altra organizzazione, l’igienista mantiene pazienti propri, concorda direttamente il prezzo, riceve il pagamento e utilizza lo studio soltanto per l’accesso agli spazi secondo un accordo separato. Qui il cliente della sua prestazione può essere il paziente. Non basta guardare chi possiede il POS: occorre confrontare accordo, responsabilità di fatturazione, condizioni economiche e soggetto che presta giuridicamente il servizio.
È utile conservare il contratto con lo studio e annotare, per ciascun flusso, chi prenota, chi fattura, chi riscuote, chi emette eventuali note di credito e chi adempie all’obbligo TS. Una ripartizione chiara delle responsabilità evita che entrambi emettano documenti per la medesima operazione o, al contrario, che nessuno li emetta.
Quali dati deve contenere una fattura dell’igienista dentale
La fattura deve identificare il professionista con nome, cognome, domicilio fiscale, Partita IVA e gli altri elementi fiscali richiesti. Per il destinatario servono i dati coerenti con il rapporto: persona fisica con codice fiscale oppure soggetto economico con Partita IVA e recapito elettronico dove richiesto.
Vanno poi riportati numero progressivo, data, descrizione della prestazione, importo, eventuale rivalsa previdenziale, natura dell’operazione, eventuale bollo e totale. Per una fattura a studio è utile indicare anche il periodo cui il compenso si riferisce; per il documento al paziente è preferibile una descrizione sanitaria pertinente, senza inserire dati clinici superflui.
Il numero di iscrizione all’Albo e i riferimenti professionali possono aiutare a identificare la qualifica sanitaria, ma la loro presenza non sostituisce l’esame del corretto trattamento fiscale. Prima di emettere il primo documento è bene configurare anagrafica e numerazione del software ed effettuare una prova su un caso senza dati reali.
Fattura al paziente privato: quando non utilizzare lo SdI
Nel 2026 il divieto previsto dall’articolo 10-bis del D.L. 119/2018 impedisce ai soggetti tenuti alla trasmissione delle spese sanitarie al Sistema TS di emettere tramite SdI le fatture i cui dati sono destinati a tale sistema. Non si tratta di una semplice esenzione facoltativa dalla fattura elettronica: per quella tipologia di documento il canale SdI non va utilizzato.
L’igienista può predisporre la fattura mediante il gestionale e consegnarla al paziente in formato cartaceo o PDF fuori dal Sistema di Interscambio, rispettando le regole sulla conservazione e protezione dei dati. La trasmissione dei dati di spesa al Sistema TS costituisce un adempimento distinto: non equivale a inviare al paziente la fattura e non sostituisce il documento fiscale.
Una regola pratica: separare nel software le anagrafiche dei pazienti, per cui è necessario il controllo privacy e TS, dalle anagrafiche dei clienti aziendali. Non occorre utilizzare un unico modello per tutti, perché i canali di trasmissione sono differenti.
Fattura allo studio odontoiatrico, alla clinica o alla società
Quando l’igienista fattura a uno studio odontoiatrico, a una società o a una struttura che acquista la sua prestazione, il destinatario è il soggetto giuridico o professionale indicato nell’accordo. La fattura B2B segue normalmente il Sistema di Interscambio, anche per il professionista forfettario. Per il relativo documento elettronico servono Partita IVA del committente, codice destinatario o PEC secondo le indicazioni ricevute e natura IVA corretta.
Non si devono trasmettere al Sistema TS i dati di una fattura intestata allo studio come se si trattasse di una spesa personale del paziente. La trasmissione dei documenti sanitari destinati alla dichiarazione precompilata riguarda infatti le spese sostenute dalla persona fisica nei casi previsti: occorre individuare il soggetto che emette la fattura al paziente e detiene l’obbligo di invio.
Compenso a giornata, a seduta o percentuale
Una collaborazione può prevedere 200 euro a giornata, 35 euro per seduta oppure il 30% di un compenso concordato. Questi parametri servono a calcolare il corrispettivo verso lo studio, ma non modificano da soli il destinatario. Una descrizione utilizzabile potrebbe essere: Prestazioni professionali di igiene dentale rese nel mese di ottobre 2026, secondo accordo di collaborazione.
Se lo studio paga 1.200 euro a fronte di una serie di giornate, non è corretto intestare all’igienista le fatture emesse dallo studio ai pazienti o replicare in automatico quegli importi nella contabilità del professionista. Si fattura quanto effettivamente spettante sulla base del rapporto contrattuale.
Studio e professionista: chi gestisce il Sistema TS?
