Software e dominio pagati per il cliente: come riaddebitare i costi

Se acquisti software, dominio o altri servizi per uno specifico cliente, non basta chiamarli “rimborso spese” per escluderli dal compenso tassabile. Devi prima capire se hai effettuato una vera anticipazione in nome e per conto del cliente oppure se il fornitore ha fatturato a te e tu riaddebiti analiticamente il costo.

Dal 2025 il nuovo articolo 54 del TUIR ha cambiato il trattamento dei rimborsi analitici dei professionisti: le somme rimborsate per spese sostenute nell’esecuzione dell’incarico e addebitate analiticamente al committente non concorrono, in via generale, al reddito di lavoro autonomo. Per i contribuenti forfettari esiste però ancora un margine interpretativo applicativo: l’esclusione delle vere anticipazioni ex articolo 15 è consolidata, mentre per i rimborsi analitici è prudente documentare con particolare precisione l’operazione.

Software e dominio: prima guarda a chi è intestato l’acquisto

Il primo controllo non riguarda il metodo di pagamento, ma il soggetto a cui appartiene giuridicamente la spesa.

• Dominio registrato direttamente a nome del cliente: può avvicinarsi a una vera anticipazione, se tu paghi temporaneamente una somma che il cliente deve al provider.
• Licenza software intestata al cliente: anche qui può esistere una vera anticipazione, se il documento identifica il cliente come acquirente e tu fai soltanto il pagamento.
• Software acquistato a tuo nome per lavorare: è un tuo costo professionale, anche se poi lo riaddebiti al cliente.
• Abbonamento annuale a tuo nome utilizzato per più clienti: non è una spesa specificamente anticipata per un singolo cliente.

Questo criterio evita l’errore più comune: considerare “spesa del cliente” qualsiasi acquisto utile a svolgere l’incarico.

Quando puoi usare l’articolo 15

L’articolo 15 del DPR 633/1972 esclude dalla base imponibile IVA le somme dovute a titolo di rimborso delle anticipazioni fatte in nome e per conto della controparte, purché siano regolarmente documentate.

Quindi per trattare un importo come anticipazione ex articolo 15 non basta che il cliente te lo rimborsi: deve trattarsi realmente di una sua spesa, da te soltanto anticipata. La fonte ufficiale è l’articolo 15 del DPR 633/1972.

Fattura elettronica: N1 solo per la vera anticipazione

Se la somma possiede davvero i requisiti dell’articolo 15, può essere esposta separatamente nella fattura elettronica con la Natura N1 – escluse ex art. 15, descrivendo con precisione la spesa anticipata.

Per esempio: “Rimborso registrazione dominio example.it anticipata in nome e per conto del cliente – documento provider n. 123 – art. 15 DPR 633/1972”.

Non usare invece N1 per una licenza o un servizio acquistato a tuo nome soltanto perché il cliente te ne rimborsa il costo. Il codice Natura non trasforma una tua spesa in una spesa giuridicamente intestata al cliente.

Se la fattura del software è intestata a te

Quando il provider fattura a te, la situazione cambia. Non sei più nel caso classico dell’anticipazione ex articolo 15. Si tratta di una spesa sostenuta dal professionista per eseguire l’incarico.

Dal 2025 l’articolo 54, comma 2, lettera b), del TUIR prevede che non concorrano a formare il reddito di lavoro autonomo le somme percepite a titolo di rimborso delle spese sostenute per l’esecuzione di un incarico e addebitate analiticamente al committente.

Il testo vigente è disponibile nell’articolo 54 del TUIR.

Rimborso analitico e rimborso forfettario: non sono la stessa cosa

Per beneficiare della disciplina del rimborso analitico devi poter collegare il rimborso a una spesa concreta e documentata.

• documento del fornitore;
• importo effettivamente pagato;
• collegamento con lo specifico incarico;
• riaddebito dello stesso importo al cliente;
• descrizione separata e riconoscibile nella fattura.

Se invece aggiungi genericamente 200 euro come “spese”, “costi tecnici” o “rimborso forfettario” senza una corrispondenza puntuale con documenti e importi, quella somma resta molto più vicina a una componente del compenso.

E per il regime forfettario?

