Bollo sulla fattura elettronica: qual è l’originale e cosa dare al cliente

Se emetti una fattura elettronica, non esiste più il problema di decidere chi deve tenere “l’originale con la marca da bollo”. L’originale fiscale è il file elettronico trasmesso tramite Sistema di Interscambio (SdI); il bollo viene assolto in modalità virtuale e indicato nel file XML. Al cliente puoi fornire una copia di cortesia, ma non è quella copia a diventare l’originale fiscale.

Il vecchio testo di questa pagina descriveva una procedura con marca adesiva, numero identificativo e cartellina fisica. Oggi, per la normale fatturazione elettronica dei forfettari, quella procedura è superata. Dal 1° gennaio 2024 l’obbligo di fatturazione elettronica tramite SdI riguarda anche i forfettari che in precedenza erano rimasti temporaneamente esclusi.

Qual è l’originale di una fattura elettronica?

Nella fatturazione elettronica l’originale non è il PDF stampato, né la copia che invii via e-mail. Il documento fiscale è il file strutturato in formato XML trasmesso al Sistema di Interscambio.

L’Agenzia delle Entrate mette a disposizione i dati e i file delle fatture elettroniche nei servizi dedicati e consente ai destinatari di consultare le fatture ricevute. Anche quando il cliente riceve una copia leggibile in PDF, il documento trasmesso via SdI resta il riferimento fiscale.

Come si applica il bollo sulla fattura elettronica

Sulla fattura elettronica non si applica una marca adesiva. L’imposta di bollo viene indicata valorizzando a “SI” il campo “Bollo virtuale” nel tracciato XML.

La guida dell’Agenzia delle Entrate sull’imposta di bollo sulle fatture elettroniche chiarisce che le fatture con bollo virtuale confluiscono nell’elenco A e che l’Agenzia può individuare anche fatture potenzialmente soggette a bollo ma prive dell’indicazione, inserendole nell’elenco B modificabile.

Per le fatture elettroniche soggette all’imposta, il bollo è normalmente dovuto quando l’importo delle operazioni interessate supera 77,47 euro. Nel regime forfettario questo accade frequentemente perché le operazioni sono normalmente non soggette a IVA.

Il cliente deve ricevere il file XML?

Il cliente riceve la fattura attraverso i canali previsti dal Sistema di Interscambio quando dispone di codice destinatario o PEC. Un consumatore finale può inoltre consultare le fatture elettroniche ricevute nell’area riservata dell’Agenzia delle Entrate.

Puoi comunque inviare al cliente anche una copia di cortesia in PDF o su carta, soprattutto quando è utile per la lettura. Questa copia non sostituisce il file XML trasmesso allo SdI e non richiede una marca adesiva se il bollo è già assolto elettronicamente.

Cliente privato e cliente con Partita IVA: cosa cambia nella consegna

Se il cliente è un soggetto IVA, la fattura viene normalmente recapitata attraverso il codice destinatario o la PEC indicati per lo SdI. Se invece il destinatario è un consumatore finale, la fattura elettronica resta disponibile nei servizi telematici dell’Agenzia delle Entrate e puoi consegnargli anche una copia leggibile. La guida dell’Agenzia per i consumatori conferma che l’operatore invia comunque la fattura elettronica allo SdI anche quando rilascia al cliente una copia cartacea.

Per questo, se il cliente ti chiede “l’originale”, è utile spiegare che il PDF o la stampa servono per la consultazione, mentre il documento fiscale è quello elettronico trasmesso. Conserva inoltre le ricevute dello SdI: attestano esito, consegna o eventuale mancata consegna e sono utili per ricostruire correttamente l’emissione.

Copia PDF e originale XML non sono la stessa cosa

È importante distinguere il contenuto leggibile dal documento fiscalmente trasmesso. Il PDF generato dal software può essere molto comodo per il cliente, ma è una rappresentazione della fattura elettronica. Il file XML contiene invece i dati strutturati utilizzati dallo SdI.

Se devi verificare cosa è stato davvero trasmesso, non basarti soltanto sul PDF: controlla il file XML e le ricevute dello SdI. Questo è particolarmente utile in caso di errori su regime fiscale, Natura, bollo o dati del cliente.

Chi conserva la fattura elettronica?