Se lo studio emette le fatture verso i propri pazienti, la responsabilità del relativo flusso TS va verificata in capo al soggetto obbligato che documenta le spese, secondo le norme applicabili alla struttura. Il professionista esterno non deve duplicare i dati per il solo fatto di aver materialmente eseguito la prestazione clinica.
Regime forfettario e IVA: quale dicitura inserire
Nel regime forfettario il professionista applica la disciplina prevista dall’articolo 1, commi 54 e seguenti, della legge 190/2014: sulle fatture relative alla propria attività non addebita IVA e non applica la ritenuta d’acconto ordinaria. È necessario riportare un’annotazione coerente, ad esempio: Operazione effettuata in regime forfettario ai sensi dell’art. 1, commi 54-89, L. 190/2014; compenso non soggetto a ritenuta d’acconto ai sensi del comma 67.
Nel file XML B2B l’operazione del forfettario è generalmente codificata con la natura N2.2, insieme agli altri campi del tracciato necessari. Il gestionale deve essere configurato sul regime effettivo del professionista, evitando modelli rimasti impostati per il regime ordinario.
Attenzione a non confondere non applicazione IVA per il forfettario ed esenzione IVA delle prestazioni sanitarie. L’esenzione sanitaria prevista dall’articolo 10, n. 18, del DPR 633/1972 dipende anche da natura e finalità della prestazione, ed è particolarmente importante quando il professionista non opera in forfettario. La circolare dell’Agenzia delle Entrate n. 4/2005 chiarisce che non ogni attività svolta da un operatore sanitario è automaticamente esente.
Fac-simile 1: fattura di 100 euro al paziente
Supponiamo che un’igienista dentale forfettaria effettui una prestazione di igiene orale direttamente a un paziente privato e percepisca 100 euro. Il paziente riceve una fattura fuori SdI; i dati della spesa vengono gestiti nel flusso TS secondo le regole vigenti.
| Voce della fattura | Importo |
|---|---|
| Prestazione professionale di igiene dentale | 100,00 € |
| IVA in regime forfettario | 0,00 € |
| Ritenuta d’acconto | 0,00 € |
| Bollo riaddebitato, quando dovuto | 2,00 € |
| Totale da pagare | 102,00 € |
Nell’esempio non è prevista alcuna rivalsa del 4%. Se il professionista decide di applicarla, la fattura cambia e il totale deve essere ricalcolato. La presenza del bollo non dipende dal fatto che il paziente paghi in contanti o con carta, ma dai presupposti previsti per il documento.
Il documento deve riportare correttamente data e modalità del pagamento. Per il paziente è utile ricevere una fattura leggibile e una prova di pagamento tracciabile, quando necessaria ai fini delle detrazioni.
Fac-simile 2: fattura elettronica da 1.200 euro allo studio
Supponiamo ora che l’igienista presti la propria attività in uno studio odontoiatrico, con compenso mensile pattuito pari a 1.200 euro. Il suo cliente è lo studio e non ciascun paziente visitato. Il professionista emette la fattura B2B via SdI, se ricorrono i presupposti ordinari di fatturazione.
| Voce | Importo |
|---|---|
| Prestazioni professionali ottobre 2026 | 1.200,00 € |
| IVA / ritenuta nel forfettario | 0,00 € |
| Bollo riaddebitato | 2,00 € |
| Totale fattura | 1.202,00 € |
Nel tracciato elettronico si indica il bollo virtuale se dovuto. Il corrispettivo può essere una cifra diversa qualora il contratto preveda una rivalsa previdenziale o una clausola che pone il bollo a carico del professionista. Non bisogna aggiungere automaticamente voci non pattuite: il contratto determina il compenso, la normativa disciplina la documentazione.
Questo esempio non sostituisce la verifica del regime IVA quando l’igienista è ordinario anziché forfettario, oppure quando il rapporto è diverso da una normale prestazione professionale di lavoro autonomo.
Rivalsa INPS 4%: facoltativa, non è il contributo dovuto
L’igienista iscritto alla Gestione Separata può, nei casi previsti, addebitare in fattura una rivalsa previdenziale del 4%. Questa rivalsa è facoltativa: non equivale all’aliquota effettiva di contribuzione e non trasferisce l’obbligo contributivo al committente. L’eventuale 4% si aggiunge al compenso e concorre al trattamento fiscale del ricavo secondo le regole applicabili.
Su 100 euro di prestazione, una rivalsa del 4% vale 4 euro: compenso e rivalsa sommano 104 euro, ai quali si può aggiungere il bollo dovuto e riaddebitato. In questa ipotesi, il totale di fattura sarebbe 106 euro. L’applicazione della rivalsa al paziente o allo studio deve essere coerente con gli accordi e con la disciplina professionale.
