Prima nota contabile: esempio pratico per il regime forfettario

La prima nota contabile è un prospetto gestionale in cui registri, giorno per giorno, incassi, pagamenti e movimenti di cassa o banca. Nel regime forfettario non è un registro fiscale obbligatorio, ma può diventare uno degli strumenti più utili per distinguere fatture emesse da somme realmente incassate, controllare la liquidità e preparare dati ordinati per dichiarazione e commercialista.

La regola pratica è semplice: la prima nota non serve a “scaricare” più costi nel forfettario, perché il reddito non si calcola sottraendo ogni spesa reale. Serve invece a capire quando entrano i soldi, quando escono, a quale documento si riferiscono e se banca, carte e fatture tornano tra loro.

Prima nota contabile: esempio semplice

Immagina un professionista forfettario che in una settimana registra questi movimenti:

• 2 settembre: incasso cliente A, 1.200 euro con bonifico;
• 3 settembre: pagamento software, 49 euro con carta;
• 5 settembre: versamento F24, 680 euro;
• 6 settembre: incasso cliente B, 800 euro via PayPal;
• 7 settembre: commissione PayPal, 24 euro.

Nella prima nota avrai una riga per ogni movimento. Per ciascuna riga indicherai data, descrizione, entrata o uscita, conto utilizzato e riferimento al documento. Il saldo gestionale della settimana sarà positivo per 1.247 euro, ma questo saldo non coincide automaticamente con il reddito fiscale.

La prima nota è obbligatoria nel regime forfettario?

No. Il forfettario beneficia di importanti semplificazioni contabili e non è tenuto, in via generale, ai registri IVA e alle scritture contabili ordinarie previste per altri regimi. La prima nota non è quindi un libro fiscale obbligatorio del forfettario.

Questo però non significa che non serva organizzazione. Fatture emesse, fatture ricevute, quietanze F24, incassi, eventuali corrispettivi, operazioni estere e documenti di spesa devono restare ricostruibili.

Per il quadro generale puoi leggere anche come registrare le spese nel regime forfettario.

Quali colonne mettere nella prima nota

Per una Partita IVA semplice bastano poche colonne, purché siano coerenti:

• data del movimento;
• cliente, fornitore o soggetto coinvolto;
• descrizione breve;
• entrata;
• uscita;
• metodo di pagamento;
• conto o carta utilizzata;
• numero o riferimento del documento;
• eventuale nota per acconto, saldo, rimborso o storno.

Se usi più conti, carte o piattaforme di pagamento, aggiungi una colonna specifica per il conto. È il modo più semplice per rendere la riconciliazione mensile veloce.

Meglio registrare la fattura o l’incasso?

Nella prima nota gestionale del forfettario conviene distinguere i due eventi. Una fattura può essere emessa oggi e incassata tra trenta giorni. Se registri soltanto l’emissione rischi di perdere il controllo del principio di cassa e delle fatture ancora da incassare.

Una soluzione pratica è mantenere il documento come riferimento ma registrare il movimento finanziario nel giorno in cui il denaro entra o esce. Per i pagamenti rateali crea una riga per ogni rata realmente incassata.

Puoi approfondire su pagamenti rateali dei clienti nel forfettario.

Fattura emessa a dicembre e incassata a gennaio

Questo è uno dei casi in cui una prima nota ordinata diventa particolarmente utile. Se emetti una fattura il 20 dicembre ma il cliente paga il 10 gennaio, il documento e il movimento bancario appartengono a momenti diversi.

Nella prima nota puoi collegare il pagamento di gennaio alla fattura di dicembre, mantenendo separata la data di emissione dalla data di incasso. In questo modo a fine anno individui subito le fatture ancora aperte.

Acconto e saldo: come registrarli

Quando un cliente paga prima un acconto e poi il saldo, evita una sola riga cumulativa. Registra i due incassi separatamente con la rispettiva data e specifica nella descrizione “acconto” e “saldo”.

