Il sollecito pagamento fattura è la prima comunicazione da usare quando una fattura è scaduta e il cliente non ha ancora pagato. Deve ricordare in modo chiaro il debito, indicare una nuova scadenza e rendere semplice il pagamento, senza trasformarsi subito in una diffida legale.
Un sollecito efficace non è una mail generica del tipo “hai visto la fattura?”. Deve contenere numero e data della fattura, importo, scadenza originaria, IBAN o altra modalità di pagamento e un termine preciso entro cui saldare. Se il cliente continua a non pagare, la comunicazione successiva può diventare più formale e tracciabile.
Sollecito pagamento fattura: risposta rapida
- controlla prima che la fattura sia effettivamente scaduta;
- nel primo sollecito usa un tono professionale e non aggressivo;
- indica sempre importo, numero fattura, data e scadenza;
- ripeti IBAN o link di pagamento;
- fissa una nuova data precisa;
- se il cliente non risponde, passa a una comunicazione formale via PEC o raccomandata;
- non esiste un numero obbligatorio di solleciti valido per ogni credito.
Quando inviare il primo sollecito
Il primo sollecito può partire già il giorno successivo alla scadenza oppure dopo pochi giorni, in base al rapporto con il cliente e alle prassi concordate. Non serve aspettare settimane: lasciare trascorrere troppo tempo aumenta il rischio che un semplice ritardo diventi un insoluto strutturale.
Prima di scrivere verifica che il cliente abbia ricevuto correttamente la fattura, che non ci siano errori nei dati, che l’IBAN sia corretto e che non esista una contestazione già aperta. Un sollecito inviato su una fattura formalmente sbagliata indebolisce la tua posizione.
Email, PEC o raccomandata: quale usare
Per un primo promemoria può essere sufficiente una normale email. Se però il cliente non risponde, se il credito è rilevante o se vuoi poter dimostrare in modo più solido l’invio, è preferibile utilizzare un mezzo tracciabile come PEC o raccomandata.
La PEC è particolarmente utile nei rapporti B2B perché consente di documentare invio e consegna. Il semplice sollecito, però, non va confuso con una vera e propria diffida di pagamento, che ha un tono e una funzione più formali.
Cosa scrivere nel sollecito
- nome o denominazione del cliente;
- numero e data della fattura;
- importo ancora dovuto;
- scadenza originaria;
- eventuali pagamenti parziali già ricevuti;
- nuova data entro cui chiedi il saldo;
- IBAN o altra modalità di pagamento;
- recapito per segnalare eventuali contestazioni.
Evita formule vaghe come “appena possibile”. Una frase come “ti chiedo di effettuare il pagamento entro il 20 settembre” è molto più utile perché crea un riferimento temporale chiaro.
Primo sollecito: tono di cortesia
Il primo sollecito può essere breve: ricorda che la fattura è scaduta, chiedi conferma della ricezione e ripeti i dati per pagare. È utile soprattutto quando il cliente è abitualmente puntuale e il ritardo può dipendere da un problema amministrativo.
Non serve scusarsi per chiedere il pagamento di una prestazione già eseguita. Un tono professionale è più efficace di un messaggio eccessivamente timido o, al contrario, aggressivo.
Secondo sollecito: più formale e con una nuova scadenza
Se il primo messaggio non produce risultati, il secondo dovrebbe essere più preciso: riepiloga i tentativi precedenti, assegna un termine finale ragionevole e anticipa che, in mancanza di pagamento, valuterai strumenti formali di recupero.
In questa fase è opportuno utilizzare PEC o raccomandata, soprattutto se il credito è significativo. Conserva ricevute di consegna, copia della fattura e tutta la corrispondenza.
Quanti solleciti bisogna inviare
Non esiste una legge che imponga sempre tre solleciti prima di agire. Il numero dipende dal rapporto, dall’importo, dal comportamento del cliente e dal tipo di credito. Una sequenza pratica può essere: promemoria, sollecito formale, diffida.
Se il cliente dichiara esplicitamente di non voler pagare oppure ignora una comunicazione formale, continuare a inviare decine di email raramente aumenta le probabilità di recupero. A quel punto è più utile valutare il passaggio successivo.