Se l’igienista non prevede rivalsa, non deve inventarla in fattura. La contribuzione reale alla Gestione Separata resta da calcolare sul reddito previdenzialmente rilevante, con aliquote proprie della posizione individuale. Per una simulazione separata su coefficiente 78%, 5%/15% e previdenza puoi utilizzare il calcolo delle tasse.
Imposta di bollo: quando scattano i 2 euro
Per le fatture senza IVA di importo superiore a 77,47 euro, normalmente è dovuta un’imposta di bollo di 2 euro, salvo eccezioni o condizioni particolari. L’Agenzia delle Entrate illustra anche il controllo e il pagamento del bollo sulle fatture elettroniche via SdI.
Una fattura di 75 euro normalmente non supera la soglia; una fattura di 100 euro la supera. Nel documento elettronico B2B il bollo viene valorizzato nel tracciato XML e poi assolto secondo le scadenze della relativa procedura. Sul documento sanitario emesso fuori SdI è invece necessario rispettare la modalità di assolvimento prevista per quel formato, senza pensare che l’invio dei dati TS paghi automaticamente il bollo.
Il bollo può essere assunto dal professionista oppure riaddebitato al cliente. Se lo riaddebiti, indicarlo separatamente rende più trasparente il totale. Il riaddebito nel regime forfettario deve inoltre essere trattato coerentemente nella determinazione dei ricavi, secondo l’orientamento fiscale applicabile.
Sistema Tessera Sanitaria: chi deve inviare i dati
Gli igienisti dentali sono inclusi tra le professioni sanitarie per cui è previsto l’invio dei dati delle spese sanitarie sostenute dalle persone fisiche. Il decreto MEF del 22 novembre 2019 li individua espressamente tra i soggetti tenuti all’adempimento.
Non si trasmette il PDF della fattura come se fosse un documento allegato al modello fiscale del cittadino: si trasmettono i dati previsti dal Sistema TS, con campi e codici coerenti con documento e pagamento. È essenziale che la registrazione sia tracciabile: data della spesa, data del pagamento, eventuali importi incassati parzialmente, indicazione di pagamento tracciabile, documento originario e correzioni successive.
Paziente proprio, paziente dello studio e pagamenti riscossi dalla clinica
Se l’igienista fattura direttamente il paziente, deve gestire i propri obblighi TS. Se fattura uno studio e lo studio fattura il paziente, non deve considerare la propria fattura B2B una spesa sanitaria del singolo paziente. Se i pagamenti vengono raccolti da un terzo per conto del professionista, occorre esaminare i contratti e individuare chi emette la fattura al paziente, chi registra l’incasso e chi trasmette i dati senza duplicazioni.
La distinzione è importante anche nei casi con più operatori sanitari nella stessa struttura: la prestazione clinica, il rapporto contrattuale e l’obbligo fiscale non sono automaticamente sovrapponibili.
Scadenza TS per le spese 2026: quando inviare e correggere
Il calendario del Sistema TS riferito alle spese pagate dal 1° gennaio al 31 dicembre 2026 prevede, in base al decreto MEF 29 ottobre 2025, l’invio dei dati entro il 1° febbraio 2027. Il termine operativo per le modifiche è indicato all’8 febbraio 2027. Le scadenze e le istruzioni vanno ricontrollate sul portale ufficiale prima dell’invio, perché possono essere aggiornate da provvedimenti successivi.
Il riferimento normativo per la periodicità annuale è il decreto MEF 29 ottobre 2025. Operativamente, però, non conviene attendere gennaio per ricostruire dodici mesi di pagamenti: è preferibile verificare ogni mese il collegamento fra fatture, accrediti POS, bonifici e eventuali rettifiche.
Fattura emessa a dicembre e pagata a gennaio
Una fattura del 20 dicembre 2026 pagata integralmente il 10 gennaio 2027 non va trattata come spesa pagata nel 2026. Ai fini della precompilata rileva la data effettiva del pagamento. È quindi necessario distinguere la data documento dalla data incasso, riportando il dato nell’anno coerente con il calendario TS.
Acconti e saldi in due esercizi
Se il paziente paga un acconto di 100 euro nel dicembre 2026 e il saldo di 150 euro nel gennaio 2027, il professionista deve poter ricostruire i due pagamenti e documentarli correttamente. Non deve attribuire entrambi gli importi al primo anno solo perché il trattamento è stato programmato in dicembre. Occorre applicare le regole TS per spese e pagamenti parziali, mantenendo un collegamento esplicito con il documento originario.
