Fattura alla Pubblica Amministrazione nel regime forfettario: IPA, CIG, CUP e bollo

Un contribuente in regime forfettario può fatturare a Comuni, scuole, università, ASL, Ministeri e altre Pubbliche Amministrazioni, ma la fattura PA segue regole tecniche più specifiche rispetto a una normale fattura B2B. Il documento va trasmesso tramite Sistema di Interscambio nel formato previsto per la PA, usando il corretto codice ufficio destinatario e inserendo CIG, CUP o riferimenti contrattuali quando richiesti.

Il punto più importante per il forfettario è questo: non si applica lo split payment perché nelle normali operazioni interne del regime non viene addebitata IVA. La fattura mantiene invece RF19, la natura IVA corretta, l’eventuale bollo da 2 euro e la dicitura relativa alla mancata applicazione della ritenuta nei casi previsti.

Fattura PA e forfettario: risposta rapida

• Formato: FPA12 per la fattura verso la Pubblica Amministrazione.
• Invio: tramite Sistema di Interscambio.
• Codice destinatario: codice univoco di 6 caratteri dell’ufficio PA, reperibile su IPA o comunicato dall’ente.
• Regime fiscale: RF19.
• Natura IVA: nelle normali operazioni interne del forfettario viene utilizzata la natura coerente con l’operazione non soggetta.
• Split payment: non si applica alla fattura del forfettario perché non c’è IVA addebitata.
• CIG e CUP: vanno inseriti quando richiesti dalla normativa, dal contratto, dall’ordine o dall’ente.
• Bollo: normalmente 2 euro sulle fatture non soggette a IVA superiori a 77,47 euro, salvo specifiche esclusioni.

FPA12 e FPR12: qual è la differenza

Le specifiche tecniche del Sistema di Interscambio distinguono il formato FPA12 per le fatture verso la Pubblica Amministrazione dal formato FPR12 utilizzato per le fatture ordinarie verso privati e imprese. Il software di fatturazione deve quindi riconoscere correttamente il destinatario come PA.

Se scegli il formato sbagliato, il file può essere rifiutato o non recapitato correttamente. Per le regole generali del forfettario consulta anche la guida sulla fatturazione elettronica nel regime forfettario.

Codice Univoco Ufficio: dove trovarlo

Ogni ufficio della PA abilitato alla ricezione delle fatture elettroniche è identificato da un Codice Univoco Ufficio assegnato tramite l’Indice delle Pubbliche Amministrazioni, IPA. Per le fatture FPA il codice destinatario è di 6 caratteri.

Il codice può essere comunicato direttamente dall’ente oppure ricercato sul portale IPA. È importante individuare l’ufficio giusto: una stessa amministrazione può avere più unità organizzative con codici diversi.

Quali dati chiedere alla PA prima di emettere la fattura

• denominazione completa dell’ente;
• codice fiscale e, se presente, Partita IVA;
• Codice Univoco Ufficio IPA;
• numero e data dell’ordine, contratto o determina;
• CIG, se richiesto;
• CUP, se richiesto;
• eventuali riferimenti interni di impegno o pratica;
• modalità e scadenza di pagamento prevista dal contratto.

Chiedere questi dati prima dell’emissione evita una delle cause più frequenti di ritardo: una fattura fiscalmente corretta ma non processabile dall’ufficio amministrativo perché mancano i riferimenti contrattuali.

CIG: quando va indicato

Il CIG, Codice Identificativo Gara, serve alla tracciabilità dei contratti pubblici e degli affidamenti nei casi previsti. Non deve essere inserito “sempre e comunque” in qualsiasi fattura alla PA: esistono ipotesi escluse dall’obbligo e va verificato il rapporto concreto.

Se l’incarico o l’ordine riporta un CIG, inseriscilo nel blocco XML appropriato insieme al riferimento contrattuale. In caso di dubbio, chiedi all’ufficio che ha affidato l’incarico quale codice utilizzare prima di inviare la fattura.

CUP: quando serve

Il CUP, Codice Unico di Progetto, è collegato a progetti di investimento pubblico nei casi previsti dalla normativa. Può comparire, per esempio, in incarichi legati a opere pubbliche, interventi finanziati o progetti specificamente identificati.

Anche il CUP non va inventato né inserito automaticamente: deve essere quello comunicato dall’ente e riferito allo specifico progetto o contratto.

RF19, N2.2 e dicitura del forfettario

La fattura PA di un contribuente forfettario conserva il codice regime fiscale RF19. Nelle normali operazioni interne non soggette a IVA per effetto del regime viene utilizzata la natura appropriata, normalmente N2.2 quando coerente con la prestazione.

