Giacenze di magazzino nel passaggio al forfettario 2026: inventario e stock

Le giacenze di magazzino nel passaggio al forfettario non devono essere vendute entro il 31 dicembre né «trasferite» con un’autofattura. Le merci di proprietà dell’impresa possono restare in deposito ed essere vendute quando il regime forfettario è già iniziato. Serve però un inventario attendibile alla chiusura dell'ultimo anno ordinario, che distingua ciò che appartiene all'impresa da ciò che è solo fisicamente presente in sede.

Questa guida è dedicata alla gestione pratica delle giacenze. Per il calcolo dell’IVA da rettificare e la compilazione della dichiarazione abbiamo una guida separata sulle rimanenze e rettifica IVA nel passaggio al forfettario.

Le giacenze devono essere vendute prima di entrare nel forfettario?

No. Il cambio di regime fiscale non equivale a una cessione delle merci. Non esiste quindi un obbligo generale di svuotare il magazzino entro il 31 dicembre e non devi fatturare le merci a te stesso. Lo stock resta fisicamente nell’impresa e può essere ceduto ai clienti anche quando hai già iniziato ad applicare il regime forfettario.

La criticità nasce perché, durante il regime IVA ordinario, sugli acquisti delle merci potresti avere esercitato la detrazione. Quando entri nel forfettario non applichi normalmente l’IVA sulle vendite e non eserciti la normale detrazione sugli acquisti: per questo le merci ancora presenti devono essere identificate correttamente prima del cambio.

Cosa fotografare nel magazzino al 31 dicembre

Il primo passaggio è predisporre una situazione attendibile delle merci esistenti alla chiusura dell’ultimo esercizio ordinario. Non serve soltanto un valore complessivo: occorre poter spiegare quali beni compongono quel valore e, per quanto possibile, ricondurli alla documentazione di acquisto.

• descrizione delle merci e quantità realmente presenti;
• costo di acquisto o criterio usato per individuarlo;
• fatture di acquisto di riferimento;
• aliquota IVA applicata dal fornitore;
• IVA effettivamente detratta;
• eventuali acquisti con IVA indetraibile o detratta solo in parte;
• merci obsolete, danneggiate, distrutte o già uscite dall’attività.

La storica Circolare n. 328/E del 24 dicembre 1997, nel descrivere le rettifiche per mutamento di regime, richiama la necessità di una documentazione che distingua per categorie omogenee quantità e valori dei beni. È un criterio ancora utile per costruire un prospetto verificabile.

Giacenze e rimanenze di magazzino: quali dati devi distinguere

Le giacenze fisiche indicano ciò che trovi nei locali o nei depositi. Le rimanenze finali richiedono anche di identificare la proprietà dei beni, la loro destinazione e il criterio contabile di valorizzazione. Le due quantità possono non coincidere: ad esempio puoi custodire merci di un fornitore oppure possedere merci depositate presso un operatore logistico.

Questa guida spiega come contare e documentare le merci. Il calcolo dell’IVA effettivamente detratta e la compilazione del Modello IVA sono spiegati nella guida dedicata alle rimanenze e alla rettifica IVA nel passaggio al forfettario.

Nel 2026 la rettifica IVA sulle giacenze resta rilevante

Il comma 61 dell’articolo 1 della Legge 190/2014 stabilisce che il passaggio dalle regole IVA ordinarie al regime forfettario comporta la rettifica della detrazione prevista dall’articolo 19-bis.2 del DPR 633/1972 e che la rettifica va operata nella dichiarazione dell’ultimo anno di applicazione delle regole ordinarie.

Per il 2026 c’è una precisazione importante. Il D.Lgs. 186/2025 aveva previsto l’abrogazione del comma 3 dell’articolo 19-bis.2, ma l’efficacia dell’abrogazione è stata rinviata al 1° gennaio 2027. La proroga è riportata nella Gazzetta Ufficiale del 28 febbraio 2026. Per un passaggio al forfettario nel 2026 non va quindi ignorata la rettifica sulle merci ancora esistenti.

Come collegare le merci alle fatture di acquisto

In un magazzino con pochi articoli è spesso possibile collegare direttamente le giacenze alle relative fatture. Quando le movimentazioni sono numerose, serve invece un criterio documentato e coerente che permetta di ricostruire l’IVA riferibile alle merci ancora presenti.

La cosa importante è evitare due scorciatoie: applicare automaticamente il 22% al valore totale del magazzino oppure considerare tutta l’IVA indicata nelle fatture come se fosse stata detratta integralmente. Le aliquote possono essere diverse e la detrazione originaria può essere stata limitata o esclusa.

Inventario di magazzino al 31 dicembre: procedura pratica in sei passaggi

Per un ingresso nel forfettario dal 1° gennaio 2026, il riferimento è la situazione esistente al 31 dicembre 2025. Invece di ricostruire il magazzino mesi dopo, conviene fissare un prospetto datato, riconciliare le quantità e conservare i documenti alla base dei movimenti. La circolare 10/E del 4 aprile 2016 richiama una documentazione per categorie omogenee con quantità e valori dei beni rilevanti ai fini IVA.