Opposizione del paziente all’utilizzo dei dati nella precompilata
Il paziente può esercitare il diritto di opposizione all’utilizzo dei dati delle proprie spese sanitarie nella dichiarazione precompilata. Opposizione alla precompilata non significa automaticamente assenza di obblighi fiscali o autorizzazione a cancellare la fattura. È necessario rispettare le modalità previste per l’operatore sanitario e per il cittadino, distinguendo il documento fiscale dalla trasmissione e dall’utilizzo dei dati.
L’igienista deve informare il paziente in modo comprensibile, registrare correttamente l’eventuale opposizione secondo le procedure applicabili e non inviare nello SdI un documento sanitario per aggirare il problema. Nella gestione TS occorre usare le modalità tecniche vigenti per i dati oggetto di opposizione, evitando divulgazioni non necessarie. La pagina dell’Agenzia delle Entrate sulle spese sanitarie permette di approfondire il funzionamento della precompilata.
Le modalità di opposizione nel tempo hanno previsto sia una scelta presso l’erogatore sia strumenti a disposizione del cittadino. Prima di inserire una dicitura standard in ogni fattura occorre verificare l’effettiva scelta del paziente e non presumere un consenso o un’opposizione mai manifestati.
Pagamento tracciabile e detrazione della spesa sanitaria
Per le detrazioni sanitarie del paziente conta anche la modalità di pagamento. Come ricorda l’Agenzia delle Entrate, le spese per prestazioni sanitarie presso strutture private non accreditate sono generalmente detraibili soltanto se sostenute mediante strumenti tracciabili, con le eccezioni previste per medicinali, dispositivi medici e prestazioni rese da strutture pubbliche o private accreditate al SSN.
L’igienista non deve confondere obbligo di emettere correttamente la fattura e possibilità di detrarre la spesa in capo al paziente. Anche una prestazione pagata in contanti resta da documentare secondo le regole fiscali; può però avere conseguenze diverse per la detraibilità del paziente. È utile conservare nel gestionale l’indicazione coerente della modalità di incasso.
Per i pagamenti con POS si può riconciliare il documento fiscale con il report del terminale e il successivo accredito bancario; per i bonifici è utile il riferimento del documento in causale. La documentazione della tracciabilità deve essere accessibile senza includere dati clinici non necessari nel riepilogo bancario.
Più studi, compensi diversi e riconciliazione mensile
Un igienista può lavorare il lunedì in uno studio con compenso fisso, il mercoledì in una clinica con percentuale sulle prestazioni e il venerdì con pazienti propri. In questo caso il problema non è soltanto emettere tre fatture: serve distinguere i contratti, i periodi di competenza e soprattutto gli incassi che compongono il reddito dell’anno.
Una gestione ordinata prevede almeno tre prospetti: prestazioni/giornate, fatture emesse e incassi ricevuti. I totali possono non coincidere nel medesimo mese. Uno studio può pagare una fattura con 45 giorni di ritardo; una prestazione al paziente può essere pagata immediatamente con POS; un rimborso può essere registrato settimane dopo.
Controllo semplice prima di chiudere il mese
- verificare tutte le fatture numerate e gli eventuali documenti mancanti;
- associare ogni fattura allo studio o al paziente corretto;
- riconciliare bonifici, pagamenti POS e contanti;
- isolare documenti sanitari destinati a TS e documenti B2B via SdI;
- verificare bollo, eventuale rivalsa e note di credito;
- segnare i pagamenti del periodo per il corretto anno di competenza TS.
Questo controllo non è soltanto contabile. Se un pagamento viene attribuito alla fattura sbagliata, il problema può emergere nei dati della precompilata, negli incassi forfettari o nei rapporti economici con lo studio.
Note di credito, errori di intestazione e rimborsi
Se la fattura contiene un destinatario errato, un importo sbagliato oppure una prestazione annullata, non è corretto cancellare semplicemente il PDF salvato e riutilizzare lo stesso numero senza traccia. Bisogna valutare il documento fiscale di variazione o la procedura di correzione prevista per il canale originario.
Per la fattura elettronica B2B si utilizzano le tipologie documentali ammesse nel Sistema di Interscambio e si conserva il collegamento con la fattura iniziale. Per le spese sanitarie comunicate al Sistema TS occorre coordinare eventuale rimborso, annullamento o rettifica con i dati già trasmessi, per non lasciare nella precompilata una spesa che non corrisponde più al pagamento effettivo.
Quando è coinvolto uno studio è opportuno farsi confermare per iscritto se la variazione riguarda il compenso professionale dell’igienista oppure la fattura della struttura al paziente. Sono documenti differenti e correggerne uno non corregge automaticamente l’altro.
