Nota di credito: cos’è, quando si fa e come correggere una fattura

La nota di credito è il documento con cui si riduce o si annulla, totalmente o parzialmente, una fattura già emessa. Nella fatturazione elettronica si utilizza normalmente il TipoDocumento TD04. Serve quando l’operazione viene meno, il corrispettivo diminuisce oppure devi rettificare una fattura già trasmessa e fiscalmente valida.

Non ogni errore richiede però una nota di credito. Se la fattura elettronica viene scartata dallo SdI, per esempio, non è considerata emessa e va corretta e ritrasmessa. Se invece la fattura è stata accettata e devi ridurne l’importo o annullarla, la nota di credito diventa lo strumento tipico da valutare.

Cos’è una nota di credito

La nota di credito, chiamata anche nota di variazione in diminuzione, è un documento fiscale collegato a una fattura precedente. Il suo scopo è rettificare verso il basso gli effetti economici della fattura originaria.

Può essere emessa per annullare l’intera fattura oppure soltanto una parte dell’importo. Il riferimento normativo generale è l’articolo 26 del DPR 633/1972, che disciplina le variazioni dell’imponibile e dell’imposta dopo l’emissione della fattura.

La base normativa è consultabile nell’articolo 26 del DPR 633/1972.

Quando si emette una nota di credito

I casi più comuni sono:

• annullamento totale di una fattura emessa per un’operazione poi venuta meno;
• riduzione del prezzo concordata dopo l’emissione;
• sconto o abbuono successivo;
• reso totale o parziale della merce;
• risoluzione, rescissione o annullamento del contratto;
• errore nell’importo della fattura già emessa;
• altre situazioni che comportano una riduzione del corrispettivo originariamente fatturato.

Le ipotesi concrete e i termini possono cambiare in base alla causa della variazione. Per questo la nota di credito non deve essere usata come un generico “tasto annulla”.

Nota di credito totale o parziale

Una nota di credito è totale quando azzera l’intera fattura originaria. È parziale quando riduce soltanto una parte del corrispettivo.

Se hai emesso una fattura da 1.100 euro ma il corrispettivo corretto è 700 euro, puoi emettere una nota di credito da 400 euro. Se invece la fattura non avrebbe dovuto essere emessa affatto e ricorrono i presupposti per l’annullamento, la nota può stornare l’intero documento.

Nella fattura elettronica la nota di credito è TD04

Nella fatturazione elettronica ordinaria il codice utilizzato per la nota di credito è TD04.

La guida ufficiale dell’Agenzia delle Entrate alla compilazione delle fatture elettroniche identifica TD04 come “nota di credito” e TD05 come “nota di debito”. Questo consente allo SdI di distinguere chiaramente una rettifica in diminuzione da una rettifica in aumento.

Il riferimento operativo è la Guida dell’Agenzia delle Entrate alla fattura elettronica.

Se la fattura è stata scartata dallo SdI non serve TD04

Una fattura elettronica scartata dal Sistema di Interscambio non viene considerata fiscalmente emessa. In questo caso devi correggere l’errore e ritrasmettere la fattura secondo le regole previste, non annullarla con una nota di credito.

La nota di credito diventa invece rilevante quando la fattura è stata correttamente trasmessa e acquisita e devi poi rettificarne gli effetti.

La guida RF sulla fattura elettronica con importo sbagliato approfondisce proprio la differenza tra fattura scartata e fattura già emessa.

Errore nella Partita IVA del cliente: serve sempre una nota di credito?

No. Il vecchio testo di questa pagina indicava l’errore nella Partita IVA del cliente come un caso automatico di nota di credito. In realtà devi prima verificare che cosa è successo alla fattura elettronica.

Se l’errore determina lo scarto, la fattura non è emessa e va corretta. Se invece il documento viene accettato ma contiene dati errati che richiedono una vera rettifica fiscale, può essere necessario stornare e riemettere correttamente il documento.

Non tutti gli errori anagrafici hanno quindi lo stesso trattamento: va distinto l’errore che impedisce l’emissione dall’errore presente in una fattura ormai valida.

Differenza tra nota di credito e nota di debito

La nota di credito riduce l’importo della fattura originaria. La nota di debito fa l’opposto: aumenta quanto dovuto quando, dopo l’emissione della fattura, emerge che l’importo doveva essere maggiore.

• TD04: nota di credito, variazione in diminuzione;
• TD05: nota di debito, variazione in aumento.

