Rimborso spese con scontrino nel forfettario: come fatturarlo

Se hai sostenuto una spesa per un cliente e possiedi solo uno scontrino o una ricevuta non intestata al cliente, puoi chiedere il rimborso, ma non puoi trattarlo automaticamente come un’anticipazione esclusa ai sensi dell’articolo 15. Nel regime forfettario bisogna distinguere la semplice spesa che riaddebiti al cliente dalla vera anticipazione fatta in nome e per conto suo.

È proprio questa distinzione che determina come descrivere il rimborso spese in fattura, quale Natura IVA utilizzare nella fattura elettronica e se l’importo può essere escluso dal tuo compenso. Dal 2025, inoltre, le regole sui rimborsi analitici dei professionisti sono cambiate: per i forfettari il quadro richiede ancora prudenza quando il rimborso può incidere sui limiti del regime.

Rimborso spese con scontrino: puoi chiederlo al cliente?

Sì. Il fatto che tu abbia uno scontrino anziché una fattura intestata al cliente non impedisce, di per sé, di concordare con il cliente il rimborso della spesa. Il punto fiscale è un altro: bisogna capire che tipo di rimborso stai effettuando.

Uno scontrino generico può dimostrare che una spesa è stata sostenuta, ma normalmente non dimostra da solo che tu abbia pagato quella somma in nome e per conto del cliente. Per applicare l’articolo 15 del DPR 633/1972 servono infatti i requisiti sostanziali dell’anticipazione e una documentazione idonea a ricondurre l’onere alla controparte.

Scontrino, fattura a tuo nome o documento intestato al cliente: cosa cambia

Documento della spesa	Come leggere il rimborso	Art. 15?
Scontrino o ricevuta non intestata al cliente	Può documentare una spesa sostenuta, ma non prova automaticamente un’anticipazione in nome e per conto del cliente	Non automaticamente
Fattura intestata a te	La spesa è formalmente sostenuta dal professionista e l’eventuale riaddebito va tenuto distinto da una vera anticipazione	Di regola no
Fattura, quietanza o altro documento che individua il cliente come soggetto dell’onere	Se hai soltanto anticipato il pagamento in nome e per conto del cliente, può ricorrere l’art. 15	Sì, se tutti i requisiti sono rispettati
Rimborso forfettario senza collegamento puntuale a una spesa	È una somma aggiuntiva collegata alla prestazione	No

La norma di riferimento è l’articolo 15 del DPR 633/1972, che esclude dalla base imponibile le somme dovute a titolo di rimborso delle anticipazioni fatte in nome e per conto della controparte, purché regolarmente documentate.

Quando il rimborso è una vera anticipazione ex articolo 15

Per parlare di vera anticipazione non basta scrivere “rimborso spese” nella fattura. Deve emergere che l’onere era del cliente e che tu hai semplicemente anticipato il pagamento per suo conto. È il caso, per esempio, di alcuni diritti, tributi, visure o altre somme pagate nell’interesse diretto del cliente quando la documentazione identifica correttamente la controparte.

In questa situazione l’importo va separato dal compenso. Nella fattura elettronica le somme escluse ai sensi dell’articolo 15 sono normalmente rappresentate con la Natura N1 – escluse ex art. 15. La guida generale dell’Agenzia delle Entrate sulla fatturazione elettronica ricorda che, quando l’operazione non è imponibile, va utilizzato l’apposito codice Natura previsto dal tracciato XML.

Se la spesa è a tuo nome non usare N1 solo perché il cliente te la rimborsa

Se il biglietto, l’hotel, il materiale o un’altra spesa risultano sostenuti da te, il fatto che il cliente ti restituisca esattamente la stessa cifra non trasforma da solo il riaddebito in un’anticipazione ex articolo 15. In particolare, una fattura intestata a te resta una spesa sostenuta dal professionista.

Per un contribuente forfettario, se la voce non è un’anticipazione ex articolo 15, non va qualificata come N1 per il solo fatto di essere un rimborso. Nella fattura elettronica del forfettario le operazioni proprie del regime utilizzano normalmente la Natura N2.2. Tieni comunque separata la questione IVA dalla determinazione del reddito: sono due piani fiscali diversi.