1. Blocca una data di riferimento: annota l'ora del conteggio e le movimentazioni intervenute prima o dopo la chiusura.
2. Conta per articolo e ubicazione: registra codice SKU, descrizione, unità di misura, quantità e deposito.
3. Riconcilia entrate e uscite: controlla vendite, acquisti, resi, spedizioni e carichi/scarichi ancora non contabilizzati.
4. Verifica a chi appartengono i beni: separa merci proprie, beni di terzi presso di te e merci tue presso terzi.
5. Documenta costo e IVA di origine: collega fatture, DDT e registri IVA, senza calcolare qui un'imposta teorica sul valore totale dello stock.
6. Conserva il prospetto finale: data, criterio adottato, eventuali scostamenti motivati e documenti a supporto, anche in formato digitale.

Fac-simile di prospetto per le giacenze: esempio compilato

Il modello seguente è un esempio didattico di riconciliazione tra merce contata e merce di proprietà. Non costituisce un modulo ufficiale né sostituisce le scritture richieste dall'attività. Le quantità di merci non proprie si sottraggono soltanto se ne è documentata la titolarità altrui.

Articolo	Pezzi fisici in sede	Pezzi propri presso terzi	Pezzi di terzi in sede	Giacenza di proprietà
A – Accessori	60	15	0	75
B – Ricambi	35	0	5	30
C – Articoli confezionati	20	0	0	20
Totale	115	15	5	125

In questo esempio 115 articoli sono fisicamente in sede, ma l'impresa possiede in totale 125 unità: ne ha altre 15 presso terzi e custodisce 5 articoli che appartengono a un altro soggetto. La formula è: merce propria in sede + merce propria presso terzi − merce di terzi contata in sede. Il prospetto reale deve indicare anche luogo, documenti di trasporto, titolo del deposito e fatture correlate.

Merci presso terzi, in conto deposito o in viaggio

Una giacenza affidata a un magazzino logistico, un marketplace o un terzista non scompare perché non si trova nel negozio. Al contrario, prodotti in conto deposito ricevuti da un fornitore non diventano automaticamente tuoi. La verifica di proprietà dipende dai contratti e dai documenti, non solo dalla posizione fisica; per le merci in viaggio conta anche il momento in cui si trasferisce la proprietà secondo l'operazione effettiva.

Il DPR 441/1997 disciplina le presunzioni di cessione e acquisto: beni assenti dai locali aziendali possono far sorgere una presunzione di cessione se non è provato, ad esempio, il deposito o il trasferimento a terzi senza vendita. Per le merci rinvenute nei locali è altrettanto importante disporre dei documenti che ne dimostrano provenienza o titolarità. Conserva quindi DDT, contratti di deposito, documenti del vettore ed eventuali rapporti di giacenza del magazzino esterno.

Esempio pratico di inventario prima del passaggio

Supponiamo che al 31 dicembre un commerciante abbia 150 articoli ancora in magazzino. Cento sono stati acquistati con IVA al 22%, trenta con IVA al 10% e venti provengono da acquisti per i quali l’IVA non era stata detratta. Prima di calcolare qualsiasi rettifica conviene separare le tre categorie e ricostruire le fatture cui appartengono.

Lo scopo dell’inventario non è “tassare” lo stock. Serve a identificare i beni che, al momento del cambio, non sono ancora stati ceduti e a fornire la base documentale per la successiva verifica IVA. Il calcolo numerico vero e proprio resta trattato nella guida tecnica sulle rimanenze.

Se l’IVA non era stata detratta non c’è nulla da restituire su quella quota

La presenza fisica di una merce non significa automaticamente che esista IVA da rettificare per l’intero importo esposto in fattura. Se l’IVA era totalmente indetraibile, manca una detrazione da correggere. Se era stata detratta solo in parte, l’analisi deve riguardare soltanto la quota effettivamente detratta.

Questo principio vale anche quando nel magazzino convivono acquisti effettuati in periodi diversi o con regole di detrazione differenti. Per approfondire la logica generale puoi consultare la guida su IVA detratta e passaggio al forfettario.

Merci obsolete, danneggiate o non più vendibili

Un bene che vale poco o che è diventato commercialmente obsoleto non scompare automaticamente dal magazzino. Se è ancora fisicamente posseduto, va distinto da una merce realmente distrutta, smaltita, ceduta o uscita dall’attività.

Prima del passaggio conviene quindi verificare eventuali differenze tra contabilità e stock reale e conservare la documentazione delle uscite effettive. Eliminare semplicemente un articolo dall’inventario perché non è più vendibile può rendere difficile giustificare la consistenza finale utilizzata per la rettifica.

Cosa succede quando vendi le vecchie giacenze nel forfettario

Dopo l’ingresso nel regime forfettario, la vendita delle merci segue le regole del nuovo regime. In via ordinaria non addebiti l’IVA in fattura e il corrispettivo percepito concorre ai ricavi rilevanti per il forfettario.