Sollecito e interessi di mora
Nei rapporti soggetti al D.Lgs. 231/2002 gli interessi moratori possono decorrere automaticamente dal giorno successivo alla scadenza, senza che il creditore debba inviare prima un sollecito. Questo vale nelle transazioni commerciali tra imprese, professionisti e pubbliche amministrazioni quando ricorrono i presupposti della norma.
Il sollecito resta comunque utile perché documenta il comportamento del creditore e può favorire il pagamento spontaneo. Per il calcolo e l’ambito di applicazione consulta interessi di mora sulla fattura.
Sollecito e regime forfettario: cosa cambia fiscalmente
Il sollecito non trasforma una fattura non pagata in un incasso. Nel regime forfettario il reddito segue il principio di cassa: finché il cliente non paga, l’importo non entra nel reddito imponibile solo perché hai emesso la fattura o inviato una richiesta di pagamento.
Questo è spiegato nella guida sulla fattura non incassata nel forfettario. Il recupero crediti è quindi un problema di liquidità e tutela del credito, non una deroga al principio di cassa.
Se il cliente contesta il lavoro
Quando il cliente non si limita a ritardare ma contesta qualità, quantità o corretta esecuzione della prestazione, il sollecito deve tenere conto della contestazione. Rispondi per iscritto, ricostruisci ciò che era stato concordato e allega contratto, preventivo, consegne o messaggi rilevanti.
Ignorare una contestazione e limitarsi a ripetere “pagate la fattura” può rendere più difficile la gestione successiva. Il credito va difeso anche sul piano documentale.
Se il cliente chiede una rateizzazione
Puoi accettare un piano di rientro, ma è meglio formalizzarlo. Indica saldo residuo, numero di rate, date, importi e conseguenze in caso di nuovo mancato pagamento. Evita accordi solo telefonici per crediti importanti.
Per impostare correttamente le scadenze consulta pagamenti rateali dei clienti.
Quando smettere di sollecitare e passare alla diffida
È il momento di passare a una richiesta formale quando il cliente non risponde, promette ripetutamente senza pagare, contesta in modo pretestuoso oppure supera ampiamente il termine concordato. La diffida serve a rendere esplicita la richiesta finale e a preparare, quando necessario, il successivo recupero giudiziale.
Il percorso completo è nella guida recupero crediti nel regime forfettario.
Esempio di sequenza operativa
- fattura scaduta il 10 settembre;
- 11-12 settembre: verifica ricezione e primo promemoria;
- entro pochi giorni: secondo sollecito con nuova scadenza precisa;
- in assenza di risposta: PEC o raccomandata formale;
- se il credito resta insoluto: diffida e valutazione del recupero giudiziale.
Le date sono solo un esempio organizzativo, non termini legali universali. La velocità con cui intervenire dipende da importo, contratto e comportamento del debitore.
Documenti da conservare
- contratto o preventivo accettato;
- fattura XML e ricevute SdI;
- eventuale PDF di cortesia;
- prova della consegna del lavoro;
- email e messaggi;
- solleciti inviati;
- ricevute PEC o raccomandata;
- estratti conto che dimostrano l’assenza o parzialità del pagamento.
Errori da evitare
- aspettare mesi prima del primo contatto;
- non indicare quale fattura stai sollecitando;
- usare toni aggressivi nel primo messaggio;
- non assegnare una nuova scadenza;
- continuare con email informali quando serve una comunicazione tracciabile;
- confondere il sollecito con la messa in mora;
- pensare che la fattura non pagata sia già reddito nel forfettario.
Checklist del sollecito efficace
- verifica scadenza e importo;
- controlla eventuali contestazioni;
- riporta numero e data della fattura;
- indica l’importo residuo;
- ripeti IBAN o metodo di pagamento;
- fissa una nuova scadenza;
- conserva copia del messaggio;
- se non ottieni risposta, passa a PEC/raccomandata;
- non emettere nota di credito solo per l’insoluto;
- valuta la diffida se il ritardo continua.
Fonti ufficiali
- D.Lgs. 231/2002 – ritardi di pagamento nelle transazioni commerciali
- Codice civile – obbligazioni e mora del debitore
Domande frequenti
Dopo la scadenza, verificati i dati.
Non sempre al primo messaggio.
Non esiste un numero fisso.
Quando sono dovuti, sì.
No.
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