Per compilare correttamente anche le altre voci puoi consultare la guida alla fattura nel regime forfettario 2026.

Cosa è cambiato dal 2025 per i rimborsi analitici

Dal 2025 l’articolo 54 del TUIR stabilisce, per il reddito di lavoro autonomo, che non concorrono al reddito le somme percepite come rimborso delle spese sostenute per l’esecuzione di un incarico e addebitate analiticamente al committente. È una fattispecie diversa dall’articolo 15: qui la spesa può essere sostenuta dal professionista e poi riaddebitata analiticamente.

Il testo vigente dell’articolo 54 del TUIR contiene anche una regola di tracciabilità per alcuni rimborsi relativi a vitto, alloggio, viaggio, taxi e NCC sostenuti in Italia.

Per il regime forfettario non conviene però trasformare questa novità in una regola automatica sugli 85.000 euro. Il forfettario determina il reddito con una disciplina speciale e, al 7 settembre 2026, il trattamento dei rimborsi analitici rispetto alle soglie del regime non è stato chiuso da un chiarimento nazionale generale dell’Agenzia delle Entrate. Per il quadro completo e aggiornato abbiamo separato il tema nella guida sui rimborsi spese nel regime forfettario 2026.

Il rimborso entra nel limite di 85.000 euro?

La risposta dipende dalla natura della somma. Una vera anticipazione ex articolo 15, correttamente documentata e sostenuta in nome e per conto del cliente, non costituisce il tuo compenso. Un rimborso forfettario o indistinto, invece, è normalmente una somma collegata alla prestazione e non va escluso dal limite solo perché lo hai chiamato “rimborso”.

Per i rimborsi analitici di spese sostenute direttamente dal professionista si applica la cautela appena vista. Se sei vicino alle soglie di 85.000 o 100.000 euro, la classificazione deve essere verificata prima di escludere somme dal calcolo. Puoi approfondire anche i limiti del regime forfettario 2026.

Come inserire il rimborso spese nella fattura elettronica

La fattura dovrebbe far capire subito che cosa stai chiedendo al cliente. Evita una voce generica “rimborso spese” quando in realtà ci sono importi di natura diversa.

1. Indica il compenso professionale in una riga separata.
2. Se esiste una vera anticipazione ex articolo 15, descrivila separatamente, indicando il riferimento al documento e l’importo esatto anticipato.
3. Se stai riaddebitando una spesa sostenuta da te, descrivi analiticamente la voce senza qualificarla automaticamente come anticipazione ex art. 15.
4. Conserva scontrino, ricevuta, fattura e prova del pagamento collegandoli all’incarico.
5. Per vitto, alloggio, viaggio, taxi e NCC verifica anche la tracciabilità del pagamento richiesta dalle norme sul reddito professionale.

Esempio: hotel con fattura a tuo nome e diritti intestati al cliente

Immagina una consulenza da 1.000 euro. Per svolgere l’incarico paghi 180 euro di hotel con fattura intestata a te e anticipi 60 euro di diritti formalmente dovuti dal cliente e regolarmente documentati a suo nome.

• I 60 euro di diritti possono rientrare nell’anticipazione ex articolo 15 se ricorrono tutti i requisiti: li evidenzi separatamente e non li confondi con il compenso.
• I 180 euro di hotel non sono un’anticipazione ex articolo 15 perché la spesa è sostenuta da te. Se li riaddebiti analiticamente, devi applicare le regole dei rimborsi analitici e conservare la documentazione e la prova del pagamento tracciabile.

La stessa logica vale per uno scontrino: può essere utile a documentare la spesa, ma non basta da solo per trasformarla in una somma esclusa ex articolo 15.

Documenti da conservare per il rimborso

• scontrino, ricevuta o fattura della spesa;
• documento che dimostra che l’onere è del cliente, quando invochi l’articolo 15;
• prova del pagamento effettuato;
• preventivo, incarico o email che prevede il rimborso;
• descrizione analitica della spesa inserita in fattura;
• eventuale prova del pagamento tracciabile quando richiesta.

Domande frequenti