Documenti per cambiare commercialista: cosa farti restituire

I documenti per cambiare commercialista non sono soltanto “le ultime dichiarazioni”. Prima del passaggio conviene distinguere tre gruppi: ciò che il vecchio studio deve riconsegnarti o trasferire, ciò che puoi recuperare direttamente dai portali pubblici e ciò che è utile chiedere in un formato esportabile per evitare di ricostruire tutto da zero.

Quali documenti deve restituire il vecchio commercialista?

Il riferimento più utile è il chiarimento del CNDCEC sulla restituzione dei documenti al cliente. Il Consiglio Nazionale ricorda che il professionista sostituito deve collaborare con quello subentrante e, con il consenso del cliente, trasmettere senza indugio la documentazione in suo possesso.

Il chiarimento distingue anche un punto importante: l’obbligo di restituzione riguarda i documenti ricevuti dal cliente e quelli ricevuti da terzi per suo conto, mentre non si estende automaticamente alle vere e proprie carte interne di lavoro dello studio, come appunti, bozze o fogli di calcolo predisposti solo per l’attività professionale.

1. Dichiarazioni inviate e ricevute telematiche

Chiedi copia delle dichiarazioni fiscali utili alla gestione corrente e delle relative ricevute di presentazione. Per una Partita IVA possono essere rilevanti, a seconda del caso, Redditi, IVA, 770, CU, IRAP, LIPE e altri invii effettuati negli anni precedenti.

Non fermarti al PDF della dichiarazione: la ricevuta telematica prova che il file è stato effettivamente acquisito dal sistema e consente al nuovo studio di verificare data, protocollo ed esito dell’invio.

2. F24 e quietanze: chiedi ciò che prova il pagamento

Per ogni F24 servono, quando disponibili, sia il modello sia la quietanza o la ricevuta che documenta l’avvenuto versamento. È particolarmente importante per saldo e acconti, contributi INPS, rateizzazioni, ravvedimenti e compensazioni.

Una parte di questi dati è recuperabile anche dal Cassetto fiscale dell’Agenzia delle Entrate, che consente di consultare dichiarazioni, versamenti F24/F23 e quietanze. Per questo il passaggio non deve dipendere esclusivamente dall’archivio del vecchio studio.

3. Fatture elettroniche: meglio gli XML, non solo i PDF

Se la tua attività utilizza la fatturazione elettronica, chiedi l’archivio delle fatture emesse e ricevute e, quando disponibile, i relativi file XML. Il PDF è comodo da leggere, ma l’XML è il formato strutturato che conserva i dati originali della fattura elettronica e può essere importato più facilmente in altri sistemi.

Nel portale Fatture e Corrispettivi dell’Agenzia delle Entrate, in presenza dei servizi di consultazione disponibili per la tua posizione, è possibile visualizzare e scaricare file delle fatture e ricevute SdI. Il nuovo commercialista potrà operare tramite le deleghe corrette: non è necessario consegnargli le tue credenziali personali.

4. Registri, prima nota e dati contabili: chiedili in formato esportabile

Se non sei un forfettario “semplice”, il solo PDF può non bastare. Per registri IVA, prima nota, mastrini, piano dei conti, cespiti o bilanci di verifica è utile chiedere anche un’esportazione che il nuovo software possa riutilizzare.

• PDF per documenti da consultare e archiviare;
• XML per fatture elettroniche e altri flussi strutturati;
• CSV/XLSX quando servono elenchi, prima nota o scadenziari da importare e riconciliare;
• backup proprietario del gestionale solo se è realmente utilizzabile dal nuovo studio o previsto dal contratto/software.

Il CNDCEC ha chiarito che non tutto ciò che viene creato internamente dal professionista deve essere consegnato come se fosse documentazione del cliente. Per questo è meglio chiedere dati ed elaborati necessari alla prosecuzione dell’attività, senza pretendere genericamente ogni file interno dello studio.

