Bollo fatture elettroniche già pagato ma ancora dovuto: cosa controllare

Se una fattura è elettronica, una marca da bollo cartacea applicata o conservata a parte non sostituisce il pagamento del bollo elettronico. Per le fatture trasmesse tramite SdI il bollo viene gestito attraverso i dati presenti nel file XML e il portale “Fatture e corrispettivi” dell’Agenzia delle Entrate.

Se il portale mostra ancora bolli da pagare nonostante tu abbia già effettuato un versamento, non conviene pagare una seconda volta senza controllare: bisogna verificare quali fatture compongono il debito, a quale trimestre appartengono e se il pagamento effettuato è stato correttamente abbinato.

Fattura elettronica: la marca cartacea non assolve il bollo

Per le fatture elettroniche il bollo viene assolto con modalità telematica. Nel file XML della fattura deve essere valorizzato il campo “Bollo virtuale” quando l’imposta è dovuta.

L’Agenzia delle Entrate calcola poi periodicamente l’importo complessivo dovuto e lo rende disponibile nel portale “Fatture e corrispettivi”. Il contribuente può pagare tramite addebito sul conto oppure con modello F24.

La guida ufficiale dell’Agenzia sulle imposte di bollo sulle fatture elettroniche descrive il funzionamento del sistema.

Perché il portale può mostrare bolli che pensavi di avere già pagato

Le cause possibili sono diverse:

• hai applicato una marca cartacea a una fattura che in realtà era elettronica;
• hai pagato il bollo di un trimestre diverso;
• il pagamento è stato effettuato ma non ancora riconciliato nel portale;
• l’Agenzia ha inserito fatture nell’Elenco B perché ritiene che il bollo fosse dovuto anche se nel file XML non era stato indicato;
• hai pagato con F24 ma con periodo o codice tributo non coerente;
• stai guardando un importo “proposto” prima della chiusura definitiva del trimestre.

Elenco A: le fatture in cui il bollo era già indicato

L’Elenco A contiene le fatture elettroniche nelle quali il campo “Bollo virtuale” è stato valorizzato a “SI”. È un elenco non modificabile.

Per ogni fattura elettronica soggetta a bollo l’Agenzia considera dovuto l’importo di 2 euro. Il campo “Importo bollo” del file XML non modifica questa regola.

Elenco B: le fatture che l’Agenzia ritiene soggette a bollo

L’Elenco B è invece formato dalle fatture in cui il bollo non era stato indicato nel file XML ma che, secondo i controlli automatici dell’Agenzia, presentano i presupposti per l’imposta.

Questo elenco è modificabile entro i termini previsti. Se una fattura è stata inclusa ma ritieni che il bollo non fosse dovuto, puoi eliminarla dall’elenco B prima che venga determinato l’importo definitivo, conservando naturalmente la documentazione che giustifica la scelta.

Quando una fattura forfettaria è normalmente soggetta a bollo

Per le fatture del contribuente forfettario, il bollo di 2 euro è normalmente dovuto quando il documento contiene operazioni non soggette a IVA e l’importo supera 77,47 euro, salvo specifiche esclusioni.

Il portale dell’Agenzia utilizza proprio gli elementi presenti nel file XML per individuare le fatture potenzialmente soggette al bollo.

Se avevi usato una marca da bollo cartacea

La marca cartacea è coerente con un documento cartaceo quando la normativa consente l’assolvimento in quel modo. Se però la fattura è stata emessa elettronicamente tramite SdI, il bollo segue la procedura elettronica prevista per quel documento.

Per questo puoi trovarti nella situazione di avere materialmente acquistato una marca da bollo ma vedere comunque il debito nel portale: il sistema non può collegare quella marca fisica alla fattura XML.

Se hai già pagato con F24 ma il debito compare ancora

In questo caso prima di versare di nuovo devi confrontare tre dati:

1. trimestre a cui si riferisce l’importo nel portale;
2. data e importo del modello F24 già pagato;
3. codice tributo e anno di riferimento utilizzati nel versamento.

Se tutti i dati coincidono, conserva la quietanza F24 e verifica che il pagamento sia stato acquisito. Un ritardo di aggiornamento non giustifica un secondo versamento automatico.