La conservazione della fattura elettronica è un adempimento distinto dalla semplice archiviazione di un PDF sul computer. Il documento informatico deve essere conservato con modalità idonee a mantenerne validità, integrità e reperibilità nel tempo.

Puoi utilizzare il servizio di conservazione dell’Agenzia delle Entrate oppure un servizio conforme messo a disposizione dal software o dall’intermediario. Il punto da ricordare è che non devi conservare una marca fisica su una stampa per dimostrare il bollo della fattura elettronica.

Come viene pagato il bollo elettronico

L’Agenzia delle Entrate elabora periodicamente le fatture elettroniche e mette a disposizione gli elenchi relativi all’imposta di bollo. Il contribuente può controllare gli importi nell’area “Fatture e Corrispettivi” e procedere al pagamento secondo le scadenze previste.

Questa gestione sostituisce l’acquisto della singola marca adesiva per le normali fatture elettroniche. La guida RF sul bollo sulle fatture elettroniche nel forfettario approfondisce elenchi, scadenze e pagamento.

Esempio: fattura forfettaria da 500 euro

Immagina una fattura forfettaria elettronica per una prestazione da 500 euro. L’operazione supera 77,47 euro ed è una delle operazioni per le quali il bollo è dovuto. Nel software di fatturazione indichi quindi il bollo virtuale e trasmetti il file XML allo SdI.

• Non compri una marca adesiva da applicare alla stampa.
• Il file XML viene trasmesso allo SdI con il bollo virtuale indicato.
• Il cliente riceve o può consultare la fattura elettronica attraverso i canali previsti.
• Puoi mandare anche un PDF di cortesia.
• Il pagamento dell’imposta di bollo viene gestito successivamente attraverso il sistema dell’Agenzia.

Il bollo può essere addebitato al cliente?

Puoi decidere di sostenere direttamente i 2 euro oppure addebitarli al cliente, se il rapporto contrattuale lo consente. Nel regime forfettario, quando l’importo del bollo viene riaddebitato al cliente, la relativa somma concorre alla determinazione dei ricavi o compensi secondo i chiarimenti dell’Agenzia delle Entrate.

Il problema “chi conserva l’originale” resta comunque separato: l’addebito dei 2 euro riguarda il costo economico dell’imposta, non la natura del documento elettronico.

Quando esiste ancora una fattura cartacea con marca fisica

Esistono casi residuali nei quali la normativa consente o impone ancora un documento non trasmesso tramite SdI. In queste situazioni può tornare rilevante la marca da bollo fisica e la distinzione tra documento sul quale è applicata e copia consegnata al cliente.

Ma non bisogna usare questa eccezione come procedura standard per un normale forfettario che emette fattura elettronica. Dal 2024 la regola generale per i forfettari è l’e-fattura via SdI.

Se emetti ancora una fattura cartacea nei casi ammessi

Quando la fattura cartacea è legittimamente utilizzabile e l’imposta viene assolta con contrassegno telematico, la marca va applicata su uno degli esemplari del documento e la documentazione deve permettere di dimostrare l’assolvimento del bollo. È possibile consegnare al cliente l’esemplare con la marca oppure conservare quello bollato e fornire una copia che riporti gli estremi del contrassegno, secondo la corretta gestione documentale del caso.

Questo è il solo contesto in cui la vecchia domanda “chi tiene l’originale con il bollo?” mantiene ancora un significato operativo.

Errori da evitare

• Stampare l’e-fattura e applicare una marca adesiva pensando che quella stampa diventi l’originale.
• Confondere la copia PDF inviata al cliente con il file XML trasmesso allo SdI.
• Dimenticare di valorizzare il bollo virtuale quando dovuto.
• Conservare solo il PDF senza una corretta conservazione del documento elettronico.
• Usare la procedura delle fatture cartacee come regola generale per il forfettario nel 2026.

In sintesi

Per una normale fattura elettronica forfettaria, l’originale fiscale è il file XML trasmesso tramite SdI. Il bollo è virtuale, non una marca adesiva da consegnare al cliente. Il PDF o la stampa sono copie di cortesia utili alla lettura, mentre la conservazione deve riguardare correttamente il documento elettronico.

La vecchia procedura con marca fisica, numero identificativo e copia cartacea resta rilevante solo nei casi in cui la fattura non viene legittimamente emessa tramite SdI.