Se hai fatturato 1.100 euro invece di 700, devi diminuire e quindi valuti TD04. Se hai fatturato 700 euro invece di 1.100 e devi integrare il corrispettivo, il problema è una variazione in aumento.

Nota di credito nel regime forfettario

Il contribuente forfettario utilizza la nota di credito elettronica come gli altri soggetti obbligati alla fatturazione elettronica, ma la sua fattura ordinaria non espone normalmente IVA e ritenuta d’acconto.

La nota di credito deve quindi essere coerente con la fattura forfettaria originaria: regime fiscale RF19, natura IVA corretta e riferimenti al documento che stai rettificando.

Per il caso specifico puoi consultare la guida RF sulla nota di credito nel regime forfettario.

Nota di credito e principio di cassa nel forfettario

Per il forfettario il reddito viene determinato secondo il principio di cassa: conta ciò che viene effettivamente incassato.

Questo significa che una fattura emessa ma mai incassata non genera automaticamente lo stesso reddito di una somma effettivamente percepita. La nota di credito serve a correggere il documento quando esiste una causa reale di storno, non semplicemente perché il cliente è in ritardo con il pagamento.

Cliente che non paga: la nota di credito non è automatica

Il semplice mancato pagamento non consente sempre di cancellare liberamente una fattura con nota di credito. Devi distinguere tra insolvenza, annullamento dell’operazione, accordo tra le parti, procedura concorsuale o altre cause previste dalla normativa.

Per un forfettario, inoltre, il mancato incasso ha già un effetto importante sul reddito perché il compenso non percepito non entra normalmente nel reddito forfettario secondo il principio di cassa.

Come compilare una nota di credito elettronica

Una nota di credito deve essere riconducibile senza dubbi alla fattura originaria. È quindi opportuno indicare:

• numero e data della nota;
• dati del cedente/prestatore e del cliente;
• TipoDocumento TD04;
• numero e data della fattura che viene rettificata;
• causale chiara dello storno;
• importo totale o parziale da rettificare;
• aliquota o natura IVA coerenti con il documento originario;
• eventuali altri dati fiscali che devono essere rettificati insieme all’importo.

Esempio 1: sconto concordato dopo la fattura

Hai emesso una fattura da 2.000 euro e successivamente concedi al cliente uno sconto di 300 euro previsto dall’accordo tra le parti.

Se ricorrono i presupposti della variazione, emetti una nota di credito parziale da 300 euro richiamando la fattura originaria. Il cliente resta debitore per 1.700 euro.

Esempio 2: fattura emessa due volte

Invii accidentalmente due fatture per la stessa identica prestazione e entrambe risultano acquisite dallo SdI.

La seconda fattura non può essere semplicemente “cancellata” dal sistema. Devi gestire lo storno con il documento corretto, collegandolo alla fattura duplicata che vuoi annullare.

Esempio 3: fattura da 1.100 euro invece di 700

La fattura è valida ma hai indicato un corrispettivo di 1.100 euro anziché 700.

La variazione da effettuare è di 400 euro in diminuzione. La nota di credito può quindi essere parziale per 400 euro, lasciando invariata la parte corretta del documento.

Quando conviene stornare tutto e rifare la fattura

Se gli errori sono molti oppure riguardano elementi essenziali dell’operazione, può essere più chiaro emettere una nota di credito totale e poi una nuova fattura corretta, sempre verificando che lo storno sia fiscalmente giustificato.

Se invece l’errore riguarda soltanto una parte dell’importo, una nota parziale evita di annullare ciò che nella fattura originaria era corretto.

Errori da evitare

• Emettere TD04 per una fattura che lo SdI ha già scartato.
• Usare una nota di credito per cancellare una fattura soltanto perché il cliente non paga.
• Non indicare la fattura originaria da rettificare.
• Usare TD04 quando devi aumentare e non diminuire l’importo.
• Applicare IVA o ritenuta nella nota di un forfettario se non erano presenti nel documento originario.
• Stornare l’intera fattura quando basta una rettifica parziale.

In sintesi

La nota di credito serve a ridurre o annullare gli effetti di una fattura già emessa e, nella fatturazione elettronica, utilizza normalmente il codice TD04. Può essere totale o parziale e deve essere collegata alla fattura che stai rettificando.

Prima di emetterla devi capire se la fattura è stata davvero emessa, quale errore devi correggere e se esiste una causa legittima di variazione. Se lo SdI ha scartato la fattura non serve una nota di credito; se sei forfettario, la nota deve mantenere il trattamento fiscale coerente con la fattura originaria.