Prestazioni diverse dall’igiene dentale: corsi e consulenze
Una professionista può svolgere anche formazione, docenze, progetti educativi e consulenze non coincidenti con una prestazione sanitaria resa alla persona. Non bisogna classificare automaticamente ogni ricavo con le stesse regole del documento sanitario al paziente solo perché l’emittente è un’igienista dentale iscritta all’Albo.
Per un corso fatturato a un ente formativo o a uno studio, il rapporto è spesso B2B e il documento segue il relativo flusso elettronico. Il trattamento IVA e la scelta di eventuali codici di attività devono essere verificati in relazione alla prestazione effettiva e al regime fiscale. In alcuni casi può essere opportuno valutare anche un’attività secondaria.
Per l’inquadramento professionale generale e le differenze rispetto all’odontoiatra consulta la guida al codice ATECO dell’igienista dentale. La finalità sanitaria della prestazione, il committente e il regime IVA restano tre verifiche distinte.
Checklist di controllo prima dell’invio della fattura
- Contratto: il destinatario è davvero il soggetto che acquista la prestazione?
- Cliente: paziente persona fisica oppure studio/società?
- Regime: forfettario oppure ordinario, con natura IVA coerente?
- Canale: documento sanitario fuori SdI o fattura B2B elettronica?
- Compenso: importo pattuito, periodo corretto e descrizione pertinente?
- Rivalsa: 4% presente solo quando scelto e coerente con gli accordi?
- Bollo: soglia 77,47 euro e assolvimento verificati?
- Ritenuta: non applicata nel forfettario se non dovuta?
- Pagamento: data e modalità registrate in modo verificabile?
- Sistema TS: se pertinente, chi trasmette i dati e come vengono gestite rettifiche e opposizioni?
- Archivio: documento, prova di invio, ricevuta e incasso collegati?
Una checklist semplice ripetuta ogni mese è più utile di una correzione complessa a fine anno. Il commercialista dovrebbe poter verificare un campione di fatture e riconciliare i dati senza dover ricostruire singolarmente ogni prestazione da email, agenda e estratti conto.
Domande frequenti sulla fattura dell’igienista dentale
Un’igienista dentale in forfettario deve emettere sempre fattura elettronica?
No. Per le fatture relative alle prestazioni sanitarie rese a persone fisiche i cui dati devono essere inviati al Sistema TS vale il divieto di utilizzare lo SdI. Le fatture a studi o società, invece, seguono normalmente la fatturazione elettronica B2B.
Se lavoro in tre studi, devo inviare tre volte le spese dei pazienti al TS?
Non per il solo fatto di aver lavorato in tre strutture. Occorre stabilire chi fattura ciascun paziente e chi ha l’obbligo di trasmettere i relativi dati. Se l’igienista emette soltanto fatture B2B agli studi, non deve duplicare come proprie le spese documentate dalle strutture.
La fattura allo studio si può emettere senza IVA?
Sì, quando l’igienista opera nel regime forfettario e sono rispettati i relativi requisiti. La mancata applicazione IVA deriva dal regime del professionista; per soggetti in regime ordinario occorre verificare la natura della prestazione e le regole sull’eventuale esenzione.
Il 4% INPS è obbligatorio in fattura?
No. La rivalsa del 4% per il professionista iscritto alla Gestione Separata è facoltativa e non coincide con i contributi complessivamente dovuti all’INPS.
Quando va trasmessa al TS una spesa pagata nel 2026?
Il calendario operativo delle spese sanitarie 2026 prevede la trasmissione entro il 1° febbraio 2027 e la finestra di modifica entro l’8 febbraio 2027, salvo successive variazioni ufficiali.
Un paziente che paga in contanti può ricevere la fattura?
Sì, il pagamento in contanti non elimina l’obbligo di corretta documentazione fiscale. Occorre però informare il paziente che, nei casi previsti per le strutture private non accreditate, la detrazione fiscale della spesa sanitaria richiede un pagamento tracciabile.
Se emetto una nota di credito, basta correggere la contabilità?
No. Se la spesa è già stata comunicata al Sistema TS è necessario verificare anche il flusso di correzione o rimborso previsto. Per una fattura B2B occorre invece procedere con la corretta variazione elettronica.
Per il coordinamento annuale con regime forfettario, Albo, Gestione Separata, contratti e gestione dei compensi puoi consultare la guida al commercialista per igienista dentale.
Raccontaci la tua situazione. Ti aiutiamo a capire come procedere e quale soluzione è più adatta alla tua attività.