Forfettario con dipendenti: busta paga, limite 20.000 € e costi

Sì, un contribuente in regime forfettario può assumere un dipendente ed erogare regolarmente una busta paga. Il regime fiscale non vieta di avere personale, ma impone un limite specifico: nell’anno precedente le spese lorde complessive per dipendenti, collaboratori e altri rapporti indicati dalla legge non devono superare 20.000 euro.

Quindi un dipendente con retribuzione annua di 15.000 euro può essere compatibile con il forfettario, ma non basta confrontare quel solo importo con la soglia di 20.000 euro: devi verificare l’intero ammontare delle spese di lavoro rilevanti sostenute nell’anno.

Un forfettario può assumere dipendenti?

Sì. Essere in regime forfettario non significa dover lavorare necessariamente da soli.

Puoi assumere personale con contratto a tempo determinato, indeterminato, part-time o con altre forme ammesse dalla normativa del lavoro, purché rispetti sia gli obblighi del datore di lavoro sia il limite fiscale previsto per continuare ad applicare il forfettario.

La norma di riferimento è l’articolo 1, comma 54, lettera b), della Legge 190/2014.

Il limite di 20.000 euro riguarda le spese di lavoro

Per mantenere il regime forfettario, nell’anno precedente non devi aver sostenuto spese complessivamente superiori a 20.000 euro lordi per le categorie di lavoro indicate dalla legge.

La soglia comprende, tra gli altri:

• lavoratori dipendenti;
• collaboratori coordinati e continuativi;
• lavoro accessorio nelle ipotesi previste;
• alcuni compensi assimilati richiamati dalla norma;
• prestazioni di lavoro rese da familiari nei casi previsti dal TUIR.

Il limite non va quindi letto come “posso pagare uno stipendio massimo di 20.000 euro”. È un limite sulle spese di lavoro complessive rilevanti sostenute nell’anno.

15.000 euro di stipendio significa automaticamente essere sotto soglia?

Non necessariamente. Se parli di 15.000 euro come retribuzione contrattuale del dipendente, devi verificare quali ulteriori componenti entrano nell’ammontare lordo rilevante ai fini della soglia fiscale.

Per questo non conviene utilizzare il solo netto mensile o la sola RAL come confronto automatico con il limite dei 20.000 euro. Prima dell’assunzione è opportuno farsi preparare un prospetto del costo del lavoro rilevante per il regime forfettario.

La guida RF sul costo di un dipendente nella ditta individuale distingue RAL, contributi, TFR e altri costi del datore.

Cosa succede se superi 20.000 euro

Il superamento della soglia delle spese di lavoro non determina, da solo, un’uscita immediata dal forfettario nel corso dello stesso anno.

La regola generale prevede che il regime cessi di applicarsi dall’anno successivo a quello in cui viene meno una delle condizioni del comma 54.

Quindi, se nel 2026 sostieni spese di lavoro superiori a 20.000 euro, il problema riguarda normalmente l’accesso al regime nel 2027, sempre salvo altre cause di uscita immediata previste dalla legge, come il superamento dei ricavi oltre 100.000 euro.

La busta paga è normale anche se il datore è forfettario

Il lavoratore assunto da un contribuente forfettario riceve una normale busta paga.

Il datore deve applicare il contratto collettivo corretto quando previsto, calcolare retribuzione, contributi, ferie, permessi, tredicesima o altre mensilità, TFR e tutti gli elementi che derivano dal rapporto.

Il regime forfettario riguarda la tassazione del datore, non riduce i diritti del dipendente e non crea una “busta paga forfettaria”.

Il forfettario datore di lavoro deve fare le ritenute

Un altro punto spesso frainteso riguarda il sostituto d’imposta.

In generale il forfettario non opera molte delle ritenute previste per altri contribuenti, ma la Legge 190/2014 fa espressamente eccezione per le ritenute degli articoli 23 e 24 del DPR 600/1973, cioè quelle relative ai redditi di lavoro dipendente e assimilati.

Quindi, se assumi un dipendente, devi effettuare le normali ritenute fiscali sulla busta paga e versarle secondo le regole previste.

Quali adempimenti ha un forfettario che assume

L’assunzione comporta gli stessi principali adempimenti lavoristici e previdenziali di un altro datore di lavoro.

