Inviare una fattura allo SdI: cosa significa, tempi e ricevute
Inviare una fattura allo SdI significa trasmettere il file XML della fattura elettronica al Sistema di Interscambio dell’Agenzia delle Entrate, che esegue controlli formali e tecnici e, se il file supera le verifiche, lo recapita al destinatario oppure lo mette a sua disposizione. Per le fatture elettroniche soggette all’obbligo di transito dallo SdI, creare soltanto il PDF o salvare la fattura nel gestionale non basta: se il file non viene trasmesso correttamente, la fattura non risulta emessa.
Cosa significa inviare una fattura allo SdI
Lo SdI funziona come un intermediario tecnico tra chi emette la fattura e chi la riceve. Riceve il file XML, controlla alcuni dati essenziali, assegna un identificativo alla trasmissione e comunica l’esito. Se i controlli sono superati, inoltra la fattura al canale telematico del cliente oppure, quando il recapito non è possibile, la rende disponibile nell’area riservata dell’Agenzia delle Entrate.
Questo passaggio è diverso dalla semplice creazione della fattura. Un documento può essere perfettamente compilato nel software ma non essere ancora stato trasmesso. Per approfondire l’intero processo puoi leggere la guida alla fatturazione elettronica nel regime forfettario.
Quando una fattura elettronica si considera emessa
Il punto decisivo è l’esito dello SdI. Se il sistema produce una ricevuta di consegna oppure una ricevuta di impossibilità di recapito, la fattura si considera emessa. Se invece il file viene scartato, la fattura si considera non emessa e deve essere corretta e ritrasmessa.
Questo chiarisce anche un equivoco frequente: non è necessario che il cliente abbia materialmente aperto o letto la fattura perché essa risulti emessa. Conta l’esito positivo del processo SdI, non la lettura del documento da parte del destinatario.
Entro quanti giorni va inviata la fattura allo SdI
Per una fattura immediata, l’articolo 21 del DPR 633/1972 consente l’emissione entro dodici giorni dalla data di effettuazione dell’operazione. Non è quindi corretto dire che i dodici giorni decorrono liberamente dalla data scelta in fattura o, alternativamente, dall’incasso: bisogna prima individuare quando l’operazione si considera effettuata secondo le regole IVA.
Per le prestazioni di servizi, in via generale l’operazione si considera effettuata al momento del pagamento, salvo le diverse ipotesi previste dalla legge. Per le cessioni di beni valgono regole proprie legate, in generale, alla consegna o spedizione. Se la fattura viene emessa prima del momento ordinario di effettuazione, l’emissione stessa può anticipare fiscalmente l’operazione per l’importo fatturato.
Esempio pratico dei 12 giorni
Se una prestazione professionale viene pagata il 5 marzo e in quel momento si considera effettuata l’operazione, la fattura immediata può essere trasmessa allo SdI entro il 17 marzo. Se invece la fattura viene emessa anticipatamente il 1° marzo, non bisogna trattare il 5 marzo come una nuova data da cui far ripartire automaticamente il termine: la corretta gestione dipende dalla data fiscalmente rilevante dell’operazione e da quanto è già stato fatturato.
Fattura differita: il termine non è sempre di 12 giorni
La regola dei dodici giorni riguarda la fattura immediata. Per le operazioni che possono essere documentate con fattura differita, l’articolo 21 consente l’emissione entro il giorno 15 del mese successivo a quello di effettuazione, purché ricorrano i presupposti e vi sia la documentazione richiesta, ad esempio un documento di trasporto nelle cessioni di beni.
Cosa controlla lo SdI prima di accettare la fattura
- presenza dei principali dati fiscali obbligatori;
- esistenza della Partita IVA del fornitore e della Partita IVA o del codice fiscale del cliente;
- compilazione dell’indirizzo telematico o del codice destinatario;
- coerenza di alcuni dati numerici, come imponibile, aliquota e imposta quando applicabile;
- assenza di duplicazioni del medesimo file.
Lo SdI non svolge però una verifica sostanziale completa della correttezza fiscale dell’operazione. Una fattura può superare i controlli tecnici e contenere comunque un errore contabile o fiscale che dovrà essere successivamente corretto.
Ricevuta di consegna, mancata consegna e scarto
- Ricevuta di consegna: il file ha superato i controlli ed è stato recapitato al destinatario.
- Impossibilità di recapito: il file ha superato i controlli, ma lo SdI non è riuscito a consegnarlo al canale del cliente; la fattura resta comunque emessa ed è resa disponibile nell’area riservata prevista.
- Ricevuta di scarto: il file non ha superato i controlli e la fattura si considera non emessa.
Le ricevute possono essere consultate nel software utilizzato per la fatturazione oppure nel monitoraggio dei file trasmessi del portale Fatture e Corrispettivi.
Se la fattura viene scartata cosa bisogna fare
Bisogna leggere il codice di errore, correggere il problema e ritrasmettere il file. Lo scarto non va confuso con la mancata consegna: nel primo caso la fattura non è emessa, nel secondo è emessa ma non è stata recapitata al canale del cliente. Per questo è importante controllare sempre l’esito della trasmissione e non fermarsi al semplice messaggio “inviata”.
Il cliente deve ricevere anche il PDF?
Il documento fiscalmente rilevante, quando è obbligatoria la fattura elettronica, è il file XML transitato correttamente attraverso lo SdI. Il PDF è una copia di cortesia e può essere utile per rendere la fattura più leggibile, ma non sostituisce la trasmissione elettronica. Nelle fatture a consumatori finali o in alcuni casi di mancato recapito è comunque opportuno consegnare una copia di cortesia e informare il cliente che l’originale elettronico è disponibile nei canali previsti.
Codice destinatario e PEC: a cosa servono
Il codice destinatario o la PEC indicano allo SdI il canale attraverso cui tentare la consegna della fattura. Non identificano però da soli la validità della fattura: anche quando il recapito non riesce, una fattura che ha superato i controlli SdI può risultare regolarmente emessa. Se devi fatturare a un’azienda puoi vedere anche la guida su come emettere e inviare una fattura forfettaria a un’impresa.
Invio allo SdI e imposta di bollo
Per le fatture soggette a bollo è importante che il file elettronico riporti correttamente l’indicazione prevista. L’Agenzia elabora le fatture transitate dallo SdI senza scarto e mette a disposizione gli elenchi utili per la verifica dell’imposta. Sul tema specifico puoi leggere bollo sulle fatture elettroniche SdI: trimestre, Elenchi A/B e pagamento.
Domande frequenti
No, se per quella fattura è obbligatorio il transito dallo SdI. Il semplice salvataggio nel software o la produzione del PDF non sostituiscono la trasmissione del file XML.
Se il file ha superato i controlli e lo SdI genera una ricevuta di impossibilità di recapito, la fattura si considera emessa anche se non è stata materialmente consegnata al canale del cliente.
No. Lo scarto significa che il file non ha superato i controlli SdI: bisogna correggere l’errore e ritrasmettere la fattura.
No. I dodici giorni della fattura immediata decorrono dalla data di effettuazione dell’operazione, che va individuata applicando le regole fiscali previste per il tipo di operazione.
No. Il PDF è una copia leggibile di cortesia; quando è obbligatoria la fatturazione elettronica, il documento fiscalmente rilevante è il file XML trasmesso correttamente allo SdI.
Controlla la ricevuta associata alla trasmissione nel tuo software oppure nella sezione di monitoraggio dei file trasmessi di Fatture e Corrispettivi.
Fonti ufficiali
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