Iscrizione VIES: come farla, quanto ci vuole e quando serve

L’iscrizione al VIES consente alla Partita IVA di risultare nell’archivio europeo degli operatori abilitati alle operazioni intracomunitarie. Se la Partita IVA italiana è già attiva, la richiesta si presenta online tramite il servizio dell’Agenzia delle Entrate dedicato alle Comunicazioni opzione archivio VIES e, in assenza di blocchi, l’inclusione è immediata: non esiste più il vecchio periodo di attesa di circa 30 giorni.

Se invece stai aprendo la Partita IVA, puoi manifestare la volontà di effettuare operazioni intracomunitarie già nella dichiarazione di inizio attività. Il VIES non attribuisce una nuova Partita IVA: rende il numero italiano verificabile come operatore intracomunitario.

Come iscriversi al VIES con una Partita IVA già attiva

Per una Partita IVA italiana già esistente, la strada più diretta è il servizio telematico dell’Agenzia delle Entrate denominato Comunicazioni opzione archivio VIES. Dopo l’accesso all’area riservata, il servizio consente di comunicare l’opzione di inclusione indicando la Partita IVA e confermando i dati presenti in Anagrafe Tributaria.

• accedi ai servizi telematici dell’Agenzia delle Entrate con le credenziali ammesse;
• apri il servizio per la comunicazione dell’opzione VIES;
• scegli la comunicazione di inclusione;
• indica la Partita IVA e controlla i dati anagrafici mostrati;
• conferma l’invio;
• salva la ricevuta con il protocollo della comunicazione.

La guida operativa ufficiale dell’Agenzia precisa che, quando non ci sono segnalazioni che impediscono l’operazione, la Partita IVA viene immediatamente inclusa nell’archivio VIES.

Iscrizione VIES quando apri una nuova Partita IVA

L’articolo 35 del DPR 633/1972 prevede che chi intende effettuare operazioni intracomunitarie manifesti questa volontà nella dichiarazione di inizio attività. Per le persone fisiche, imprese individuali e lavoratori autonomi il riferimento è il modello AA9/12; per i soggetti diversi dalle persone fisiche si utilizza il modello AA7/10.

L’opzione determina l’immediata inclusione nella banca dati. Quindi non è corretto programmare una fattura o un acquisto UE contando su un’attesa obbligatoria di 30 giorni: quella procedura appartiene alla disciplina precedente alle semplificazioni introdotte dal D.Lgs. 175/2014.

Il modello ANR/3 non serve alla normale Partita IVA italiana

Il modello ANR/3 non è il modulo alternativo per iscrivere al VIES un professionista o una ditta individuale residente in Italia. L’Agenzia delle Entrate lo identifica come dichiarazione per soggetti non residenti identificati direttamente ai fini IVA in Italia. Per una normale Partita IVA italiana già attiva, la richiesta VIES si gestisce con il servizio telematico dedicato.

Quanto tempo serve per comparire nel VIES

Dal punto di vista italiano, l’inclusione prevista dall’articolo 35, comma 7-bis, è immediata. Anche la guida telematica dell’Agenzia usa espressamente questa formulazione. Dopo l’invio conviene comunque conservare la ricevuta e verificare il numero nel servizio VIES della Commissione europea prima della prima operazione.

La Commissione europea avverte che gli aggiornamenti delle banche dati nazionali non sono sempre riflessi istantaneamente nel sistema VIES. Se l’opzione risulta protocollata ma il controllo europeo non è ancora aggiornato, conserva la ricevuta e ripeti la verifica prima di trattare l’operazione.

Come verificare se sei già iscritto al VIES

Puoi effettuare il controllo sul servizio VIES ufficiale della Commissione europea. Inserisci il Paese e il numero IVA: il sistema restituisce l’esito della validazione per le operazioni transfrontaliere.

Non confondere questo controllo con la semplice verifica dell’esistenza di una Partita IVA italiana. Una Partita IVA può essere attiva nell’Anagrafe Tributaria ma non risultare abilitata nel VIES. La differenza è spiegata anche nella guida su come verificare una Partita IVA attiva e il VIES.

Il forfettario deve iscriversi al VIES?

Il regime forfettario non rende irrilevanti le regole IVA europee. Per le prestazioni di servizi B2B rese o ricevute da soggetti UE, la Legge 190/2014 stabilisce che si applicano gli articoli 7-ter e seguenti del DPR 633/1972. In questi rapporti l’identificazione VIES è quindi un passaggio operativo importante per qualificare correttamente le operazioni e gli adempimenti connessi.