5. INPS, Cassa, INAIL e altre posizioni previdenziali

Il nuovo commercialista deve ricevere lo stato delle posizioni previdenziali e assicurative effettivamente gestite: iscrizioni, comunicazioni, deleghe, F24 contributivi, rate, eventuali crediti o pendenze e pratiche ancora aperte. Per le Casse professionali servono anche le comunicazioni o dichiarazioni specifiche già inviate.

6. Pratiche aperte e scadenze future: sono i dati più facili da perdere

Alcune informazioni non si ricostruiscono bene da un portale pubblico. Chiedi quindi un elenco delle pratiche ancora aperte: ravvedimenti, rateizzazioni, rimborsi, avvisi, richieste documentali, variazioni, pratiche INPS/INAIL, crediti in verifica e adempimenti già iniziati ma non conclusi.

Per ogni pratica dovrebbero essere chiari stato, documenti già inviati, prossima scadenza e soggetto che la completerà. È il punto che evita il classico errore “pensavo lo facesse l’altro studio”. Per la lista generale del trasferimento puoi usare anche la nostra checklist dei documenti da consegnare al nuovo commercialista.

7. Deleghe e accessi: non consegnare SPID, CIE o password personali

Il passaggio deve riguardare le deleghe, non le credenziali personali del contribuente. Il nuovo intermediario deve operare con le proprie abilitazioni e con le deleghe necessarie per Cassetto fiscale, Fatture e Corrispettivi e altri servizi previsti.

Prima di chiudere il rapporto verifica quali deleghe risultano ancora attive e quali devono essere revocate o conferite nuovamente. Abbiamo raccolto questi passaggi nella guida su cambio commercialista e deleghe Agenzia delle Entrate.

Cosa puoi recuperare online anche senza il vecchio studio?

Documento o dato	Dove può essere recuperato	Cosa conviene chiedere comunque
Dichiarazioni fiscali	Cassetto fiscale, per i dati disponibili	Copia completa + ricevute telematiche
F24	Cassetto fiscale	Modelli, quietanze e scadenzario delle rate
Fatture elettroniche	Fatture e Corrispettivi, nei servizi disponibili	XML + ricevute SdI + eventuale archivio del gestionale
Deleghe	Servizi dell’ente interessato	Elenco di quelle attive e da revocare
Pratiche in corso	Solo in parte ricostruibili online	Stato della pratica, scadenze e documenti già inviati

Cosa non è automaticamente dovuto: le carte interne dello studio

Non tutto ciò che esiste sul computer del professionista è “documentazione del cliente”. Il chiarimento CNDCEC esclude dal perimetro della restituzione le vere carte interne predisposte dal professionista per svolgere l’incarico, come appunti, bozze, fogli di calcolo di lavoro o bozze di pareri.

Questo non significa che il nuovo studio debba ripartire al buio: devono essere trasferiti i documenti e le informazioni necessari a garantire continuità, mentre il confine con gli elaborati interni va valutato caso per caso.

Se il vecchio commercialista non consegna i documenti

Fai una richiesta scritta con elenco puntuale dei documenti, formato richiesto e termine di consegna. Se il professionista ostacola il passaggio o non restituisce la documentazione necessaria, trovi i passaggi operativi nella guida su cosa fare se il commercialista non consegna i documenti.

Il nuovo studio può intanto ricostruire una parte dello storico tramite deleghe e servizi telematici. Per capire cosa può vedere direttamente, consulta anche la guida su quali dati dello storico fiscale può consultare il nuovo commercialista.

Checklist della richiesta da inviare al vecchio studio

• dichiarazioni e ricevute telematiche;
• F24, quietanze e rate ancora aperte;
• fatture elettroniche in XML e ricevute SdI;
• registri, prima nota, mastrini, cespiti e dati contabili applicabili al tuo regime;
• situazione INPS/Cassa/INAIL;
• elenco delle deleghe attive;
• pratiche pendenti con stato e prossime scadenze;
• eventuali crediti fiscali o contributivi ancora da utilizzare;
• data entro cui completare il passaggio.

Una volta raccolto tutto, usa la guida su come cambiare commercialista senza rischi per coordinare documenti, deleghe e scadenze senza creare un vuoto tra i due studi.

Domande frequenti