La descrizione dovrebbe richiamare il regime forfettario e la mancata applicazione dell’IVA secondo la Legge 190/2014. Per i professionisti va inoltre indicata correttamente la non applicazione della ritenuta nei casi previsti dal comma 67.

Split payment: perché non si applica al forfettario

Lo split payment riguarda la gestione dell’IVA nelle operazioni verso determinati soggetti pubblici. Il forfettario, però, nelle normali operazioni interne non addebita IVA in fattura. Di conseguenza non esiste IVA da “scindere” tra imponibile pagato al fornitore e imposta versata direttamente all’Erario dalla PA.

Non devi quindi valorizzare la fattura come una normale operazione soggetta a scissione dei pagamenti. È uno dei punti su cui molte guide generiche sulla fatturazione PA possono creare confusione perché spiegano lo split payment pensando a un fornitore IVA ordinario.

Ritenuta d’acconto e PA

Il fatto che il committente sia una Pubblica Amministrazione non cambia la regola del regime forfettario sulla ritenuta. Se il professionista opera legittimamente nel forfettario, i compensi non sono assoggettati a ritenuta nei casi previsti dalla disciplina del regime.

Bollo da 2 euro sulla fattura PA

Le fatture elettroniche non assoggettate a IVA di importo superiore a 77,47 euro sono normalmente soggette all’imposta di bollo da 2 euro, salvo specifiche esclusioni. La regola vale anche per le fatture elettroniche verso la Pubblica Amministrazione.

Il bollo viene indicato nel file XML come bollo virtuale. Per scadenze e modalità di pagamento puoi consultare la guida generale sulla gestione del bollo sulle fatture elettroniche.

Firma digitale della fattura PA

AgID indica che, nel processo di fatturazione elettronica verso la PA, il fornitore deve predisporre il documento nello standard previsto, firmarlo con firma elettronica qualificata o digitale direttamente o tramite intermediario, inviarlo allo SdI, gestire le notifiche e conservarlo digitalmente.

Ordine, contratto e determina: perché riportarli

Molte amministrazioni richiedono che la fattura richiami il contratto, l’ordine, la determina o altri identificativi interni. Questi dati non sono sempre “fiscali” in senso stretto, ma sono essenziali per permettere all’ufficio di associare la fattura all’impegno di spesa e procedere alla liquidazione.

Prima di emettere il documento verifica quindi le istruzioni ricevute dall’ente e non limitarti ai soli dati fiscali.

Fattura scartata o rifiutata dalla PA

Uno scarto dello SdI e un rifiuto amministrativo della PA non sono la stessa cosa. Una fattura scartata dallo SdI si considera non emessa e va corretta e ritrasmessa. Una fattura recapitata può invece essere oggetto di controlli amministrativi dell’ente.

Se ricevi uno scarto tecnico, usa la guida sulla fattura elettronica scartata dallo SdI.

Esempio pratico di fattura forfettaria alla PA

Un consulente forfettario svolge un incarico da 1.500 euro per un Comune. Il Comune comunica il Codice Univoco Ufficio e il CIG dell’affidamento. Il professionista emette una fattura FPA12 da 1.500 euro, senza IVA, applica il bollo virtuale da 2 euro se dovuto, inserisce RF19, la natura corretta, il CIG e i riferimenti al contratto. Lo split payment non viene applicato perché la fattura non espone IVA.

Checklist prima dell’invio

1. Verifica che il cliente sia censito come PA e usa FPA12.
2. Controlla il Codice Univoco Ufficio su IPA.
3. Inserisci RF19.
4. Usa la natura IVA corretta.
5. Inserisci la dicitura del regime forfettario.
6. Non applicare split payment.
7. Inserisci CIG quando richiesto.
8. Inserisci CUP quando richiesto.
9. Riporta ordine, contratto o determina se richiesti.
10. Applica il bollo quando dovuto.
11. Firma e invia secondo il processo FatturaPA.
12. Controlla le notifiche SdI.

Errori da evitare

• usare FPR12 al posto di FPA12;
• inserire un codice destinatario a 7 caratteri per la PA;
• usare un Codice Univoco Ufficio errato;
• applicare split payment al forfettario;
• dimenticare CIG o CUP quando richiesti;
• confondere CIG e CUP;
• dimenticare il bollo;
• ignorare ordine, contratto o determina;
• considerare emessa una fattura scartata dallo SdI.

Fonti ufficiali

• AgID – fatturazione elettronica verso la PA per professionisti e imprese
• IndicePA – ricerca Codice Univoco Ufficio
• FatturaPA – specifiche tecniche del formato
• Agenzia delle Entrate – imposta di bollo sulle fatture elettroniche

Domande frequenti