Lo stesso vale per lavori pagati in più tranche o abbonamenti. La prima nota deve raccontare il flusso reale del denaro, non ricostruirlo artificialmente a fine mese.

Spese e prima nota nel forfettario

Puoi registrare anche le spese, ma con un obiettivo gestionale. Nel regime forfettario la maggior parte dei costi non viene dedotta analiticamente dal reddito imponibile. Una spesa di 500 euro inserita nella prima nota non riduce automaticamente le tasse di 500 euro.

Registrarla è comunque utile per conoscere il margine reale, programmare la liquidità e individuare costi ricorrenti. Tieni separate almeno software, servizi, pubblicità, auto e trasferte, formazione, costi bancari e acquisti esteri.

Come registrare F24, tasse e contributi

F24, imposta sostitutiva e contributi previdenziali vanno tenuti separati dai normali costi operativi. In questo modo puoi capire quanto costa davvero l’attività prima delle imposte e quanto invece stai versando a Fisco e previdenza.

Conserva sempre la quietanza e indica nella descrizione se si tratta di saldo, primo acconto, secondo acconto, INPS, Cassa o altro tributo.

POS, Stripe, PayPal e commissioni

Con i sistemi di pagamento online il netto accreditato può essere diverso dall’importo pagato dal cliente. Se il cliente paga 1.000 euro e il gestore accredita 970 euro dopo 30 euro di commissioni, non conviene registrare soltanto 970 euro come incasso.

Per il controllo gestionale registra il movimento lordo del cliente e separa la commissione. Così la prima nota può essere riconciliata con fattura, payout ed estratto conto.

Contanti e cassa

Se utilizzi contanti, crea una cassa distinta dalla banca. Ogni entrata o uscita in contanti deve modificare il saldo della cassa, che periodicamente deve corrispondere al denaro realmente disponibile.

Mescolare contanti e banca in un’unica colonna rende molto più difficile capire dove nasce una differenza.

Riconciliazione bancaria: il controllo più importante

Una volta al mese confronta la prima nota con gli estratti conto. Ogni movimento bancario dovrebbe avere una spiegazione: fattura, F24, commissione, giroconto, rimborso, pagamento fornitore o altra operazione.

Se manca un movimento, controlla subito. Le differenze più frequenti sono commissioni, addebiti automatici, bonifici registrati nella data sbagliata, rimborsi e pagamenti parziali.

Esempio mensile completo: come leggere i numeri

Supponi di iniziare il mese con 6.000 euro sul conto. Durante il mese incassi 4.500 euro da tre clienti, paghi 900 euro di software, pubblicità e servizi, versi 1.100 euro tra F24 e contributi e sostieni 70 euro di commissioni bancarie e POS. Il saldo finale sarà 8.430 euro, ma questo dato da solo non dice quanto hai guadagnato fiscalmente.

La prima nota ti permette di separare almeno tre grandezze: incassi da clienti, costi reali dell’attività e versamenti fiscali/previdenziali. Se inoltre una fattura da 1.000 euro è stata emessa ma non ancora pagata, non devi confonderla con i 4.500 euro effettivamente entrati. È proprio questa distinzione che rende la prima nota utile nel forfettario.

Prima nota e soglia del regime forfettario

La prima nota non sostituisce il calcolo fiscale, ma aiuta a monitorare gli incassi che possono diventare rilevanti per le soglie del regime. Avere un prospetto aggiornato rende molto più semplice capire quanto hai effettivamente incassato durante l’anno.

Non usare però il saldo bancario come sostituto dei ricavi: sul conto transitano anche versamenti personali, rimborsi, finanziamenti, imposte e altre operazioni che non sono compensi.

Prima nota e fatture non pagate

Una fattura emessa ma non incassata deve restare visibile nell’elenco delle partite aperte. La prima nota registra il denaro quando arriva; un prospetto clienti può invece dirti quali documenti risultano ancora insoluti.