Qui serve una distinzione prudente. La neutralità delle vere anticipazioni ex articolo 15 è consolidata. Per i rimborsi analitici del nuovo articolo 54, introdotti con la riforma del reddito di lavoro autonomo dal 2025, esiste una lettura favorevole alla loro esclusione anche per il forfettario, perché non sarebbero compensi professionali.

Al 20 settembre 2026 non risulta però pubblicato un chiarimento nazionale dell’Agenzia delle Entrate che abbia chiuso definitivamente ogni dubbio sull’applicazione ai contribuenti forfettari. Per importi rilevanti o quando il rimborso incide sul limite di 85.000 euro è quindi opportuno adottare una documentazione rigorosa e verificare il caso concreto.

Per il quadro generale, distinto dal caso specifico software/domini, puoi consultare la guida sui rimborsi spese nel regime forfettario.

Esempio 1: dominio intestato al cliente

Il cliente ti incarica di registrare il dominio example.it. Il registrante e intestatario è il cliente, il provider emette il documento riferito al cliente e tu anticipi 18 euro con la tua carta.

In questo scenario esistono gli elementi tipici dell’anticipazione: la spesa appartiene al cliente e tu hai soltanto anticipato il pagamento. Il rimborso può essere tenuto separato dal compenso, con documentazione coerente.

Esempio 2: plugin acquistato a tuo nome per quel progetto

Acquisti un plugin da 90 euro con fattura intestata alla tua Partita IVA e lo utilizzi per il sito del cliente. Il cliente ti rimborsa esattamente 90 euro.

Non è una vera anticipazione ex articolo 15 perché il documento è intestato a te. Può invece rientrare nel tema dei rimborsi analitici di spese sostenute per eseguire l’incarico, purché il riaddebito sia puntuale e documentato. Nel forfettario, proprio per l’attuale margine interpretativo, conviene conservare contratto, fattura del provider, pagamento e riga di riaddebito.

Esempio 3: abbonamento software che usi per tutti i clienti

Paghi 300 euro l’anno per un software professionale che utilizzi su venti clienti e decidi di addebitare 30 euro a ciascuno come “costo software”.

Questa situazione non è assimilabile automaticamente a una spesa analiticamente sostenuta per lo specifico incarico. Il software è un costo generale della tua attività e il riaddebito al cliente è molto più facilmente qualificabile come componente del corrispettivo professionale.

Vitto, alloggio, viaggio, taxi e NCC: attenzione alla tracciabilità

Dal 2025-2026 esiste inoltre una regola specifica per alcune spese sostenute in Italia. Per vitto, alloggio, viaggio e trasporto con taxi o NCC la neutralità fiscale del rimborso analitico può dipendere dal pagamento con strumenti tracciabili.

La modifica è contenuta nel nuovo articolo 54 del TUIR e nel decreto fiscale 2025. Questo tema riguarda soprattutto trasferte e non cambia la distinzione principale di questa pagina tra dominio/software intestato al cliente e acquisto intestato al professionista.

Come organizzare i documenti

1. Conserva l’incarico o il preventivo che prevede l’acquisto per il cliente.
2. Verifica a chi è intestata la fattura o ricevuta del provider.
3. Conserva la prova del pagamento.
4. Riaddebita separatamente il costo, senza maggiorazioni se vuoi qualificarlo come rimborso analitico.
5. Descrivi il documento richiamato e il servizio acquistato.
6. Usa N1 solo se ricorrono davvero i requisiti dell’articolo 15.
7. Per gli altri casi verifica il trattamento fiscale e la Natura IVA coerente col regime.

In sintesi

Per evitare che software, dominio o altri costi rimborsati vengano confusi con il compenso, devi distinguere il tipo di spesa e documentarla. Se l’acquisto è realmente intestato al cliente e tu anticipi solo il pagamento, puoi essere nel caso dell’articolo 15. Se il documento è intestato a te, dal 2025 entra in gioco la disciplina dei rimborsi analitici dell’articolo 54 TUIR.

Nel forfettario la soluzione più prudente è mantenere sempre separati compenso, anticipazioni ex articolo 15 e rimborsi analitici, evitando rimborsi generici o forfettari se vuoi sostenere che la somma non rappresenta un ricavo professionale.