Pagare dal portale con IBAN

Il portale consente di pagare direttamente l’importo del bollo tramite addebito su conto corrente, inserendo un IBAN intestato al contribuente o comunque utilizzabile secondo le regole del servizio.

Questa modalità riduce il rischio di errori nella compilazione manuale dell’F24 perché l’importo e il periodo di riferimento derivano direttamente dal prospetto predisposto dall’Agenzia.

Pagamento con F24: attenzione al trimestre

Se scegli l’F24, il codice tributo varia in base al trimestre. Utilizzare un codice errato può rendere più difficile la corretta riconciliazione del pagamento.

Per questo, se il portale segnala un debito nonostante un F24 già pagato, controlla la quietanza prima di procedere con un nuovo versamento.

Esempio: 20 fatture elettroniche e 40 euro di bollo

Supponiamo che nel trimestre tu abbia emesso 20 fatture elettroniche soggette a bollo. Il portale calcola 40 euro complessivi.

Se avevi acquistato 20 marche cartacee da 2 euro, quelle marche non risultano collegate alle fatture elettroniche e il portale continuerà a mostrare 40 euro da versare elettronicamente.

Esempio: F24 già pagato correttamente

Hai pagato 40 euro con il codice tributo corretto per il trimestre e possiedi la quietanza. Nel portale, per qualche giorno, compare ancora lo stesso importo.

Prima di pagare nuovamente devi verificare l’acquisizione del versamento e l’allineamento del periodo. Se il pagamento risulta eseguito e riferito allo stesso trimestre, il problema è di riconciliazione o aggiornamento e non di nuovo debito sostanziale.

Elenco B errato: cosa fare

Se una fattura compare nell’Elenco B ma non avrebbe dovuto essere assoggettata a bollo, l’utente può modificare l’elenco entro il termine previsto dall’Agenzia per quel trimestre.

Dopo la chiusura del periodo di modifica viene determinato l’importo complessivo dovuto. Conviene quindi controllare l’Elenco B prima della scadenza, non soltanto al momento del pagamento.

Bollo addebitato al cliente: chi deve versarlo all’Agenzia?

Se nella fattura forfettaria addebiti i 2 euro di bollo al cliente, il fatto che il cliente ti rimborsi l’importo non sostituisce il versamento dovuto all’Agenzia.

L’obbligo di assolvimento del bollo sulla fattura elettronica resta legato al documento emesso. Il riaddebito al cliente è un tema economico e fiscale distinto dal pagamento dell’imposta all’Erario.

Indicare il bollo in fattura non significa averlo già versato

Un’altra confusione frequente riguarda la differenza tra indicare il bollo e pagare il bollo. Quando nel file XML imposti “Bollo virtuale = SI”, stai dichiarando che quella fattura è soggetta all’imposta; non stai ancora effettuando il versamento dei 2 euro all’Erario.

Il pagamento avviene successivamente, con le scadenze previste per il trimestre, tramite addebito su conto o F24. Per questo una fattura può risultare correttamente nell’Elenco A e nello stesso tempo comparire tra gli importi ancora da versare fino a quando il pagamento non viene acquisito.

Se addebiti i 2 euro al cliente, anche quell’incasso non equivale al pagamento del bollo all’Agenzia: il cliente ti rimborsa economicamente il costo, ma sei tu a dover assolvere l’imposta con la procedura elettronica.

Come controllare prima di pagare

1. Accedi a Fatture e corrispettivi.
2. Apri la sezione relativa al bollo sulle fatture elettroniche.
3. Controlla Elenco A ed Elenco B del trimestre.
4. Verifica quante fatture sono state considerate.
5. Confronta l’importo con eventuali pagamenti già eseguiti.
6. Controlla quietanza F24, codice tributo e periodo.
7. Se l’Elenco B è ancora modificabile e contiene errori, correggilo prima della scadenza.
8. Evita un secondo pagamento finché non hai chiarito l’origine della differenza.

In sintesi

Se le fatture erano elettroniche, le marche da bollo cartacee non vengono riconosciute come assolvimento del bollo elettronico. Il portale dell’Agenzia costruisce il debito sulla base delle fatture SdI presenti negli Elenchi A e B.

Se invece avevi già pagato correttamente il bollo elettronico tramite F24 o addebito sul conto, non pagare una seconda volta senza verificare trimestre, codice tributo, quietanza e stato di acquisizione del pagamento.