Se il ritardo diventa significativo, puoi collegare il controllo gestionale alla procedura di sollecito di pagamento della fattura.

Rimborsi, note di credito e storni

Quando ricevi un rimborso o devi restituire una somma a un cliente, non cancellare la registrazione originaria. Inserisci un nuovo movimento che richiami il documento precedente e specifichi il motivo dello storno.

Lo stesso criterio vale per chargeback, rimborsi PayPal, note di credito e pagamenti annullati: conservare la storia completa rende più semplice spiegare perché il saldo bancario non coincide con la semplice somma delle fatture.

Prima nota e acquisti esteri

Gli acquisti esteri meritano una categoria separata perché possono generare adempimenti IVA anche per un forfettario. Software, cloud, pubblicità e servizi acquistati da fornitori UE o extra-UE non dovrebbero finire genericamente tra le spese varie.

Indica Paese del fornitore e riferimento della fattura: sarà più semplice verificare reverse charge, TD17, TD18 o TD19 quando necessari.

Excel, foglio di calcolo o software?

Per poche decine di movimenti al mese può bastare un foglio di calcolo ben costruito. Se invece gestisci molti clienti, piattaforme, pagamenti o conti, un software riduce le registrazioni manuali e facilita la riconciliazione.

La scelta corretta non dipende dal numero di funzioni, ma da quanto velocemente riesci a capire quali fatture sono incassate, quali spese sono state pagate e se il saldo coincide con banca e cassa.

Come consegnare la prima nota al commercialista

Se lavori con un commercialista, una prima nota ordinata riduce richieste di chiarimento e ricostruzioni a fine anno. Insieme al file consegna gli estratti conto, le quietanze F24, l’elenco dei movimenti senza documento e i riferimenti agli acquisti esteri o alle operazioni particolari.

È utile anche segnalare le fatture ancora da incassare, gli acconti ricevuti, i rimborsi e gli eventuali movimenti personali transitati sul conto. Così il prospetto resta uno strumento gestionale e non viene scambiato per un elenco fiscale automatico.

Routine mensile consigliata

1. scarica o controlla gli estratti conto;
2. segna tutti gli incassi del mese;
3. registra pagamenti e commissioni;
4. collega ogni movimento al documento corretto;
5. controlla fatture ancora non incassate;
6. separa F24 e contributi;
7. verifica acquisti esteri;
8. confronta il saldo della prima nota con banca, carte e cassa.

Errori da evitare

• registrare soltanto le fatture e non gli incassi reali;
• confondere il saldo bancario con il reddito fiscale;
• considerare deducibile ogni spesa annotata;
• registrare il netto del POS senza separare la commissione;
• cumulare acconto e saldo in una sola riga;
• dimenticare F24 e contributi;
• ricostruire tutto soltanto a fine anno.

Fonti ufficiali

• Normattiva — Legge 190/2014, regime forfettario
• Normattiva — DPR 600/1973, scritture e contabilità
• Agenzia delle Entrate — Quadro LM

Domande frequenti

La prima nota è obbligatoria per un forfettario?

No. È normalmente uno strumento gestionale facoltativo, utile per controllare incassi, pagamenti e liquidità.

La prima nota può sostituire le fatture?

No. È un prospetto interno e non sostituisce fatture elettroniche, ricevute, quietanze F24 o altri documenti fiscali.

Devo registrare anche le spese nel forfettario?

Puoi farlo per controllo gestionale, ma la registrazione non rende automaticamente deducibile il costo.

Quando devo registrare un incasso?

È utile registrarlo nella data in cui il denaro viene effettivamente accreditato o ricevuto, mantenendo il collegamento con la fattura.

Posso usare Excel per la prima nota?

Sì. Per una posizione semplice può bastare un foglio con data, descrizione, entrate, uscite, conto e riferimento al documento.