Fattura non incassata e Sistema TS: quando va trasmessa

Una fattura sanitaria non ancora incassata non appartiene all’anno di trasmissione in base alla sola data di emissione. Per il Sistema Tessera Sanitaria conta la data di pagamento: se emetti la fattura a dicembre ma il paziente paga a gennaio dell’anno successivo, la spesa rientra nell’anno del pagamento.

Dal 2025, inoltre, la periodicità è cambiata: l’invio delle spese sanitarie al Sistema TS è diventato annuale. Il decreto MEF 29 ottobre 2025 stabilisce che, dal 1° gennaio 2025, i dati delle spese sanitarie siano trasmessi entro il 31 gennaio dell’anno successivo a quello di riferimento.

Fattura non incassata: va inviata subito al Sistema TS?

No: per individuare il periodo di riferimento non basta che la fattura sia stata emessa. La disciplina del Sistema TS lega la scadenza alla data di pagamento dell’importo indicato nel documento fiscale. Finché il paziente non ha pagato, manca quindi il dato che determina l’anno della spesa ai fini della trasmissione.

Questo è particolarmente importante a cavallo d’anno, perché la data della fattura e la data di pagamento possono ricadere in due periodi fiscali diversi.

Esempio: fattura di dicembre 2025 pagata a gennaio 2026

Se un professionista sanitario emette una fattura il 20 dicembre 2025 e il paziente la paga il 10 gennaio 2026, la spesa appartiene al 2026 ai fini del Sistema TS. Non deve essere trattata come spesa 2025 soltanto perché il documento è stato emesso a dicembre.

Per le spese con data di pagamento dal 1° gennaio al 31 dicembre 2026, il calendario 2026 prevede l’invio entro il 1° febbraio 2027, perché il 31 gennaio 2027 cade di domenica.

La vecchia scadenza semestrale non vale più

Le vecchie risposte che indicano il 30 settembre per il primo semestre e il 31 gennaio per il secondo semestre descrivono il sistema precedente. Il decreto legislativo 81/2025 e il successivo decreto MEF del 29 ottobre 2025 hanno introdotto, a partire dai dati relativi al 2025, la cadenza annuale.

Questo non significa che devi necessariamente aspettare gennaio per inviare tutto: puoi organizzare trasmissioni durante l’anno. Significa invece che la scadenza normativa finale è unica e riguarda le spese riferite all’intero anno.

Quale data determina l’anno della spesa?

La data decisiva è quella del pagamento. Se fattura e incasso avvengono nello stesso anno, non nasce alcun dubbio. Se invece l’incasso avviene nell’anno successivo, è l’anno del pagamento a determinare il periodo di riferimento per il Sistema TS.

Questa logica è coerente con il funzionamento della dichiarazione precompilata: la spesa sanitaria viene attribuita al periodo in cui è stata effettivamente sostenuta dal paziente.

Fattura emessa ma mai pagata: cosa fare

Se la fattura resta insoluta, non devi inventare una data di pagamento per poterla trasmettere. Devi mantenere distinta la data di emissione del documento dalla data dell’eventuale incasso e aggiornare la posizione quando il pagamento avverrà.

Se il paziente paga nell’anno successivo, registri la data effettiva dell’incasso e la spesa confluisce nel periodo corrispondente. Se invece il credito non viene mai riscosso, la questione del Sistema TS resta distinta dal trattamento fiscale della fattura per il professionista.

Sistema TS e tassazione del forfettario sono due piani diversi

La regola sulla data di pagamento nel Sistema TS serve a stabilire a quale anno attribuire la spesa sanitaria del paziente. Non va confusa con il tema generale di quando un compenso concorre al reddito del professionista in regime forfettario.

Per il secondo tema trovi la guida specifica sulle fatture non incassate nel regime forfettario. Questa pagina riguarda invece soltanto l’invio della spesa sanitaria al Sistema Tessera Sanitaria.

Se il pagamento arriva a rate, quale data usare?

Quando il pagamento non avviene in un’unica soluzione, la gestione deve riflettere correttamente gli importi effettivamente sostenuti dal paziente e le date di pagamento previste dalle specifiche tecniche applicabili al documento. Non è corretto trasformare una fattura ancora non saldata in una spesa integralmente pagata.

Se il gestionale utilizzato non consente di rappresentare correttamente pagamenti parziali, è opportuno verificare le modalità supportate dal software e dal Sistema TS prima dell’invio, evitando duplicazioni o importi non coerenti con l’incasso reale.

Cosa controllare prima dell’invio

• data di emissione della fattura;
• data effettiva del pagamento;
• importo effettivamente sostenuto dal paziente;
• codice fiscale dell’assistito, salvo i casi di opposizione gestiti secondo le regole del Sistema TS;
• modalità di pagamento e relativo indicatore di tracciabilità;
• esito e ricevuta della trasmissione.

La data di pagamento è particolarmente importante perché determina l’anno di riferimento e quindi la scadenza entro cui il dato deve essere trasmesso.

Cosa succede se invii la fattura nell’anno sbagliato

Se attribuisci la spesa all’anno sbagliato, il dato può comparire in modo non corretto nella dichiarazione precompilata del paziente. In questo caso occorre correggere la trasmissione appena possibile.

La guida sulla correzione degli errori nel Sistema TS spiega quando la rettifica entro cinque giorni evita la sanzione e come distinguere un errore da un’omissione o da un invio tardivo.

Scadenza delle spese pagate nel 2026

Per le spese sanitarie con data di pagamento compresa tra il 1° gennaio e il 31 dicembre 2026, la scadenza ordinaria prevista dal decreto è il 31 gennaio dell’anno successivo. Poiché il 31 gennaio 2027 cade di domenica, il calendario operativo porta il termine al 1° febbraio 2027.

Una fattura emessa nel 2025 ma pagata nel 2026 segue quindi questa scadenza, perché è la data di pagamento a determinare l’anno della spesa.

In sintesi: quando inviare una fattura sanitaria non incassata

Se la fattura non è ancora stata pagata, non devi attribuirla a un anno soltanto in base alla data di emissione. Devi guardare all’incasso effettivo. Se il pagamento avviene nel 2026, la spesa è riferita al 2026 e rientra nella trasmissione annuale con scadenza operativa del 1° febbraio 2027.

Domande frequenti