Il costo storico delle merci acquistate prima del passaggio non diventa una spesa da sottrarre analiticamente ai ricavi del forfettario: il reddito viene determinato applicando il coefficiente di redditività previsto per l’attività. Le vecchie giacenze, quindi, possono essere vendute normalmente ma non mantengono nel forfettario la logica di deduzione analitica del costo propria del regime precedente.

Le giacenze non generano un ricavo solo perché esistono al 31 dicembre

La mera presenza delle merci a fine anno non crea un nuovo incasso e non impone di trattare tutto il valore del magazzino come ricavo del primo anno forfettario. Il ricavo rileva quando si verifica la vendita secondo le regole applicabili.

Le giacenze sono però decisive per chiudere correttamente l’ultimo periodo IVA ordinario e per documentare la rettifica della detrazione. È questo il motivo per cui inventario e documentazione devono essere predisposti prima che il passaggio renda più difficile ricostruire i dati.

Giacenze, beni strumentali e servizi vanno separati

Le merci destinate alla vendita non vanno mescolate con computer, attrezzature, automezzi, immobili o servizi non ancora utilizzati. I beni ammortizzabili seguono regole di rettifica legate al periodo di osservazione; gli immobili hanno un periodo più lungo; i servizi richiedono una verifica distinta.

Per avere il quadro complessivo del cambio di regime puoi consultare la guida sul passaggio da ordinario a forfettario. Questa pagina resta volutamente concentrata sul magazzino.

Differenze inventariali: come gestire quantità mancanti o in eccesso

Se il conteggio fisico non coincide con la scheda di magazzino, non correggere il dato senza spiegare la differenza. Prima controlla registrazioni tardive, movimentazioni tra depositi, ordini già spediti, merce già consegnata ma non scaricata, resi e possibili errori di unità di misura. La scheda di rettifica dovrebbe conservare quantità da sistema, quantità contata, scostamento, causa ricostruita e documento giustificativo.

Le merci mancanti non sono necessariamente vendite: secondo il DPR 441/1997, la presunzione di cessione può essere superata nei casi e con le prove previsti dalla legge. Per smarrimenti e perdite occorre distinguere gli eventi accidentali dalle cessioni documentate; per merci presso terzi sono rilevanti i titoli e i documenti di trasferimento. La disciplina delle prove va verificata per il caso concreto. L'articolo 2 del DPR 441/1997 disciplina specifiche modalità probatorie per i beni perduti e altre situazioni.

Resi, prodotti danneggiati e distruzioni: quali prove conservare

Una merce invendibile, deteriorata o fuori stagione può continuare a essere parte dello stock se esiste ancora. La svalutazione economica non dimostra da sola che sia stata eliminata. Se il bene è stato distrutto o smaltito, conserva verbali, documenti del gestore, formulari ove richiesti e ogni altra evidenza idonea secondo la procedura applicabile. In caso di reso al fornitore, conserva la documentazione del trasporto e la relativa nota di credito, se prevista.

Le merci già vendute ma non ancora spedite alla chiusura, oppure quelle in viaggio verso l'impresa, richiedono la verifica dei documenti contrattuali e della proprietà: non basta guardare dove si trovano fisicamente. La stessa cautela vale per gli ordini e-commerce gestiti da operatori logistici. Prima della dichiarazione IVA, il prospetto delle giacenze deve essere coerente con la ricostruzione delle merci ancora non cedute.

Cosa consegnare al commercialista dopo l'inventario

Un fascicolo operativo essenziale comprende il prospetto datato delle giacenze, le fatture o i riferimenti dei lotti, il riepilogo delle merci proprie presso terzi, l'elenco dei beni di terzi in deposito, le note di credito e la spiegazione degli scostamenti. Da questi documenti si passa poi al calcolo dell'IVA effettivamente detratta sulle rimanenze dell'ultimo anno ordinario, senza confondere il prospetto fisico con la dichiarazione.

Per l'ingresso nel forfettario dal 2026, il controllo IVA si effettua secondo la disciplina applicabile all'ultimo anno ordinario. Per il conteggio dell'IVA e la compilazione dei righi della dichiarazione consulta la guida al calcolo della rettifica delle rimanenze. Per un ingresso dal 2027 verifica la disciplina vigente sulle rettifiche analitiche e sulle rettifiche già in corso, senza replicare automaticamente le regole del 2026.

Checklist operativa prima del 31 dicembre

1. conta fisicamente le merci ancora presenti;
2. riconcilia le quantità con le movimentazioni e gli acquisti;
3. separa le merci già vendute o realmente uscite;
4. individua le fatture di acquisto collegate allo stock;
5. separa gli acquisti per aliquota IVA;
6. verifica quanta IVA è stata effettivamente detratta;
7. documenta merci obsolete, distrutte o smaltite;
8. tieni distinti beni strumentali, immobili e servizi;
9. conserva il prospetto usato per determinare le giacenze;
10. passa poi al calcolo della rettifica nella guida tecnica dedicata.

Domande frequenti sulle giacenze nel passaggio al forfettario