Per i beni, invece, bisogna evitare formule troppo generiche. La stessa Legge 190/2014 prevede regole specifiche per le cessioni e gli acquisti intracomunitari dei contribuenti in franchigia. In particolare, le cessioni di beni effettuate dal forfettario non sono le ordinarie cessioni intracomunitarie non imponibili dell’articolo 41, comma 1, perché si applica il comma 2-bis. Per gli acquisti di beni UE va inoltre verificata la specifica disciplina e la soglia prevista per gli acquisti intracomunitari.

Per questo è più corretto chiedersi quale operazione UE devi effettuare prima di concludere che il VIES sia sempre necessario nello stesso modo. Il quadro complessivo è nella guida su regime forfettario e operazioni con l’estero.

Servizi B2B UE: perché il VIES è particolarmente importante

Se un forfettario italiano rende un servizio generico a un’impresa di un altro Stato UE, la regola generale B2B localizza normalmente il servizio nel Paese del committente. La fattura italiana viene emessa senza IVA per ragioni di territorialità, normalmente con natura N2.1 e riferimento all’articolo 7-ter.

Prima di fatturare è opportuno verificare nel VIES anche il numero IVA del cliente e conservarne l’esito. Se il cliente non risulta valido, non è corretto concludere automaticamente che sia un privato: la guida dedicata spiega come fatturare a un cliente UE senza VIES.

VIES e Intrastat non sono la stessa cosa

L’iscrizione al VIES non significa che ogni singola operazione comporti automaticamente lo stesso obbligo Intrastat. Gli elenchi riepilogativi dipendono dal tipo di operazione, dalla qualifica delle controparti e dalle regole applicabili a beni o servizi. Bisogna quindi verificare separatamente l’obbligo di presentazione e la periodicità.

Per i servizi B2B UE resi da un professionista italiano, l’Intrastat può essere un adempimento rilevante; per le cessioni di beni effettuate da un forfettario in regime di franchigia il trattamento è diverso da quello dell’operatore IVA ordinario. Non utilizzare quindi una checklist unica per tutte le operazioni europee.

Cancellazione dal VIES dopo quattro trimestri senza elenchi

L’articolo 35, comma 7-bis, prevede una presunzione di cessazione dell’intenzione di effettuare operazioni intracomunitarie quando il soggetto non presenta alcun elenco riepilogativo per quattro trimestri consecutivi successivi all’inclusione. In questo caso l’Agenzia delle Entrate può procedere all’esclusione dall’archivio VIES, dopo l’invio di un’apposita comunicazione.

Se hai una Partita IVA aperta da tempo ma non hai effettuato operazioni UE per diversi trimestri, conviene quindi controllare lo stato VIES prima di emettere una nuova fattura intracomunitaria.

Quando la garanzia VIES non riguarda il normale forfettario italiano

Le regole più recenti prevedono una garanzia per specifici soggetti non residenti in UE o SEE che adempiono gli obblighi IVA tramite rappresentante fiscale. Questa disciplina non va confusa con la normale iscrizione di un professionista o imprenditore residente in Italia: per quest’ultimo resta la procedura ordinaria descritta sopra.

Errori da evitare

• aspettare 30 giorni dopo una richiesta che oggi produce inclusione immediata;
• usare il modello ANR/3 per una normale Partita IVA italiana;
• confondere Partita IVA attiva con Partita IVA presente nel VIES;
• pensare che il VIES attribuisca un nuovo numero IVA;
• ritenere che ogni vendita UE del forfettario segua le regole delle cessioni intracomunitarie ordinarie;
• considerare VIES e Intrastat come lo stesso adempimento;
• non controllare la propria posizione dopo un lungo periodo senza operazioni intra-UE.

Fonti ufficiali

La procedura deriva dall’articolo 35 del DPR 633/1972, che stabilisce l’immediata inclusione a seguito dell’opzione e disciplina anche l’esclusione dopo quattro trimestri consecutivi senza elenchi riepilogativi. L’Agenzia delle Entrate descrive l’operatività nella guida ufficiale Comunicazioni opzione archivio VIES.

Per controllare un numero IVA utilizza il servizio VIES della Commissione europea. Per le regole specifiche del forfettario sulle operazioni UE il riferimento è il comma 58 della Legge 190/2014.

Domande frequenti