• comunicazione obbligatoria di assunzione;
• inquadramento con il corretto contratto e livello;
• apertura o gestione della posizione previdenziale aziendale quando necessaria;
• versamento dei contributi previdenziali;
• gestione INAIL quando dovuta;
• elaborazione mensile del cedolino paga;
• versamento delle ritenute IRPEF e delle addizionali;
• flussi contributivi e adempimenti periodici;
• Certificazione Unica;
• modello 770 quando dovuto;
• gestione del TFR e degli altri istituti contrattuali.

Le spese del dipendente si deducono nel forfettario?

No, non in modo analitico come avviene nel regime ordinario.

Il reddito del forfettario viene determinato applicando ai ricavi o compensi il coefficiente di redditività del proprio gruppo ATECO. Lo stipendio, i contributi a carico del datore e gli altri costi del dipendente non vengono sottratti uno per uno dal reddito imponibile.

Questo significa che puoi sostenere realmente il costo del dipendente ma, fiscalmente, continui a determinare il reddito con il coefficiente forfettario.

Perché assumere può ridurre la convenienza del forfettario

Il regime forfettario riconosce una quota di costi presunti, non i costi effettivi.

Se hai un’attività con coefficiente del 78%, il sistema considera implicitamente costi pari al 22% dei ricavi. Se però il costo reale del personale, insieme alle altre spese dell’attività, diventa molto più alto, il vantaggio fiscale del forfettario può ridursi.

Prima di assumere è quindi utile fare un confronto tra margine reale e reddito fiscale forfettario, non limitarsi a verificare la sola soglia dei 20.000 euro.

Esempio: dipendente con 15.000 euro annui

Immaginiamo un professionista forfettario che vuole assumere un dipendente part-time e prevede una retribuzione annua di 15.000 euro.

La prima risposta è sì: il forfettario può assumere. Ma prima di concludere che il limite dei 20.000 euro sia rispettato deve verificare l’intero ammontare delle spese lorde di lavoro che rientrano nel comma 54, non soltanto il valore indicato come stipendio.

Se il totale rilevante resta entro 20.000 euro, questa specifica condizione è rispettata. Se supera la soglia, il regime non sarà normalmente applicabile dall’anno successivo.

Esempio: un dipendente e un collaboratore

Supponiamo che nello stesso anno tu sostenga 14.000 euro di spese rilevanti per un dipendente e 7.000 euro per una collaborazione che rientra tra quelle conteggiate dalla norma.

Non puoi controllare i due rapporti separatamente. Il totale è 21.000 euro e supera il limite previsto per la permanenza nel regime nell’anno successivo.

Il dipendente fa perdere il 5% startup?

No, l’assunzione di un dipendente non fa perdere automaticamente l’aliquota sostitutiva del 5% prevista per le nuove attività.

Il 5% segue requisiti diversi: assenza di attività precedenti nei tre anni indicati dalla legge, non mera prosecuzione di precedente lavoro e altre condizioni specifiche.

Resta però necessario rispettare anche tutti i requisiti generali del regime forfettario, compreso il limite delle spese di lavoro.

Dipendente o collaboratore: il limite va controllato comunque

Cambiare la forma del rapporto non serve ad aggirare la soglia se il rapporto rientra comunque tra le categorie di spesa richiamate dal comma 54.

La guida RF sui collaboratori nel regime forfettario approfondisce quali compensi entrano nel limite e perché non sono deducibili analiticamente.

Cosa controllare prima dell’assunzione

• Stima il costo complessivo del rapporto, non solo il netto in busta.
• Verifica quanto del costo rientra nel limite di 20.000 euro del comma 54.
• Somma eventuali altri dipendenti e collaboratori rilevanti.
• Controlla il contratto collettivo applicabile e il corretto inquadramento.
• Predisponi comunicazione di assunzione, INPS e INAIL.
• Organizza cedolini, F24, ritenute e Certificazione Unica.
• Valuta se, con costi reali elevati, il forfettario resta economicamente conveniente.

In sintesi

Un contribuente in regime forfettario può assumere un dipendente e pagargli una normale busta paga. Il limite fiscale da controllare è di 20.000 euro lordi complessivi di spese di lavoro rilevanti nell’anno precedente, non semplicemente 20.000 euro di stipendio netto o RAL di un singolo dipendente.

Le spese del personale non si deducono analiticamente dal reddito forfettario e il datore mantiene tutti i normali obblighi di lavoro, contributivi e fiscali. In particolare, il forfettario opera le ritenute sui redditi da lavoro dipendente e assimilati previste dagli articoli 23 e 24 del DPR 600/1973.